Om activiteiten te kunnen toevoegen in je agenda, dien je eerst activiteit subtypes aan te maken. Vervolgens kun je activiteiten toevoegen alsook heel wat instellingen bepalen. Hieronder leggen stap voor stap uit hoe je te werk gaat.
Via activiteit types kanje je activiteitenindelen in categorieën. Zo kan je makkelijker het overzicht tussen de verschillende activiteiten bewaren.
Standaard zijn er vier activiteit types beschikbaar in Twizzit: event, training, wedstrijd en shift. Per type kan je verschillende subtypes definiëren die je organisatie wil gaan gebruiken (bv. vergadering, publiek evenement, training jeugd, shift bar, ...).
Om activiteit subtypes toe te voegen, ga je als volgt te werk:
Bepaal voor welk type je een subtype wenst toe te voegen: een eventtype, trainingstype, wedstrijdtype of shifttype.
Een eventtype is bijvoorbeeld een vergadering, publiek evenement, privé evenement, opleiding, stage, ...
Een trainingstype is bijvoorbeeld een technische training, een fysieke training, ...
Een wedstrijdtype is bijvoorbeeld een oefenwedstrijd, een competitiewedstrijd, ...
Een shift type is bijvoorbeeld een bar shift, een afwasshift, ballenjongen of -meisje, ...
Vul de gevraagde velden in.
Kleur: Dit is het kleur die gebruikt zal worden in de agendamodule om activiteiten van dit type weer te geven.
Validatie
Klik op 'opslaan'.
Je dient minimum één subtype aan te maken om activiteiten te kunnen toevoegen in je agenda.
Wil je geen onderverdeling maken voor een bepaald activiteit type (en dus gewoon het activiteittype / de categorie zelf gebruiken)? Voeg dan gewoon een subtype toe met dezelfde naam als het activiteit type om de categorie te activeren.
De types training en wedstrijd zijn uiteraard op sportclubs gericht. Ben je een niet-sportclub, dan werk je enkel met de types event en shift.
Activiteit toevoegen
Om een activiteit (evenement, shift, training of wedstrijd) toe te voegen aan de agenda van jouw organisatie, volg je volgende stappen:
Klik op de '+' rechts onderaan of klik in de agenda op de gewenste datum of het gewenste tijdstip.
Selecteer het activiteit type dat je wil toevoegen. Kies uit evenement, shift, training of wedstrijd.
Vul de gevraagde basisvelden in. Deze velden variëren per type activiteit.
Titel: Dit veld is enkel voor het type evenement beschikbaar.
Type: Bepaal welk type event, training, wedstrijd of shift de activiteit is. Wanneer je maar één subtype hebt toegevoegd in de instellingen, hoef je het type niet te specifiëren. Meer info over activiteit types vind je bovenaan dit artikel onder 'activiteit subtypes toevoegen'.
Start- en eind tijdstip of vink aan dat de activiteit de hele dag inneemt.
Herhalen: Wanneer je activiteit repetitief is (bv. dagelijks, wekelijks of maandelijks), dan kun je via de functie herhalen vlot reeksen aanmaken.
Thuisteam, uitteam en score:
Vul het thuis- en uitteam in. Het linkse veld is een tekstveld en gebruik je voor het invullen van externe teams. Het rechterveld is een dropdownveld voor het opgeven van eigen teams (binnen je organisatie). Na de wedstrijd kun je onder 'score' de score en details registreren.
Aangesloten bij een federatie met een Twizzit wedstrijdsync? Dan worden deze velden automatisch ingevuld voor officiële matchen (let op: niet voor oefenmatchen).
Let op: Deze velden werken enkele voor sporten die werken met twee ploegen. Is dit niet van toepassing op jouw sport (bv. zwemmen, atletiek, triatlon, vechtsporten, …)? Dan raden we aan om met het activiteittype 'evenement' te werken.
Locatie: Geef hier het adres van de activiteit op of de naam van de locatie. Dit veld wordt automatisch gelinkt met Google Maps. Controleer zeker even of de link correct is.
Link contacten, groepen of resources:
Via dit veld kan je taken toekennen aan je activiteit. Link contacten als je al weet wie de taak op zich zal nemen of voeg een vacante taak toe wanneer je nog zoekende bent. Meer info over het toevoegen van taken aan activiteiten vind je hier.
Let op: enkel bij shiften kun je taken indelen in tijdslots. Bij evenementen, trainingen en wedstrijden nemen de taken automatisch de duur van de activiteit aan.
Door contacten en groepen aan de activiteit te linken worden de activiteiten ook zichtbaar in de persoonlijke agenda van deze contacten en groepsleden.
Link je resources om infrastructuur (bv. veld, lokaal, zaal, ...) of materiaal te reserveren en beschikbaarheid te garanderen. Meer info over resources in Twizzit vind je hier.
Meer instellingen activeren voor je activiteit? Raadpleeg 'instellingen activiteit' hieronder.
Klik op 'activiteit opslaan'.
Meerdere gelijkaardige activiteiten toevoegen? Kopieer activiteiten om tijd te winnen.
Instellingen activiteit
Stel naast de basisgegevens van de activiteit ook andere instellingen in.
Herinnering versturen: Activeer automatische meldingen voor gelinkte contacten zodat ze je activiteit niet uit het oog verliezen. Bepaal vervolgens de timing van je meldingen. Let op met het aantal meldingen dat je instelt. Te veel spam vindt niemand fijn.
Privacy:
Bepaal wie de activiteit mag bekijken. Kies in het dropdownmenu voor één van de volgende opties:
Publiek: De activiteit is zichtbaar voor iedereen. Activiteiten van dit type kunnen op de website worden gepubliceerd.
Beschermd: De activiteit is enkel zichtbaar voor gelinkte personen en personen met toegang tot alle activiteiten in Twizzit.
Privé: De activiteit is enkel zichtbaar voor de persoon die het aanmaakte en de gelinkte personen. Admins of personen met toegang tot alle activiteiten die niet gelinkt zijn aan deze activiteit kunnen deze activiteit dus niet zien.
Toon aan iedereen: Vink deze optie aan indien je de activiteit wil weergegeven in de persoonlijke agenda’s van alle gebruikers. Gebruik deze optie enkel wanneer de activiteit voor iedereen relevant is.
Actief: Vink deze optie aan om de activiteit zichtbaar te maken voor anderen (volgens wat je hebt ingesteld onder het rubriek privacy). Inactieve evenementen zijn enkel zichtbaar voor de persoon die ze aanmaakte en personen met toegang om alle activiteiten te bekijken.
Aanwezigheden en inschrijvingen: Bepaal of je voor je activiteit aanwezigheden, inschrijvingen of geen van beide wenst te activeren via het dropdownmenu.
Aanwezigheden opvragen: Indien je voor deze optie kiest, dienen gelinkte personen hun aanwezigheid door te geven via de planningsmodule. Daarbij kun je de volgende zaken instellen:
Standaard aanwezigheidstype: Dit is de status die standaard geselecteerd wordt bij het aanmaken van de activiteit. Vervolgens dient het gelinkte contact de status aan te passen naar de gewenste status (bv. aanwezig of afwezig). Meestal wordt hier de status 'nog niet bepaald' gekozen.
Aanwezigheid aanpassen tot (#uren): Bepaal tot wanneer de leden hun aanwezigheden mogen aanpassen. Dit wordt uitgedrukt in uren voor de aanvang van de activiteit in kwestie.
Max. aanwezigen: Bepaal het maximaal aantal contacten dat aan de activiteit mag deelnemen. Wanneer dit bereikt is zullen leden niet langer de status 'aanwezig' kunnen selecteren.
Formulier linken: Koppel een inschrijvingsformulier aan de activiteit, zodat gebruikers gemakkelijk de weg vinden naar het gelinkte formulier. Een formulier linken doe je door in de verschenen tekstbalk de naam van het formulier in te geven. Tip: controleer zeker even de privacy instellingen van je formulier zodat het formulier zeker zichtbaar is voor je gewenste doelgroep. Gebruikers dienen vervolgens het formulier in te vullen om hun aanwezigheid aan te geven.
Niets: Kies voor deze optie indien je geen aanwezigheden of inschrijvingen aan de activiteit wenst te linken.
Details activiteit
Uitgelichte foto: Voeg een afbeelding of flyer toe aan je activiteit om extra aandacht te trekken.
Bijlage: Voeg bestanden (bv. routebeschrijving, planning, ...) toe in bijlage aan je activiteit. Deze worden weergegeven onder de details van je activiteit.
Opmerkingen: In dit veld kun je extra informatie toevoegen over je activiteit alsook deze tekst opmaken. Deze info is enkel zichtbaar wanneer contacten de activiteit openklikken in de planning.
Notificaties verzenden: Vink deze optie aan indien je de gelinkte personen meteen op de hoogte wenst te brengen van de activiteit. Deze optie verschijnt enkel wanneer je contacten aan de activiteit hebt gelinkt. Klik op '…contacten'om een selectie te maken binnen de gelinkte contacten.