Bepaal zelf welke gegevens je wenst te beheren binnen Twizzit door gebruik te maken van extra velden. Je kan extra velden toevoegen aan het profiel van een contact, familie, groep, lidmaatschap, resource of bedrijf.
We raden aan om extra velden te gebruiken voor informatie die niet jaarlijks verschilt per lidmaatschap, zoals bijvoorbeeld de schoenmaat van een persoon of het federatienummer dat aan een contact hangt. Voor informatie die wel jaarlijks verschilt per lidmaatschap, raden we aan deze informatie aan het lidmaatschap te hangen. Bijvoorbeeld het type verzekering, deze info hang je beter vast aan het lidmaatschap.
De extra velden dienen te worden opgedeeld in categorieën. Volg onderstaande stappen om een categorie van extra velden toe te voegen:
Voeg vervolgens extra velden toe aan de hand van onderstaande stappen:
Bij het aanmaken van een extra veld kan je zelf het type antwoord instellen. Maak hier een keuze uit volgende opties:
Tekst veld (lijn): Hierbij is het antwoord van het extra veld een tekst balk waarin een vrije tekst kan worden toegevoegd.
Tekst veld (kader): Het antwoord is een kader waarin een vrije tekst kan worden toegevoegd. Deze tekst kan dus langer zijn dan bij de vorige optie.
Checkbox: In het profiel van de gebruiker verschijnt het extra veld in kwestie met daarnaast een vakje dat kan worden aangevinkt.
Drop down (enkele selectie): Naast het extra veld kan een menu worden geopend met verschillende opties. Er kan één optie worden geselecteerd.
Drop down (meerdere selecties): Naast het extra veld kan een menu geopend worden met verschillende opties. Er kunnen meerdere opties geselecteerd worden. Vink 'hiërarchie activeren' aan als de opties een hiërarchie bevatten. Gebruik de pijltjes om de opties te rangschikken van laag (bovenaan) naar hoog (onderaan).
Datum: Het antwoord voor het extra veld is een datum-veld.
Toevoegbare lijst: Voeg hier verschillende items zelf toe bij het invullen van het antwoord. Dit type antwoord is handig voor het ingeven van diploma's wanneer diploma's nog niet op voorhand gekend zijn.
Bestand: Hier kan een bestand worden toegevoegd aan het profiel van het contact, bedrijf, familie of resource.
Telefoon: Het antwoord op dit extra veld is een telefoonnummer.
Om extra veld waarden (in bulk) automatisch toe te kennen op basis van bepaalde criteria, ga je als volgt te werk:
Open de module 'instellingen'.
Klik op 'extra velden'.
Klik het extra veld open (gelinkt aan contact / lidmaatschap) waarvoor je de automatische toekenning wil inschakelen.
Vink 'waarden automatisch instellen op basis van criteria' aan.
Klik op 'definieer de creatiecriteria' om te bepalen hoe waarden voor het extra veld worden gegenereerd. Klik op 'instelling toevoegen' om instellingen voor de creatiecriteria te configureren. Per instelling geef je een naam / beschrijving op, stel je EN/OF voorwaarden in om te bepalen voor wie de waarde van toepassing is en bepaal je de waarde die toegekend moet worden (vaste waarde / volgnummer / datum). Klik op 'opslaan' om de configuratie op te slaan. Je kan meerdere instellingen toevoegen.
Vink 'bestaande waarden overschrijven' aan om bestaande waarden in de CRM voor het veld in kwestie te overschrijven met nieuwe waarden die je via de instellingen hierboven configureerde.
Let op: bij het genereren krijgen alle leden die aan de configuratie voldoen, de waarde toegekend. Bij alle andere contacten (die niet aan de configuratie voldoen) worden de waarden voor het veld in kwestie leeggemaakt. Wil je dat niet? Werk dan via de filter en actieknop 'bewerk extra veld waarden' in de CRM.
Bepaal wanneer de waarden moeten worden aangemaakt, door de gewenste optie aan te vinken:
Bij het toevoegen van een nieuw contact
Bij het bewerken van een contact
Bij het toevoegen van een nieuw lidmaatschap
Bij het bewerken van een lidmaatschap
Klik op 'waarden nu genereren' om de waarden toe te kennen in de CRM.
Klik op 'opslaan'.
Deze functie is enkel mogelijk voor extra velden gelinkt aan contacten of (huidige / toekomstige actieve) lidmaatschappen.
Deze instellingen zijn enkel beschikbaar bij het bewerken van een extra veld, niet bij het aanmaken van een nieuw extra veld.