Via cet article, nous voulons vous aider avec le démarrage de Twizzit. En suivant les différentes étapes et en nous fournissant les informations nécessaires, nous pouvons déployer Twizzit ensemble pour votre organisation. Un bon début est la moitié de la bataille!
ASTUCE: Nous renvoyons régulièrement à des articles ailleurs dans ce centre d'aide. Afin de ne pas perdre cet aperçu, nous vous recommandons d'ouvrir les liens dans un nouvel onglet (appuyez sur la touche CTRL tout en cliquant sur le lien).
ATTENTION: Cet article s'adresse à nos nouveaux clients. Avez-vous déjà terminé la réunion de démarrage? Parcourez ensuite notre documentation par module, nos blogs ou webinaires pour une réponse adaptée à votre question.
Avez-vous déjà un login et mot de passe Twizzit pour votre organisation? Super! Vous pouvez continuer à l'utiliser pour vous connecter via app.twizzit.com.
Vous avez oublié votre login ou vous n'avez pas encore reçu de login? Pas de soucis! Vous pouvez toujours en demander une nouvelle vous-même.
Utilisez-vous déjà Twizzit pour une autre organisation? Associez ces utilisateurs afin que vous puissiez facilement changer. Plus d'info ici.
Via le module des paramètres, vous pouvez ajuster les paramètres de votre plateforme Twizzit aux besoins de votre organisation. C'est une étape importante car elle constitue la base d'une utilisation optimale des autres modules de Twizzit.
Avant de déterminer les paramètres, il est important de lire les informations ci-dessous. Ces informations vous permettront de configurer les paramètres correctement pour votre organisation.
1.1. Adhésions
Dans Twizzit, vous gérez à la fois les informations des membres et des non-membres (ex-membres, parents, contacts, ...). On utilise les adhésions pour faire une distinction claire entre qui est affilié à l'organisation et qui ne l'est pas. Avec les adhésions, vous gardez une trace de toutes les informations sur la connexion d'un contact avec l'organisation, telles que la durée, la fonction et l'historique.
Déterminez les différents types d'adhésion de votre organisation, en gardant ces conseils à l'esprit:
Une fois que vous avez déterminé les types d'adhésion, vous devez indiquer de quel type d'adhésion il s'agit, saisonnier ou continu.
Adhésions saisonnières
Adhésions continues
1.2. Groupes
Chaque organisation utilise des groupes pour segmenter les membres et les contacts. Dans Twizzit, on distingue deux types de groupes: teams et groupes de travail. Les équipes sont liés à une saison et sont automatiquement archivés à la fin de la saison. Les groupes de travail font partie d'un organigramme et traversent les frontières saisonnières.
Si vous avez plusieurs équipes et/ou groupes de travail, vous pouvez les regrouper en catégories pour garder une vue d'ensemble. Par exemple:
- catégorie d'équipe: jeunes, cours collectifs, ...
- équipe: U9 et U10, cours collectif A et cours collectif B, ...
- catégorie de groupe de travail: direction, comité, ...
- groupe de travail: direction quotidienne, comité de parrainage, ...
Les catégories sont créées dans les paramètres sous le sous-type 'catégories de groupe'. Les équipes et les groupes de travail sont créés dans le module 'gestion des groupes'.
1.3. Familles
Vous êtes un club où les parents et les enfants sont membres ensemble? Votre organisation dispose-t-elle d'une formation de jeunes? Les parents sont-ils régulièrement impliqués en tant que bénévoles? Nous recommandons alors de travailler avec les familles. Dans cet article, vous trouverez plus d'informations sur l'ajout de familles. Pour plus d'informations sur l'accès des parents (divorcés) au compte de leur(s) enfant(s), consultez cet article.
Avec ce bagage, vous êtes prêt à configurer votre plateforme Twizzit dans le module des paramètres. Veuillez consulter cette documentation.
Lorsque vos paramètres sont prêts, il est temps d'ajouter vos contacts. Les contacts peuvent être des membres, des ex-membres, des sympathisants ou des relations de l'organisation. Grâce à ces contacts, vous pourrez communiquer des informations, planifier des activités et bien plus encore via Twizzit.
L'ajout de contacts peut se faire soit manuellement, soit en important votre base de données. Nous recommandons l'option 'importer la base de données' si vous souhaitez charger plusieurs contacts en vrac. Nous vous demandons de remplir ce modèle et de nous l'envoyer.
TO DO: Soumettez-nous le modèle et nous veillerons à ce que votre liste de membres soit chargée correctement.
Segmentez vos membres en utilisant des groupes pour une organisation et une communication fluide.
Avez-vous ignoré les paramètres des groupes à l'étape 1 (paramètres)? Cliquez ensuite sur l'article 'catégories de groupe' ci-dessous pour le configurer correctement. Ensuite, créez de nouveaux groupes et attribuez également des contacts à ces groupes. Choisissez si vous voulez le faire manuellement ou automatiquement en fonction des conditions ou combinez les deux méthodes.
Centralisez toutes les activités du club dans un seul calendrier. Cela vous donne un aperçu clair de ce qui est prévu.
Définissez d'abord les types d'activités (sous-types d'activités) qui existent dans votre organisation, si vous ne l'avez pas encore fait dans la première étape. Puis créez des activités et reliez les groupes ou contacts impliqués à ces activités afin qu'ils deviennent visibles dans leur agenda personnel. Permettez aux utilisateurs d'indiquer leur présence pour l'activité et de déterminez vous-mêmes les statuts disponibles. Les articles ci-dessous vous aideront à poursuivre la mise en œuvre de ces fonctionnalités.
Pas au début d'une nouvelle saison? Dans ce cas, vous pouvez sauter cette étape. La nouvelle saison commence-t-elle bientôt? Twizzit peut vous faire gagner beaucoup de temps et d'efforts lors de l'inscription de nouveaux membres et la collecte des cotisations. Vous avez deux possibilités pour gérer ce processus.
Formulaires d'inscription
Si vous travaillez avec des formulaires d'inscription, les membres s'inscrivent via un formulaire d'inscription en ligne et paient la cotisation correspondante lors de l'inscription. Nous recommandons cette méthode de travail aux organisations dont les adhésions sont principalement saisonnières ou qui proposent un large éventail de cours (de groupe).
Au boulot? Créez un formulaire d'inscription en fonction des besoins de votre organisation. Suivez la documentation générale pour les formulaires ou regardez le webinaire. Informez nous dès que le formulaire est disponible et qu'il peut être contrôlé.
Facturation
La deuxième option consiste à travailler avec les factures de cotisation via le module de facturation. Sur la base de règles prédéterminées, Twizzit calcule les frais d'adhésion corrects par membre et crée des factures. Nous recommandons cette option pour les organisations avec des adhésions principalement continues, les organisations où les cotisations d'adhésion sont perçues à un moment fixe par an ou pour les organisations qui travaillaient auparavant avec une 'invitation à payer' les cotisations d'adhésion.
Au boulot? Faites un aperçu des frais d'adhésion et des réductions applicables. Envoyez-nous cet aperçu et nous vous préparerons un modèle de facturation. Pour plus d'informations sur le module de facturation, vous pouvez consulter ce webinaire.
Contrôlez qui a accès à quelles fonctionnalités dans Twizzit via le module 'gestion des accès'. La gestion de l'accès est configurée en fonction des besoins de la plupart des clubs. Pendant la réunion de démarrage, vous obtiendrez plus d'informations sur les possibilités. Si vous voulez quand même vous informer, consultez l'article ci-dessous.
Vos groupes sont-ils divisés et votre agenda est-il prêt? Vous êtes alors prêt à inviter vos membres sur Twizzit. Invitez les utilisateurs de votre organisation à se connecter avec leur compte Twizzit. Ils peuvent alors consulter leur agenda personnel, communiquer avec les autres via le chat Twizzit, modifier leurs informations personnelles, s'inscrire à des événements et bien plus encore.
ASTUCE: Fournissez un message de bienvenue sur votre page d'accueil Twizzit. Vous le créez via le module 'gestion des nouvelles'. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ici.
REMARQUE: L'invitation Twizzit n'est envoyée qu'à l'e-mail 1 d'un contact. Cette personne peut partager les identifiants de connexion avec les propriétaires des e-mails 2 et 3. Si vous ne le souhaitez pas, vous devez créer un contact par adresse e-mail.
Communiquez avec les membres en utilisant le chat, le module des nouvelles et le module des newsletters. Via le chat, vous pouvez créer des conversations individuelles ou de groupe, envoyer des documents ou organiser facilement des sondages. Via le module de newsletter et le module des nouvelles, vous pouvez tenir vos membres et toutes les personnes impliquées informés des dernières nouvelles, événements, ... au sein de votre organisation.
En tant que nouveau client, nous vous offrons un site web gratuit basé sur un modèle que nous personnalisons pour votre organisation. Cela vous intéresse-t-il? Veuillez alors nous envoyer les éléments suivants afin que nous puissions faire le nécessaire:
Ensuite, nous vous enverrons les informations nécessaires pour compléter le site web.
Votre club dispose-t-il déjà d'un site web que vous souhaitez conserver? Les widgets que nous proposons chez Twizzit peuvent également être affichés sur une page vide. Vous pouvez ensuite intégrer cette page dans votre site web existant à l'aide d'un iFrame. Les widgets eux-mêmes sont ensuite gérés par vous dans Twizzit.
TO DO: Lors de la réunion de démarrage, confirmez si vous souhaitez un nouveau modèle de site Web dans Twizzit ou si vous souhaitez travailler avec votre site Web actuel et des iFrames.
Les fondations de la plateforme de votre club sont en place. Vous pouvez maintenant explorer davantage notre base de connaissances. Vous y trouverez un manuel par module dans lequel nous expliquons toutes les fonctionnalités, à la fois par le texte et par la vidéo. Vous trouverez également des enregistrements de webinaires dans lesquels nous discutons d'applications concrètes (ex. le début de la nouvelle saison, la facturation des cotisations, ...).
Vous avez une question à laquelle vous ne trouvez pas de réponse dans notre base de connaissances ou vous avez une remarque que vous souhaitez partager avec nous? Vous pouvez nous envoyer votre question ou votre remarque via le module de support intégré à Twizzit. Un employé de Twizzit vous aidera dans les plus brefs délais.
Vous souhaitez un soutien plus spécifique? Ensuite, nous sommes toujours disponibles pour des formations (facturées séparément).
Nous vous tiendrons informés des nouvelles fonctionnalités et des webinaires que nous organisons via notre newsletter bimensuelle.