Twizzit instellen voor mijn organisatie: 10 stappen

Aan de hand van dit artikel willen we je helpen bij de opstart van Twizzit. Door de verschillende stappen te doorlopen en ons de nodige informatie te bezorgen, kunnen we Twizzit samen uitrollen voor jouw organisatie. Zo ga je helemaal goed van start!

TIP: We linken regelmatig door naar artikels elders in dit helpcenter. Grijp je graag terug naar dit overzicht terwijl je doorklikt? Open dan de links in een nieuw tabblad (ctrl toets indrukken terwijl je op de link klikt).

LET OP: Dit artikel is gericht op onze nieuwste klanten. Heb je de opstartmeeting reeds achter de rug? Snuister dan even in onze documentatie per module, blogs, webinars of andere verhalen voor een antwoord op maat van je vraag.

Heb je al een login en wachtwoord op Twizzit voor jouw organisatie? Prima! Je kan deze blijven gebruiken om in te loggen via app.twizzit.com.

Login vergeten of nog geen login ontvangen? Geen nood! Je kan steeds zelf een nieuwe login aanvragen.

Maak je reeds van Twizzit gebruik voor een andere organisatie? Koppel dan deze gebruikers zodat je eenvoudig kan wisselen. Meer info vind je hier.

Via de module instellingen kun je de instellingen van je Twizzit platform aanpassen aan de noden van je organisatie. Dit is een belangrijke opstartstap omdat het de basis vormt om andere modules in Twizzit optimaal te kunnen gebruiken.

Vooraleer je aan de instellingen gaat sleutelen, is het belangrijk om onderstaande info even door te nemen. Via deze info kun je de instellingen correct instellen voor je organisatie.

1.1. Lidmaatschappen

In Twizzit beheer je zowel de informatie van leden als niet-leden (ex-leden, ouders, contacten, …). Om een duidelijk onderscheid te maken tussen wie aangesloten is bij de organisatie en wie niet maken we gebruik van lidmaatschappen. Met lidmaatschappen houd je alle info bij over de aansluiting van een contact bij de organisatie zoals de duurtijd, hoedanigheid en historiek.

Bepaal over welke verschillende lidmaatschapstypes je organisatie beschikt en houd hierbij rekening met deze tips:

• Creëer algemene types met een ruim toepassingsgebied.
• Beperk het aantal types tot maximum 10 types.
• Zorg dat je op basis van het lidmaatschap type van een persoon in combinatie met de leeftijd en een eventuele groepsindeling de nodige segmentatie kan maken. 
  • Vermijd dus groepsafhankelijke types (bv. team A, team B). Hiervoor gebruiken we groepsindelingen.
  • Vermijd waar mogelijk leeftijdsafhankelijke types (bv. U16). Lidmaatschappen kunnen steeds in combinatie met de leeftijd van de persoon gebruikt worden.
• Maak geen lidmaatschapstype aan voor ex-leden. Ex-leden zijn geen lid en voeg je best toe zonder actief lidmaatschap. 
• Voorbeelden goede lidmaatschap types: spelend/sportend lid, niet-sportend lid (bv. begeleider, coach, trainer, …), steunend lid, bestuurder, ...

Eens je de lidmaatschapstypes hebt bepaald, dien je aan te geven onder welk soort lidmaatschap het type valt, seizoensgebonden of doorlopende lidmaatschappen.

Seizoensgebonden lidmaatschappen

• Seizoensgebonden types volgen de duur van het seizoen en verlopen automatisch op het einde van het seizoen.
• Organisaties waarbij de leden elk jaar actief opnieuw moeten inschrijven (bv. via inschrijvingsformulier) kiezen best voor het seizoensgebonden type.

Doorlopende lidmaatschappen

• Doorlopende types volgen de duur van het lidmaatschap zelf en verlopen op de einddatum (indien ingegeven).
• Dit type raden we aan wanneer je er van uitgaat dat leden elk jaar automatisch (stilzwijgend) verlengen of leden zich actief dienen uit te schrijven.

1.2. Groepen

Elke organisatie maakt gebruik van groepen om leden en contacten te segmenteren. In Twizzit onderscheiden we twee soorten groepen: teams en werkgroepen. Teams zijn gelinkt aan een seizoen en worden automatisch gearchiveerd zodra het seizoen afloopt. Werkgroepen maken deel uit van een organigram en lopen over de seizoensgrenzen heen.

Heb je veel teams en/of werkgroepen, dan kan je deze onderbrengen in categorieën om het overzicht te bewaren. Bijvoorbeeld:

- team categorie: jeugd, groepslessen, senioren ...

- team: U9 en U10, groepsles A en groepsles B,…

- werkgroep categorie: bestuur, comité, …

- werkgroep: dagelijks bestuur, sponsorcomité, …

De categorieën maak je aan in de instellingen onder het subtype 'groepscategorieën'. De teams en werkgroepen maak je aan in de module 'beheer groepen'.

1.3. Families

Zijn jullie een club waar ouders én kinderen samen lid zijn? Heeft je organisatie een uitgebreide jeugdwerking? Worden ouders regelmatig ingeschakeld als vrijwilliger? Dan raden we aan om met families te werken. In dit artikel vind je meer info over het toevoegen van families. In verband met het toegang geven aan (gescheiden) ouders tot het account van hun kind(eren), raadpleeg je dit artikel.

Zo, met deze bagage ben je klaar om je Twizzit platform correct te configureren in de module 'instellingen'. Raadpleeg hiervoor deze documentatie.

Wanneer je instellingen op punt staan, is het tijd om je contacten toe te voegen in Twizzit. Contacten kunnen leden, ex-leden, supporters of relaties van de organisatie zijn. Met deze contacten zal je via Twizzit informatie communiceren, activiteiten plannen, en nog zoveel meer. 

Contacten toevoegen kan je ofwel manueel doen ofwel door je database te importeren. De optie 'database importeren' raden we aan wanneer je meerdere contacten in bulk wenst in te laden. We vragen je om deze template hiervoor in te vullen en die te bezorgen aan je customer success officer.

• Vul de lijst aan met de beschikbare gegevens.
• Voeg extra kolommen toe aan de rechterkant voor gegevens die nog niet opgenomen werden in de template. Deze zullen we voor jullie voorzien in Twizzit. Voeg geen kolommen toe voor groepen, want groepen maak je aan in de groepenmodule.
• Gebruik kolom AH in de template om het lidmaatschap van het contact te bepalen. Gebruik hiervoor de lidmaatschap types die je eerder hebt aangemaakt. Laat de kolom leeg voor leden die geen lid zijn. Geef voor elke persoon met een lidmaatschap type een startdatum mee en geef een einddatum op indien de persoon niet langer lid is.
• Om families automatisch aan te maken bij de import van je contacten dien je het betreffende veld in te vullen. Zorg voor een identiek adres voor alle familieleden. In geval van gescheiden ouders dien je de families manueel te linken.

TO DO: Bezorg ons de ingevulde template en wij zorgen er vervolgens voor dat je ledenlijst correct wordt ingeladen.

Segmenteer je leden met behulp van groepen voor een vlotte organisatie en communicatie. 

Heb je in stap 1 de instellingen voor groepen overgeslagen? Klik dan hieronder eerst op het artikel 'groep categorieën' om dit correct in te stellen. Vervolgens maak je nieuwe groepen aan en wijs je ook contacten toe aan deze groepen. Kies zelf of je dit manueel wenst te doen (inclusief gebruik van filters), of automatisch op basis van voorwaarden of combineer beide werkwijzen. 

Centraliseer alle activiteiten van de club in één agenda. Zo krijg je een duidelijk overzicht van wat er op de planning staat.

Stel eerst in welke types activiteiten (activiteiten sub types) er in jouw organisatie bestaan, indien je dat in stap 1 nog niet hebt gedaan. Maak vervolgens activiteiten aan binnen deze types. Daarna link je de betrokken groepen of contacten aan deze activiteiten, zodat deze zichtbaar worden in hun persoonlijke agenda. Geef gebruikers de mogelijkheid hun aanwezigheid voor de activiteit aan te geven en bepaal hiervoor zelf de beschikbare statussen. De artikels hieronder helpen je verder bij het implementeren van deze functies.

Staat het nieuwe seizoen nog niet meteen voor de deur? Dan kan je deze stap alvast nog even overslaan. Dringt de tijd wel? Twizzit kan je veel tijd en moeite besparen bij het aansluiten van nieuwe leden en het innen van lidgelden. Hierbij heb je 2 mogelijkheden om dit proces te managen.

Inschrijvingsformulieren

• Indien je werkt via inschrijvingsformulieren, schrijven leden zich in via een online inschrijvingsformulier en betalen bij inschrijving het bijhorende lidgeld. Deze manier van werken raden we aan voor organisaties met voornamelijk seizoensgebonden lidmaatschappen of met een ruim aanbod aan (groeps)lessen.

• Aan de slag? Maak een inschrijvingsformulier aan volgens de noden van jouw organisatie. Volg hierbij de algemene documentatie voor formulieren of bekijk het webinar. Geef je customer success officer een seintje zodra het formulier beschikbaar is en het formulier even gecontroleerd kan worden.

Facturatie

• De tweede optie is om te werken met lidgeldfacturen via de facturatiemodule. Op basis van vooraf bepaalde regels berekent Twizzit de juiste lidgelden per lid en maakt hiervoor facturen aan. Deze optie raden we aan voor organisaties met voornamelijk doorlopende lidmaatschappen, organisaties waarbij lidgelden op één vast ogenblik per jaar geïnd worden of voor organisatie die voorheen werkten met een 'uitnodiging tot betaling' van de lidgelden.
• Aan de slag? Maak een overzicht van de geldende lidgeldtarieven en kortingen. Stuur ons dit overzicht door en wij maken een facturatiemodel voor je op. Voor meer info over de facturatiemodule kun je dit webinar raadplegen.

Bepaal wie toegang krijgt tot welke functionaliteiten in Twizzit via de module 'beheer toegangen'. Het toegangsbeheer is in de basis ingesteld volgens de noden van de meeste clubs. Tijdens de opstart krijg je meer uitleg over de mogelijkheden. Wil je jezelf toch al even informeren, raadpleeg dan onderstaand artikel.

Zijn je groepen ingedeeld en staat je agenda op punt? Dan ben je klaar om je leden uit te nodigen voor Twizzit. Nodig gebruikers in jouw organisatie uit om zich in te loggen met hun Twizzit-account. Vervolgens kunnen zij hun persoonlijke agenda raadplegen, communiceren met anderen via de Twizzit-chat, hun persoonlijke informatie aanpassen, inschrijven voor evenementen en nog veel meer.

TIP: Zorg voor een welkomstberichtje op je Twizzit homepagina. Dit maak je aan via de module 'beheer nieuws'. Meer info daarover vind je hier.

LET  OP: De Twizzit uitnodiging wordt enkel naar e-mail 1 van een contact gestuurd wordt. Deze persoon kan login gegevens delen met de eigenaars van e-mail 2 en 3. Wil je dit niet, dan dien je één contact per mailadres aan te maken.

Communiceer met leden door gebruik te maken van de chatmodule, de nieuwsmodule en de nieuwsbriefmodule in Twizzit . Via de chat kun je individuele of groepsgesprekken aanmaken, documenten doorsturen of eenvoudig polls organiseren. Via de nieuws(brief)module kun je je leden en alle betrokkenen op de hoogte houden van de laatste nieuwtjes, evenementen, ... binnen je organisatie.

We bieden je als nieuwe klant gratis een website aan op basis van een template die we voor jouw organisatie personaliseren. Heb je hierin interesse? Stuur ons dan het volgende door zodat wij het nodige kunnen doen:

• Het logo van je club/organisatie in hoge kwaliteit
• De kleuren van de organisatie
• Enkele sfeerbeelden en/of actiefoto’s

Nadien sturen we je de nodige informatie om de website verder op te vullen.

Heeft je club al een website die jullie wensen te behouden? De widgets die we bij Twizzit aanbieden kunnen we ook op een lege pagina weergeven. Deze pagina kan je dan met een iFrame insluiten in jullie bestaande website. De widgets zelf worden dan door jullie beheerd in Twizzit. 

TO DO: Bevestig tijdens de opstartmeeting of je een nieuwe websitetemplate wil in Twizzit of wenst te werken met jullie huidige website en iFrames.

De fundamenten van je club platform staan er. Nu kun je verder op ontdekking gaan in onze 'knowledge base'. Daar vind je per module een handleiding waarin we alle functionaliteiten uitleggen, zowel per tekst als per video. Verder vind je er ook opnames van webinars terug waarin we inzoomen op concrete toepassingen (vb. opstart van het nieuwe seizoen, facturatie van lidgelden, ...). 

Heb je een vraag waar je geen antwoord op vindt in onze knowledge base of heb je een opmerking die je met ons wil delen? Dan kan je via de ingebouwde supportmodule in Twizzit je vraag of opmerking insturen. Een Twizzit medewerker helpt je dan zo snel mogelijk verder.

Wens je meer specifieke ondersteuning? Dan zijn we steeds beschikbaar voor een opleiding (afzonderlijk aangerekend).

Tot slot houden we je via onze tweemaandelijkse nieuwsbrief verder op de hoogte van nieuwe functionaliteiten en webinars die we organiseren.