Verwerkactie instellingen

Link contacten: Activeer deze optie om de gegevens uit de inschrijving te linken aan contacten in je CRM. Deze optie geldt voor nieuwe contacten, bestaande contacten worden altijd automatisch gelinkt aan hun inschrijving.

Stuur melding naar admin: Gebruik deze actie om (een) admin(s) / bijkomend(e) contact(en) te verwittigen via een melding. Dit is een melding voor de interne organisatie, niet te verwarren met de actie ‘bericht verzenden’ die zich richt op het contact die inschrijft.

• Formulier admins: De melding wordt naar alle formulier admins verstuurd. De admins van het formulier beheer je via het tabblad ‘publicatie instellingen’. Meer info hier.

• Bepaalde contacten: Geef één of meerdere contacten uit je CRM op. Dit hoeven geen Twizzit admins of formulier admins te zijn.

Contactgegevens bijwerken: Gebruik deze actie om bestaande contactgegevens bij te werken in je Twizzit CRM.

• Instellingen: Bepaal welke gegevens je precies wil bijwerken. Vink de gewenste opties aan:

  • Naam, voornaam en geboortedatum: Deze basisgegevens kun je niet bijwerken. Een contact waarbij deze gegevens niet overeenkomen wordt automatisch gezien als een nieuw / ander contact.

  • E-mail 1 bijwerken: Let op: Door deze optie aan te vinken kan een iemand toegang krijgen tot het account van de persoon die ingeschreven wordt. We raden aan om heel voorzichtig met deze instelling om te gaan.

  • Andere contactgegevens bijwerken: Deze optie is standaard geactiveerd en impliceert dat ontbrekende persoonsgegevens uit de inschrijving worden aangevuld in de CRM. Indien er voor het contact in de CRM al gegevens beschikbaar zijn voor een bepaald veld, worden die behouden. Er worden geen gegevens overschreven. Verwijder de actie ‘contactgegevens bijwerken’ indien je hier niet mee akkoord gaat.

  • Overschrijf bestaande gegevens: Vink aan om bestaande gegevens in de CRM te overschrijven met gegevens uit de inschrijving. Wanneer je deze optie niet activeert, zullen enkel ontbrekende gegevens in de CRM aangevuld worden met waarden uit de inschrijving.

  • Overschrijf bestaande extra veld waarden: Vink aan om bestaande extra veld gegevens in de CRM te overschrijven met waarden uit de uitschrijving. Wanneer je deze optie niet activeert, zullen enkel ontbrekende extra veld gegevens in de CRM aangevuld worden met waarden uit de inschrijving. Vink vervolgens aan voor welke extra velden de instelling geldt. Deze optie wordt enkel getoond wanneer er extra veld waarden zijn geselecteerd in het contactveld van je formulier.

  • Contact extra velden updaten: Gebruik deze actie om extra velden te bewerken die niet worden opgevraagd in je formulier. Je kan hier dus zelf een waarde bepalen.

    • Instellingen

      • Extra veld: Vink aan voor welke extra velden je waarden wil updaten. De beschikbare extra velden beheer je via de module ‘instellingen < extra velden’.

      • Waarde: Geef de gewenste waarde op voor het extra veld in kwestie. Het type waarde dat je kan opgeven configureer je via de module ‘instellingen < extra velden’.

      • Vink ‘overschrijf’ aan om bestaande extra veld gegevens in de CRM te overschrijven met de waarde die je hier instelt. Wanneer je deze optie niet activeert, zullen enkel ontbrekende extra veld gegevens in de CRM aangevuld worden.

Lidmaatschap aanmaken: Gebruik deze actie om lidmaatschappen aan te maken voor contacten.

• Lidmaatschap instellingen: Bepaal de instellingen van het lidmaatschap dat je wil aanmaken. De beschikbare instellingen zijn gelinkt aan je formuliervelden, die al dan niet reeds lidmaatschapsvelden bevatten.

  • Type lidmaatschap: Bepaal het type lidmaatschap dat je wil aanmaken. De beschikbare lidmaatschappen beheer je via de module ‘instellingen’ < ‘lidmaatschapstypes’.

  • Seizoen: Bepaal voor welk seizoen je het lidmaatschap wil aanmaken. Enkel actieve seizoenen worden hier weergegeven. De beschikbare seizoenen beheer je via de module ‘instellingen’ < ‘seizoenen’.

  • Startdatum

  • Einddatum

  • Extra velden: Indien er extra velden gelinkt zijn aan lidmaatschappen, kun je deze hier configureren. Instellingen voor extra velden bij lidmaatschappen configureer je via de module ‘instellingen’ < ‘extra velden’.

  • Gebaseerd op de gegevens in het formulier: Deze optie verschijnt enkel wanneer er lidmaatschapstypes toegevoegd werden in het formulier. Onder ‘veld lidmaatschap’ selecteer je van welk veld in je formulier je de gegevens wil gebruiken. Dit veld moet ingevuld zijn om de verwerking te kunnen opslaan. Vul vervolgens ook de velden in m.b.t. de duur van het lidmaatschap.

  • Vooraf bepaald lidmaatschap: Deze optie verschijnt enkel wanneer er lidmaatschapstypes toegevoegd werden in het formulier. Vink aan om zelf het lidmaatschap te bepalen dat wordt aangemaakt, los van de waarden die in het formulier opgegeven werden. Vul de gevraagde velden in.

Samenstelling van de groep bijwerken: Gebruik deze actie om contacten uit de inschrijving toe te voegen aan een groep.

• Groep en contactfunctie: Bepaal welke functie je aan de contacten wil toekennen bij het toevoegen aan een groep. De beschikbare instellingen zijn gelinkt aan je formuliervelden, die al dan niet gelinkte velden bevatten voor deze instelling.

  • Gebaseerd op de gegevens in het formulier: Deze optie verschijnt enkel wanneer er gelinkte velden toegevoegd werden in het formulier. Selecteer van welk veld in je formulier je de gegevens wil gebruiken. Dit veld moet ingevuld zijn om de verwerking te kunnen opslaan

  • Gebruik een vooraf gedefinieerde contactfunctie / bepaalde groep: Selecteer de gewenste optie in het meerkeuzemenu. Functies beheren doe je via de module ‘instellingen’ < ‘contact functies’. Indien het formulier geen functieveld bevat, wordt deze optie standaard aangevinkt. Voor groepen zijn enkel de groepen van geactiveerde seizoenen zijn beschikbaar. Seizoenen beheren doe je via de module ‘instellingen’ < ‘seizoenen’.

Maak persoonlijk document aan: Gebruik deze actie om persoonlijke documenten (bv. mutualiteitsattesten) te genereren voor contacten in de inschrijving.

• Instellingen van het document: Via het meerkeuzemenu kun je een template kiezen uit reeds gemaakte templates. Klik op ‘templates beheren’ om een nieuwe template aan te maken of bestaande templates te bewerken. Meer info over templates aanmaken vind je hier.

• Verzend het document naar de aangemaakte / gekoppelde contactpersoon: Vink aan om het aangemaakte document meteen bij aanmaak te verzenden. In de tekstbalk die verschijnt kun je vervolgens een bericht opmaken voor de ontvanger. Een download-knop zal onderaan dit bericht toegevoegd worden

Verzend bericht: Gebruik deze actie om een bericht per mail of via een melding te verzenden.

• Verstuur bericht per: Bepaal of je een bericht via mail en / of via een melding in de app wil verzenden. Vink de gewenste opties aan.

  • E-mail

    • Verzend e-mail naar: Bepaal naar welke e-mailadres(sen) uit de inschrijving je een bericht wil sturen. Dit is een verplicht veld.

    • Let op: Het bericht wordt enkel verzonden indien een e-mailadres wordt opgegeven in het betreffende veld. Maak dit veld eventueel verplicht om te vermijden dat het bericht niet verzonden kan worden.

  • Melding in de app

    • Verzend melding naar: Bepaal naar welke contacten uit de inschrijving de melding verzonden wordt. Dit is een verplicht veld.

    • Let op: Meldingen worden enkel verzonden naar contacten die de app gebruiken en meldingen hebben geaccepteerd via de module ‘instellingen’ < ‘meldingen’.

    • Let op: Meldingen worden enkel verstuurd indien op het moment van verzenden, de inschrijving gekoppeld is aan een contact.

• Bericht: Stel de inhoud van je bericht samen.

  • Onderwerp: Bepaal de onderwerp regel van je e-mail / melding.

  • Tag toevoegen: Gebruik tags om je tekst te personaliseren en bepaalde gegevens automatisch in te vullen, zoals bijvoorbeeld de naam van de gebruiker, het betaalde bedrag of de naam van het formulier. Klik op ‘tag toevoegen’ voor een overzicht van de beschikbare tags.

  • Bericht: Stel je bericht samen. Gebruik de knoppen bovenaan het tekstveld om de opmaak van je boodschap te verzorgen.

  • Voeg inschrijving details toe: Vink aan om een ​​tabeloverzicht van de inschrijving details toe te voegen aan het bericht. Selecteer vervolgens in de witte balk welke velden je wil toevoegen aan je bericht. Gebruik ‘selecteer alle’ om alle velden in één keer toe te voegen.

  • Voeg Twizzit-uitnodiging toe: Vink aan om een ​​link toe te voegen aan het bericht waarmee de gebruiker automatisch kan aanmelden op Twizzit. Let op: Dit is enkel mogelijk voor berichten die (ook) per e-mail worden verstuurd. De Twizzit uitnodigingslink wordt niet opgenomen in meldingen.

Facturen aanmaken: Gebruik deze actie om facturen aan te maken voor inschrijvingen.

• Maak factuur aan voor: Bepaal voor wie de factuur gemaakt wordt. Indien er meerdere invoeren bestaan voor een contact, familie of bedrijfsveld, zal de factuur opgemaakt worden voor de eerste invoer.

  • Let op: De factuur zal enkel opgemaakt worden indien het contact, de familie of het bedrijf waarnaar verwezen wordt bestaat in Twizzit.

• Facturatie-instellingen:

  • Register: Bepaal in welk register de factuur aangemaakt wordt. Registers beheren doe je via de facturatiemodule. Meer info hier.

  • Template: Bepaal welke template je voor de factuur wil gebruiken. Templates beheren doe je via de facturatiemodule. Meer info hier.

  • Voeg label toe aan factuur: Bepaal welk label je wil toekennen aan de facturen die aangemaakt worden via deze actie. Labels beheren doe je via de facturatiemodule. Meer info hier.

  • Verstuur de factuur naar de ontvanger: Vink deze optie aan om de factuur meteen bij het uitvoeren van de actie te verzenden naar de ontvanger. Vink uit om de facturen enkel aan te maken in Twizzit en ze nog niet te verzenden naar de ontvanger. Je kan de facturen dan later alsnog verzenden via een bulk actie in de facturatiemodule

Lidmaatschap aanvragen (federatie): Gebruik deze actie om lidmaatschapsaanvragen in te dienen bij de federatie. Deze actie is enkel beschikbaar voor organisaties waarvan de federatie aangesloten is op Twizzit.

• Lidmaatschap instellingen: Bepaal de instellingen van het lidmaatschap dat je wil aanvragen bij de federatie. De beschikbare instellingen zijn gelinkt aan je formuliervelden, die al dan niet reeds lidmaatschapsvelden bevatten.

  • Type lidmaatschap: Bepaal het type lidmaatschap dat je wil aanvragen. De beschikbare lidmaatschappen kun je niet aanpassen. Deze worden beheerd vanuit de federatie.

  • Seizoen: Bepaal voor welk seizoen je het lidmaatschap wil aanmaken. De beschikbare seizoenen worden beheerd vanuit de federatie.

  • Startdatum

  • Einddatum

  • Extra velden: Indien er extra velden gelinkt zijn aan de lidmaatschappen bij de federatie, kun je deze hier configureren.

  • Gebaseerd op de gegevens in het formulier: Deze optie verschijnt enkel wanneer er lidmaatschapsvelden (federatie) toegevoegd werden in het formulier. Onder ‘veld lidmaatschap’ selecteer je van welk veld in je formulier je de gegevens wil gebruiken. Dit veld moet ingevuld zijn om de verwerking te kunnen opslaan. Vul vervolgens ook de velden in m.b.t. de duur van het lidmaatschap.

  • Vooraf bepaald lidmaatschap: Deze optie verschijnt enkel wanneer er lidmaatschapsvelden (federatie) toegevoegd werden in het formulier. Vink aan om zelf het lidmaatschap te bepalen dat wordt aangemaakt, los van de waarden die in het formulier opgegeven werden. Vul de gevraagde velden in. 

Link aan familie: Gebruik deze actie om de gegevens van de inschrijving te linken aan een (bestaande) familie in je CRM.

• Link aan familie

  • Link aan bestaande familie op basis van: Vink de gewenste optie(s) aan:

    • De familie gelinkt aan het eerste (of enige) contact dat geselecteerd is in het veld contactgegevens

    • Het adres uit het veld contactgegevens

    • Maak een nieuwe familie aan wanneer geen overeenkomstige familie gevonden wordt

  • Gebaseerd op de gegevens in het formulier: Vink deze optie aan om de waarden uit de inschrijving te gebruiken. Selecteer vanuit welke velden je de waarden wil overnemen. Dit veld moet verplicht ingevuld zijn om de verwerking te kunnen opslaan. Deze optie is enkel zichtbaar indien je formulier de juiste velden bevat.

• Link het contact aan de familie met de volgende functie

  • Gebruik een vooraf gedefinieerde contactfunctie: Geef de gewenste functie op. Functies beheren doe je via de module ‘instellingen’ < ‘contact functies’.

  • Gebaseerd op de gegevens in het formulier: Vink deze optie aan om de waarden uit de inschrijving te gebruiken. Selecteer vanuit welke velden je de waarden wil overnemen. Dit veld moet verplicht ingevuld zijn om de verwerking te kunnen opslaan. Deze optie is enkel zichtbaar indien je formulier de juiste velden bevat.

Maak een nieuw contact aan wanneer geen overeenkomstig contact gevonden wordt: Om verdere acties (bv. indelen in groepen, factureren, …) te kunnen uitvoeren, is een contactprofiel in Twizzit vereist. Vink deze optie aan om een nieuw contact aan te maken wanneer er geen overeenkomstige contact in de CRM gevonden wordt, bijvoorbeeld voor formulieren waarop nieuwe contacten kunnen inschrijven. Zo voorkom je dat de actie niet kan worden uitgevoerd.

Wanneer

• Voer de actie automatisch uit: Bepaal wanneer de actie uitgevoerd dient te worden door de gewenste optie in het meerkeuzemenu aan te duiden. Kies uit:

  • Nooit (manueel uitvoeren): Kies deze optie wanneer je de inschrijving manueel wil verwerken (bv. wanneer je de inschrijving zelf wil controleren alvorens over te gaan tot verwerking). In de tab ‘inschrijvingen’ kun je vervolgens de verwerking vlot manueel afhandelen door de inschrijving open te klikken. Naast de betreffende velden verschijnen dan de geconfigureerde acties om je manuele verwerking vlot te kunnen afhandelen.

  • Bij indienen: De actie wordt meteen na het succesvol indienen van een inschrijving automatisch uitgevoerd.

  • Bij indienen en na bewerking van de inschrijving: De actie wordt meteen na het succesvol afronden van een inschrijving automatisch uitgevoerd. Wanneer de inschrijving nadien nog wordt aangepast, wordt deze actie opnieuw uitgevoerd.

  • Bij bewerking van de inschrijving: Wanneer een inschrijving na ontvangst nog wordt aangepast, wordt deze actie uitgevoerd.

  • Bij ontvangst van een deel van de betaling: Wanneer een deel van de betaling ontvangen werd, wordt deze actie uitgevoerd.

  • Bij ontvangst van een deel van de betaling en na bewerken van de inschrijving: Wanneer een deel van de betaling ontvangen werd, wordt de actie uitgevoerd. Wanneer de inschrijving nadien nog wordt aangepast, wordt deze actie opnieuw uitgevoerd.

  • Bij ontvangst van de volledige betaling: Wanneer de betaling volledig ontvangen werd, wordt de actie uitgevoerd.

  • Bij ontvangst van de volledige betaling en na bewerken van de inschrijving: Wanneer de betaling volledig ontvangen werd, wordt de actie uitgevoerd. Wanneer de inschrijving nadien nog wordt aangepast, wordt de actie opnieuw uitgevoerd.

  • Op een specifiek tijdstip: Geef een datum op waarop je de actie wil uitvoeren.

  • Op een specifiek tijdstip en na bewerking van de inschrijving: Bepaal de datum waarop je de actie wil uitvoeren. Wanneer de inschrijving nadien nog wordt aangepast, wordt de actie opnieuw uitgevoerd.

  • Na een bepaalde tijd: Geef na hoeveel dagen en uren (startend vanaf je de actie opslaat) je de actie wil uitvoeren.

  • Na een bepaalde tijd waarna de inschrijving is ingediend of geüpdatet: Geef op na hoeveel dagen en uren je de actie wil uitvoeren na ontvangst van de inschrijving alsook na een wijziging in de inschrijving.

  • Automatisch aansluitend op de voorgaande actie: Wanneer de voorgaande actie werd uitgevoerd (volgens de volgorde in het overzicht onder het tabblad ‘verwerken’) , wordt deze actie vervolgens uitgevoerd. Werd de voorgaande actie om welke reden dan ook (bv. niet voldaan aan bepaalde voorwaarden) niet uitgevoerd, dan zal deze actie ook niet worden uitgevoerd.

• Voorwaarden: Stel voorwaarden in waaraan de inschrijving moet voldoen om de geconfigureerde verwerkactie uit te voeren. Je kan meerdere voorwaarden instellen en combineren via ‘en-voorwaarden’ en / of ‘of-voorwaarden’. Klik op ‘opslaan’ om de ingestelde voorwaarden op te slaan.

Omschrijving voor deze configuratie toevoegen: Voeg (indien gewenst) een korte omschrijving toe aan je actie om deze vlot te herkennen. De omschrijving wordt weergegeven in het actie-overzicht, rechts van de titel.