Om een nieuwe overeenkomst of contract aan te maken, ga je als volgt te werk:
Open de module ‘beheer registraties’.
Klik bovenaan op het tabblad ‘contracten’.
Klik rechts onderaan op de groene ‘+’ knop om een nieuw contract aan te maken.
Bepaal het type contract: persoonlijk of algemeen contract.
Persoonlijke contract: Contract op basis van naam en / of voornaam. Je kan meerdere contacten tegelijk toevoegen.
Algemeen contract: Contract op basis van een functie of taak die één of meerdere contacten vervullen (vb. coach). Alle contacten die aan deze functie of taak voldoen (ook zij die later aansluiten), zullen dit contract ontvangen in de module 'registraties' onder 'Mijn Twizzit'.
Vul vervolgens de naam / functie / taak in waarvoor je een contract wil aanmaken en klik op ‘verder’.
Eens je contract is aangemaakt, dien je het van de nodige info te voorzien. Onder contract details voorzie je de volgende zaken:
Omschrijving: Omschrijf kort waarover het contract gaat (bv. overeenkomst voor vrijwilligers). De omschrijving is zichtbaar voor de gebruiker.
Contract document: Maak een officieel contract op en / of geef meer informatie over de overeenkomst (bv. clausules) door een contract document toe te voegen.
Kies via het keuzepijltje de contract template uit die je wenst te gebruiken.
Contractduur: Bepaal of de duur van het contract seizoensgebonden is of volgens een periode die je zelf bepaalt.
Seizoensgebonden: Selecteer het gewenste seizoen. Dit is enkel mogelijk indien je seizoenen hebt geactiveerd in de instellingenmodule.
Periode bepalen: Bepaal een start- en einddatum (optioneel). Indien je geen einddatum invult, is het contract van onbepaalde duur.
Status: Via de status van het contract bepaal je of het contract al dan niet actief en zichtbaar is voor de eindgebruiker.
Indien je contract nog in de conceptfase zit, raden we aan het contract inactief te plaatsen.
Wanneer je het contract klaar is, kun je het activeren. Het contract is dan zichtbaar voor de gelinkte contacten via de module ‘registraties’ onder 'Mijn Twizzit'. Let wel: enkel de huidige contracten worden er weergegeven. Toekomstige contracten worden er niet weergegeven.
Onder de sectie contract inhoud ga je vervolgens bepalen wat de personen gelinkt aan het contract kunnen registreren, aan welke voorwaarden en tegen welke vergoedingen. Dat doe je als volgt:
Vink aan wat de personen gelinkt aan dit contract mogen registreren: prestaties / onkosten / km-vergoedingen.
Specifieer per type registratie wat de voorwaarden en vergoedingen zijn. Meer informatie hierover vind je hieronder.
Prestaties registreren
Deze optie laat contacten gelinkt aan het contract toe om prestaties (vb. gepresteerde uren als trainer of coach) te registreren.
Selecteer de functies / taken waarvoor registraties gemaakt kunnen worden (vb. trainer).
Bepaal wie de registratie zal maken.
De gebruiker zelf
Andere gebruikers gekoppeld aan de activiteit (bijv. om misbruik in eigen voordeel te voorkomen)
Aanwezigheden valideren: Bepaal of de personen gelinkt aan het contract tijdens het registreren van prestatie(s) ook de aanwezigheden kunnen valideren.
Vergoedingen:
Via ‘vergoeding toevoegen’ kun je de vergoeding per uur of per registratie bepalen.
Onder het tab ‘limieten’ kun je limieten instellen voor het registreren van prestaties (vb. max. bedrag of max. aantal registraties). Dit om misbruik te voorkomen of om maxima in lijn met regelgeving voor vrijwilligers / medewerkers op te volgen.
Onkosten registreren
Deze optie laat contacten gelinkt aan het contract toe om onkosten te registreren (vb. trainingsmateriaal die de trainer voor zijn team aankocht).
Limieten: Onder het tab ‘limieten’ kun je limieten instellen voor registreren van onkosten (vb. max. bedrag of max. aantal registraties).
Kilometervergoedingen registreren
Deze optie laat contacten gelinkt aan het contract toe om km-vergoedingen te registreren.
Vergoeding toevoegen:
Via ‘vergoeding toevoegen’ kun je de vergoeding per kilometer bepalen.
Indien gewenst kan je limieten toevoegen aan het registreren van km-vergoedingen.