Nieuw contract opstellen

Nieuw contract toevoegen

Om een nieuwe overeenkomst of contract aan te maken, ga je als volgt te werk:

  1. Open de module ‘beheer registraties’.

  2. Klik bovenaan op het tabblad ‘contracten’.

  3. Klik rechts onderaan op de groene ‘+’ knop om een nieuw contract aan te maken.

  4. Bepaal het type contract: persoonlijk of algemeen contract.

    • Persoonlijke contract: Contract op basis van naam en / of voornaam. Je kan meerdere contacten tegelijk toevoegen.

    • Algemeen contract: Contract op basis van een functie of taak die één of meerdere contacten vervullen (vb. coach). Alle contacten die aan deze functie of taak voldoen (ook zij die later aansluiten), zullen dit contract ontvangen in de module 'taken & registraties'.

  5. Vul vervolgens de naam / functie / taak in waarvoor je een contract wil aanmaken en klik op ‘verder’.

Contract details bepalen

Eens je contract is aangemaakt, dien je het van de nodige info te voorzien. Onder contract details voorzie je de volgende zaken:

  • Omschrijving: Omschrijf kort waarover het contract gaat (bv. overeenkomst voor vrijwilligers). De omschrijving is zichtbaar voor de gebruiker.

  • Contract document: Maak een officieel contract op en/of geef meer informatie over de overeenkomst (bv. clausules) door een contract document toe te voegen.

    • Klik op het tandwiel-icoon om een template aan te maken / te beheren of kies een eerder gemaakte template uit het keuzemenu.

    • Om de handtekening van de club (verantwoordelijke) toe te voegen aan het contract document raden we aan om een A4-document op te maken waarin je onderaan de handtekening toevoegt. Daarna ga je dit document opladen als achtergrond voor het contract.
    • Dit creëert een pdf-bestand dat digitaal ondertekend kan worden door de eindgebruiker indien gewenst. Hiervoor dien je het veld ‘handtekeningveld’ toe te voegen aan je template.

  • Contractduur: Bepaal of de duur van het contract seizoensgebonden is of volgens een periode die je zelf bepaalt.

    • Seizoensgebonden: Selecteer het gewenste seizoen. Dit is enkel mogelijk indien je seizoenen hebt geactiveerd in de instellingenmodule.

    • Periode bepalen: Bepaal een start- en einddatum (optioneel). Indien je geen einddatum invult, is het contract van onbepaalde duur.

  • Status: Via de status van het contract bepaal je of het contract al dan niet actief is.

    • Indien je contract nog in de conceptfase zit, raden we aan het contract inactief te plaatsen. Wanneer je het contract klaar is, kun je het activeren. Het contract is dan zichtbaar voor de gelinkte contacten via de module ‘mijn taken en registraties’.

Contract inhoud bepalen

Onder het tab ‘contract inhoud’ ga je de inhoud van het contract te bepalen.

  1. Vink aan welke type vergoedingen (prestaties, onkosten en/of km-vergoedingen) de personen gelinkt aan dit contract mogen registreren.

  2. Vervolgens ga je per vergoeding specifiëren wat de voorwaarden zijn.

Prestaties registreren

Deze optie laat contacten gelinkt aan het contract toe om prestaties (vb. gepresteerde uren als trainer of coach) te registreren.

  • Selecteer de functies / taken waarvoor registraties gemaakt kunnen worden (vb. trainer).

  • Bepaal wie de registratie zal maken.

    • De gebruiker zelf

    • Andere gebruikers gekoppeld aan de activiteit (bijv. om misbruik in eigen voordeel te voorkomen)

  • Aanwezigheden valideren: Bepaal of de persoon gelinkt aan het contract tijdens het registreren van zijn prestatie(s) ook de aanwezigheden kan valideren.

  • Vergoedingen:

    • Via ‘vergoeding toevoegen’ kun je de vergoeding per uur of per registratie bepalen.

    • Onder het tab ‘limieten’ kun je limieten instellen voor het registreren van prestaties (vb. max. bedrag of max. aantal registraties). Dit om misbruik te voorkomen of om maxima in lijn met regelgeving voor vrijwilligers/medewerkers op te volgen. Klik op het tandwiel om een nieuwe set limieten aan te maken of kies uit het keuzemenu een set limieten die je eerder aanmaakte.

Onkosten registreren

Deze optie laat contacten gelinkt aan het contract toe om onkosten te registreren (vb. trainingsmateriaal die de trainer voor zijn team aankocht).

  • Limieten: Onder het tab ‘limieten’ kun je limieten instellen voor registreren van onkosten (vb. max. bedrag of max. aantal registraties). Klik op het tandwiel om een nieuwe set limieten aan te maken of kies uit het keuzemenu een set limieten die je eerder aanmaakte.

Kilometervergoedingen registreren

Deze optie laat contacten gelinkt aan het contract toe om km-vergoedingen te registreren.

  • Vergoeding toevoegen:

    • Via ‘vergoeding toevoegen’ kun je de vergoeding per kilometer bepalen.

    • Indien gewenst kan je limieten toevoegen aan het registreren van km-vergoedingen. Klik op het tandwiel om een nieuwe set limieten aan te maken of kies uit het keuzemenu een set limieten die je eerder al aanmaakte.

Was this helpful?
Over de module registraties
Waarom de module registraties gebruiken?
Contracten maken / beheren
Waarom werken met contracten?
Nieuw contract opstellen
Contracten beheren
Registraties toevoegen / beheren
Registratie toevoegen
Registratie valideren
Registratie verwerken
Registratie verwijderen