Déterminez vous-même les données que vous souhaitez gérer dans Twizzit en utilisant des champs supplémentaires. Vous pouvez ajouter des champs supplémentaires au profil d'un contact / d'une famille / d'un groupe / d'une ressource /d'une entreprise ou à une adhésion.
On recommande d'utiliser des champs supplémentaires pour des informations qui ne varient pas chaque année selon l'adhésion, comme la pointure d'une personne ou le numéro de fédération associé à un contact. Pour les informations qui diffèrent chaque année par adhésion, on recommande de joindre ces informations à l'adhésion. Par exemple, le type d'assurance, cette information est mieux attachée à l'adhésion.
Les champs supplémentaires doivent être divisés en catégories. Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter une catégorie de champs supplémentaires:
Ajoutez ensuite des champs supplémentaires en suivant les étapes ci-dessous:
Lorsque vous créez un champ supplémentaire, vous pouvez définir vous-même le type de réponse. Choisissez parmi les options suivantes:
Champ de texte (ligne): La réponse du champ supplémentaire est une barre de texte dans laquelle un texte libre peut être ajouté.
Champ de texte (grand): La réponse est une boîte dans laquelle un texte libre peut être ajouté. Ce texte peut donc être plus long qu'avec l'option précédente.
Case à cocher: Dans le profil de l'utilisateur, le champ supplémentaire en question apparaît avec une case à côté qui peut être cochée.
Menu déroulant (sélection unique): A côté du champ supplémentaire, un menu peut être ouvert avec différentes options. Une option peut être sélectionnée.
Menu déroulant (sélections multiples): A côté du du champ supplémentaire, un menu peut être ouvert avec diverses options. Plusieurs options peuvent être sélectionnées. Cochez 'activer la hiérarchie' si les options contiennent une hiérarchie. Utilisez les flèches pour classer les options de bas (en haut) à haut (en bas).
Date: La réponse pour le champ supplémentaire est un champ de date.
Liste à ajouter: Ajoutez vous-même différents éléments lorsque vous remplissez la réponse. Ce type de réponse est par exemple utile pour entrer des diplômes lorsque les diplômes ne sont pas encore connus à l'avance.
Fichier: Ici, un fichier peut être ajouté au profil du contact, de l'entreprise, de la famille ou de la ressource.
Téléphone: La réponse à ce champ supplémentaire est un numéro de téléphone.
Pour attribuer automatiquement des valeurs aux champs supplémentaires (en masse) en fonction de certains critères, procédez comme suit:
Ouvrez le champ supplémentaire (lié à un contact ou à une adhésion) pour lequel vous souhaitez activer l'attribution automatique.
Cochez 'définir les valeurs automatiquement en fonction des critères'.
Cliquez sur 'définir les critères de création' pour déterminer comment les valeurs du champ supplémentaire seront générées. Cliquez sur 'ajouter un paramètre' pour configurer les paramètres des critères de création. Pour chaque paramètre, spécifiez un nom/une description, définissez des conditions ET/OU pour déterminer à qui la valeur s'applique, et définissez la valeur à attribuer (valeur fixe / numéro de séquence / date). Cliquez sur 'enregistrer' pour sauvegarder la configuration. Vous pouvez ajouter plusieurs paramètres.
Attention: lors de la génération, tous les membres qui répondent à la configuration recevront la valeur attribuée. Pour tous les autres contacts (qui ne répondent pas à la configuration), les valeurs du champ concerné seront effacées. Vous ne voulez pas cela? Travaillez alors via le filtre et le bouton d'action 'modifier les valeurs des champs supplémentaires' dans le CRM.Cochez 'écraser les valeurs existantes' pour remplacer les valeurs existantes dans le CRM pour le champ en question par de nouvelles valeurs configurées via les paramètres ci-dessus.
Déterminez quand les valeurs doivent être créées en cochant l'option souhaitée:
Lors de l'ajout d'un nouveau contact
Lors de la modification d'un contact
Lors de l'ajout d'une nouvelle adhésion
Lors de la modification d'une adhésion
Cliquez sur 'générer les valeurs maintenant' pour attribuer les valeurs dans le CRM.
Cliquez sur 'enregistrer'.
Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les champs supplémentaires liés aux contacts ou aux adhésions (actives actuelles ou futures).
Ces paramètres ne sont disponibles que lors de la modification d'un champ supplémentaire, et non lors de la création d'un nouveau champ supplémentaire.