Lier contacts: Activez cette option pour lier les données de l'inscription aux contacts dans votre CRM. Cette option s'applique aux nouveaux contacts. Les contacts existants sont toujours automatiquement liés à leur inscription.
Envoyer une notification à l'admin: Utilisez cette action pour avertir un ou plusieurs admins ou contacts supplémentaires via une notification. Il s'agit d'une notification pour l'organisation interne, à ne pas confondre avec l'action ‘envoyer un message’ qui cible le contact inscrit.
Admins du formulaire: La notification sera envoyée à tous les admins du formulaire. Vous gérez les admins du formulaire via l'onglet ‘paramètres de publication’.
Certains contacts: Indiquez un ou plusieurs contacts dans votre CRM. Il ne s'agit pas nécessairement d'admins de Twizzit ou d'admins du formulaire.
Mettre à jour les données du contact: Utilisez cette action pour mettre à jour les informations de contact existantes dans votre CRM Twizzit.
Paramètres: Définissez quelles informations vous souhaitez mettre à jour. Cochez les options désirées:
Nom, prénom et date de naissance: Ces données de base ne peuvent pas être mises à jour. Un contact avec des informations non concordantes sera automatiquement considéré comme un nouveau contact.
Mettre à jour e-mail 1: Attention: en activant cette option, une personne pourrait obtenir un accès au compte de l'inscrit. Nous vous recommandons de faire preuve de prudence avec ce paramètre.
Mettre à jour les autres données du contact: Cette option est activée par défaut et implique que les données manquantes de l'inscription seront complétées dans le CRM. Si des données existent déjà pour un champ donné dans le CRM, elles seront conservées. Aucun donnee ne sera écrasé. Supprimez l'action ‘mettre à jour les informations de contact’ si vous n'êtes pas d'accord.
Écraser les données existantes: Cochez pour écraser les données existantes dans le CRM avec les données de l'inscription. Si vous n'activez pas cette option, seules les données manquantes seront complétées.
Écraser les valeurs du champs supplémentaire: Cochez pour écraser les données des champs supplémentaires existants dans le CRM avec les valeurs de l'inscription. Si vous n'activez pas cette option, seules les valeurs manquantes seront complétées. Cochez ensuite les champs supplémentaires concernés. Cette option est affichée uniquement lorsque des valeurs de champs supplémentaires sont sélectionnées dans le champ de votre formulaire.
Mettre à jour les champs supplémentaires de contact: Utilisez cette action pour modifier des champs supplémentaires qui ne sont pas demandés dans votre formulaire. Vous pouvez définir une valeur vous-même.
Paramètres:
Champ supplémentaire: Cochez les champs supplémentaires pour lesquels vous souhaitez mettre à jour les valeurs. Les champs supplémentaires disponibles sont gérés via le module ‘paramètres < champs supplémentaires’.
Valeur: Indiquez la valeur souhaitée pour le champ supplémentaire concerné. Le type de valeur que vous pouvez définir est configuré via le module ‘paramètres < champs supplémentaires’.
Cochez ‘écraser’ pour écraser les données existantes dans le CRM avec la valeur que vous définissez ici. Si vous n'activez pas cette option, seules les données manquantes seront complétées.
Créer adhésion pour: Utilisez cette action pour créer des adhésions pour les contacts.
Paramètres de l'adhésion: Définissez les paramètres de l'adhésion que vous souhaitez créer. Les paramètres disponibles sont liés à vos champs de formulaire, qui peuvent ou non contenir déjà des champs d'adhésion.
Type d'adhésion: Déterminez le type d'adhésion que vous souhaitez créer. Les adhésions disponibles sont gérées via le module ‘paramètres < types d'adhésion’.
Saison: Déterminez pour quelle saison vous souhaitez créer l'adhésion. Seules les saisons actives sont affichées. Les saisons disponibles sont gérées via le module ‘paramètres < saisons’.
Date de début
Date de fin
Champs supplémentaires: Si des champs supplémentaires sont liés aux adhésions, vous pouvez les configurer ici. Les paramètres pour les champs supplémentaires des adhésions sont configurés via le module ‘paramètres < champs supplémentaires’.
Basé sur les données du formulaire: Cette option apparaît uniquement si des types d'adhésion ont été ajoutés au formulaire. Sous ‘champ d'adhésion’, sélectionnez le champ de votre formulaire dont vous souhaitez utiliser les données. Ce champ doit être rempli pour enregistrer le traitement. Remplissez également les champs relatifs à la durée de l'adhésion.
Adhésion prédéterminée: Cette option apparaît uniquement si des types d'adhésion ont été ajoutés au formulaire. Cochez pour définir vous-même l'adhésion qui sera créée, indépendamment des valeurs spécifiées dans le formulaire. Remplissez les champs demandés.
Mettre à jour la composition du groupe: Utilisez cette action pour ajouter des contacts de l'inscription à un groupe.
Groupe et fonction du contact: Déterminez la fonction que vous souhaitez attribuer aux contacts lors de leur ajout à un groupe. Les paramètres disponibles sont liés à vos champs de formulaire, qui peuvent ou non contenir des champs liés pour ce paramètre.
Basé sur les données du formulaire: Cette option apparaît uniquement si des champs liés ont été ajoutés au formulaire. Sélectionnez le champ de votre formulaire dont vous souhaitez utiliser les données. Ce champ doit être rempli pour enregistrer le traitement.
Utiliser une fonction de contact prédéfinie / un groupe prédéfini: Sélectionnez l'option souhaitée dans le menu déroulant. Gérez les fonctions via le module ‘paramètres < fonctions de contact’. Si le formulaire ne contient pas de champ de fonction, cette option est activée par défaut. Pour les groupes, seuls les groupes des saisons activées sont disponibles. Gérez les saisons via le module ‘paramètres < saisons’.
Créer un document personnel: Utilisez cette action pour générer des documents personnels (ex. attestations de mutualité) pour les contacts de l'inscription.
Paramètres du document: Via le menu déroulant, vous pouvez choisir un modèle parmi les modèles existants. Cliquez sur ‘gérer les modèles’ pour créer un nouveau modèle ou modifier les modèles existants. Plus d'infos sur la création de modèles ici.
Envoyer le document à la personne de contact créé / lié: Cochez pour envoyer le document créé immédiatement après sa création. Dans la barre de texte qui apparaît, vous pouvez ensuite rédiger un message pour le destinataire. Un bouton de téléchargement sera ajouté en bas de ce message.
Envoyer un message: Utilisez cette action pour envoyer un message par e-mail ou via une notification.
Envoyer message par: Déterminez si vous souhaitez envoyer un message par e-mail et / ou par notification dans l'application. Cochez les options désirées.
E-mail
Envoyer un e-mail à: Déterminez à quelle(s) adresse(s) e-mail de l'inscription vous souhaitez envoyer un message. Ce champ est obligatoire.
Attention: Le message sera envoyé uniquement si une adresse e-mail est fournie dans le champ concerné. Rendez ce champ obligatoire pour éviter que le message ne puisse pas être envoyé.
Notification dans l'application
Envoyer notification à: Déterminez à quels contacts de l'inscription la notification sera envoyée. Ce champ est obligatoire.
Attention: Les notifications sont envoyées uniquement aux contacts qui utilisent l'application et ont accepté les notifications via le module ‘paramètres < notifications’.
Attention: Les notifications sont envoyées uniquement si, au moment de l'envoi, l'inscription est liée à un contact.
Message: Rédigez le contenu de votre message.
Titre du message: Déterminez l'objet de votre e-mail / notification.
Ajouter un tag: Utilisez des balises pour personnaliser votre texte et remplir automatiquement certaines données, comme le nom de l'utilisateur, le montant payé ou le nom du formulaire. Cliquez sur ‘ajouter une balise’ pour voir les balises disponibles.
Message: Rédigez votre message. Utilisez les boutons en haut du champ de texte pour formater votre message.
Ajouter détails de l'inscription: Cochez pour ajouter un tableau récapitulatif des détails de l'inscription au message. Sélectionnez ensuite dans la barre blanche les champs que vous souhaitez ajouter à votre message. Utilisez ‘sélectionner tout’ pour ajouter tous les champs en une seule fois.
Ajouter invitation Twizzit: Cochez pour ajouter un lien au message permettant à l'utilisateur de se connecter automatiquement à Twizzit. Attention: cela n'est possible que pour les messages envoyés (également) par e-mail. Le lien d'invitation Twizzit ne sera pas inclus dans les notifications.
Créer facture: Utilisez cette action pour créer des factures pour les inscriptions.
Créer une facture pour: Déterminez pour qui la facture sera établie. S'il existe plusieurs entrées pour un contact, une famille ou un champ d'entreprise, la facture sera émise pour la première entrée.
Attention: La facture ne sera émise que si le contact, la famille ou l'entreprise mentionné(e) existe dans Twizzit.
Paramètres de facturation:
Registre: Déterminez dans quel registre la facture sera créée. La gestion des registres se fait via le module de facturation. Plus d'infos ici.
Template: Déterminez quel modèle vous souhaitez utiliser pour la facture. La gestion des modèles se fait via le module de facturation. Plus d'infos ici.
Ajouter un label à la facture: Déterminez quel label vous souhaitez attribuer aux factures créées via cette action. La gestion des labels se fait via le module de facturation. Plus d'infos ici.
Envoyer la facture au destinataire: Cochez cette option pour envoyer la facture immédiatement lors de l'exécution de l'action au destinataire. Décochez pour créer les factures uniquement dans Twizzit sans les envoyer au destinataire. Vous pouvez ensuite envoyer les factures plus tard via une action en masse dans le module de facturation.
Paramètres de l'adhésion: Définissez les paramètres de l'adhésion que vous souhaitez demander à la fédération. Les paramètres disponibles sont liés à vos champs de formulaire, qui peuvent ou non contenir déjà des champs d'adhésion.
Type d'adhésion: Déterminez le type d'adhésion que vous souhaitez demander. Les adhésions disponibles ne peuvent pas être modifiées. Elles sont gérées par la fédération.
Saison: Déterminez pour quelle saison vous souhaitez créer l'adhésion. Les saisons disponibles sont gérées par la fédération.
Date de début
Date de fin
Champs supplémentaires: Si des champs supplémentaires sont liés aux adhésions dans la fédération, vous pouvez les configurer ici.
Basé sur les données du formulaire: Cette option apparaît uniquement si des champs d'adhésion (fédération) ont été ajoutés au formulaire. Sous ‘champ d'adhésion’, sélectionnez le champ de votre formulaire dont vous souhaitez utiliser les données. Ce champ doit être rempli pour enregistrer le traitement. Remplissez également les champs relatifs à la durée de l'adhésion.
Adhésion prédéterminée: Cette option apparaît uniquement si des champs d'adhésion (fédération) ont été ajoutés au formulaire. Cochez pour définir vous-même l'adhésion qui sera créée, indépendamment des valeurs spécifiées dans le formulaire. Remplissez les champs demandés.
Lier à une famille: Utilisez cette action pour lier les données de l'inscription à une famille (existante) dans votre CRM.
Lier à une famille
Lier la famille existante sur base de: Cochez les options souhaitées:
La famille liée au premier contact sélectionné dans le champ des données
L'adresse du champ
Créer une nouvelle famille si aucune famille correspondante n'est trouvée
Basé sur les données du formulaire: Cochez cette option pour utiliser les valeurs de l'inscription. Sélectionnez les champs dont vous souhaitez transférer les valeurs. Ce champ doit être rempli pour enregistrer le traitement. Cette option est uniquement visible si votre formulaire contient les champs appropriés.
Lier le contact à la famille avec la fonction suivante
Utiliser une fonction de contact prédéfinie: Indiquez la fonction souhaitée. La gestion des fonctions se fait via le module ‘paramètres’ < ‘fonctions de contact’.
Basé sur les données du formulaire: Cochez cette option pour utiliser les valeurs de l'inscription. Sélectionnez les champs dont vous souhaitez transférer les valeurs. Ce champ doit être rempli pour enregistrer le traitement. Cette option est uniquement visible si votre formulaire contient les champs appropriés.
Paramètres généraux
Créer un nouveau contact lorsque aucun contact correspondant n'est trouvé: Pour effectuer des actions ultérieures (ex. attribuer à des groupes, facturer, etc.), un profil de contact dans Twizzit est requis. Cochez cette option pour créer un nouveau contact lorsque aucun contact correspondant n'est trouvé dans le CRM, par exemple pour des formulaires permettant aux nouveaux contacts de s'inscrire. Cela évite que l'action ne puisse pas être effectuée.
Quand
Exécuter l'action automatiquement: Déterminez quand l'action doit être effectuée en sélectionnant l'option souhaitée dans le menu déroulant. Choisissez parmi:
Jamais (exécuter manuellement): Choisissez cette option lorsque vous souhaitez traiter l'inscription manuellement (ex. lorsque vous voulez vérifier l'inscription vous-même avant de procéder au traitement). Dans l'onglet ‘Inscriptions’, vous pourrez ensuite traiter manuellement l'inscription en cliquant dessus. Les actions configurées apparaîtront à côté des champs concernés pour faciliter le traitement manuel.
Lors de la soumission: L'action est automatiquement effectuée immédiatement après la soumission réussie d'une inscription.
Lors de la soumission et après l'édition de l'inscription: L'action est automatiquement effectuée immédiatement après la conclusion réussie d'une inscription. Si l'inscription est modifiée par la suite, cette action sera effectuée à nouveau.
Lors de l'édition de de l'inscription: Lorsque l'inscription est modifiée après sa réception, cette action est effectuée.
Lors de la réception d'une partie du paiement: Lorsque une partie du paiement est reçue, cette action est effectuée.
Lors de la réception d'une partie du paiement et après l'édition de l'inscription: Lorsque une partie du paiement est reçue, l'action est effectuée. Si l'inscription est modifiée par la suite, cette action sera effectuée à nouveau.
Lors de la réception du paiement complet: Lorsque le paiement complet est reçu, l'action est effectuée.
Lors de la réception du paiement complet et après l'édition de l'inscription: Lorsque le paiement complet est reçu, l'action est effectuée. Si l'inscription est modifiée par la suite, cette action sera effectuée à nouveau.
À un moment précis: Indiquez une date à laquelle vous souhaitez que l'action soit effectuée.
À un moment précis et après l'édition de l'inscription: Déterminez la date à laquelle vous souhaitez que l'action soit effectuée. Si l'inscription est modifiée par la suite, cette action sera effectuée à nouveau.
Après un délais prédifini: Indiquez le nombre de jours et d’heures (à partir du moment où vous enregistrez l'action) après lesquels vous souhaitez que l'action soit effectuée.
Après un certain détail à l'issue duquel l'entrée a été soumise ou mise à jour: Indiquez le nombre de jours et d’heures après la réception de l'inscription ainsi que après une modification de l'inscription.
Suive automatique sur base de l'action précédente: Lorsque l'action précédente a été effectuée (selon l'ordre dans le tableau sous l'onglet ‘Traitement’), cette action sera ensuite effectuée. Si l'action précédente n'a pas été effectuée pour une raison quelconque (ex. non-respect de certaines conditions), cette action ne sera pas effectuée non plus.
Conditions: Définissez les conditions auxquelles l'inscription doit répondre pour que l'action de traitement configurée soit effectuée. Vous pouvez définir plusieurs conditions et les combiner via des ‘conditions ET’ et/ou des ‘conditions OU’. Cliquez sur ‘Enregistrer’ pour sauvegarder les conditions définies.
Ajouter une description pour cette configuration: Ajoutez (si souhaité) une courte description à votre action pour faciliter son identification. La description sera affichée dans l'aperçu des actions, à droite du titre.