Laatste update 18/03/2024

1.       Inleiding

Deze privacy policy beschrijft hoe Twizzit (“Twizzit”, “wij”, “ons”) persoonsgegevens verzamelt en verwerkt (op haar systemen, website, tools en Twizzit platform). Het Twizzit platform (hierna ook genoemd het “Platform”) is een SaaS-webapplicatie gericht op de ondersteuning van de administratie, communicatie en financieel beheer van clubs, organisaties, verenigingen en federaties die een eigen klantomgeving kunnen configureren en samenstellen binnen het platform om te voldoen aan hun noden.

Twizzit spant zich in om jouw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de Belgische en Europese regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (samen de toepasselijke “Gegevensbeschermingswetgeving”).

Lees deze privacy policy zorgvuldig door. Ze beschrijft niet alleen jouw rechten, maar ook de manier waarop je deze rechten kan uitoefenen. Door gebruik te maken van onze website, tools, systemen en het Platform, jouw persoonsgegevens te delen en/of door akkoord te gaan met deze privacy policy, erken je kennis genomen te hebben van de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verzamelen en verwerken.

2.      Wie zijn we en hoe kan je ons bereiken?

Twizzit is een besloten vennootschap naar Belgisch recht..

Twizzit heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld met wie je contact kan opnemen voor vragen over deze privacy policy, jouw privacy en over hoe Twizzit jouw persoonsgegevens verwerkt.

3.      WELKE CATEGORIEËN VAN PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN EN VERWERKEN WIJ?

Afhankelijk van welke gegevens je met ons deelt en de functionaliteiten die je op onze website, tools, en het Platform gebruikt, verwerkt Twizzit verschillende persoonsgegevens.

De gegevens die Twizzit verwerkt via het Twizzit Platform hangt bovendien af van de functionaliteiten en features die de Twizzit-klant of partner heeft geconfigureerd en ingebouwd in haar (klant)omgeving binnen het Platform (zoals hieronder in Titel 4 in meer detail beschreven wordt). Dit kan verschillen van Twizzit-klant tot Twizzit-klant.

Als Twizzit jouw persoonsgegevens verwerkt, gaat dit mogelijks over onderstaande gegevens:

• Identificatie- en contactgegevens;
• Inloggegevens;
• Accountgegevens;
• Betaalgegevens;
• Lidmaatschap gegevens;
• Technische gegevens;
• Gebruikersgegevens Platform (dit zijn: alle documenten, foto’s, gegevens en andere informatie die je zelf (of de Twizzit-klant die jou een gebruiksrecht geeft op Twizzit) uploadt, ter beschikking stelt of meedeelt op het Platform of die gegenereerd worden door of het resultaat zijn van jouw (of de relevante Twizzit-klant zijn/haar) gebruik van ons Platform of dienstverlening, bv. door gebruik te maken, van de interactieve functionaliteiten op het Platform). Voor meer informatie over de exacte Gebruikersgegevens die verzameld worden binnen het Platform en een specifieke (klant)omgeving, verwijzen wij je door naar de privacy policy van de Twizzit Klant of partner die jou een gebruiksrecht heeft gegeven om Twizzit te gebruiken en wiens klantomgeving binnen het Platform je gebruikt.
• Gebruikersgegevens website (dit zijn alle gegevens en informatie die je zelf uploadt, ter beschikking stelt of meedeelt op de website of die (automatisch) verzameld worden door jouw gebruik van onze website).
• Professionele gegevens (dit zijn gegevens over jouw functie en beroep en alle documenten en informatie die je tijdens een sollicitatie met Twizzit wilt delen (zoals je CV en  sollicitatiebrief).

Sectie 4 en 5 hieronder geven verder aan welke persoonsgegevens we voor welke verwerkingsactiviteit verwerken.

4.      TWIZZZIT als VERWERKER: Voor welke doeleinden verwerkt TWIZZIT persoonsgegevens, hoe lang en op basis van welke grondslag als verwerker?

4.1       Algemeen

Twizzit verwerkt voornamelijk persoonsgegevens via het Platform als verwerker zoals bepaald door en op instructie van Twizzit haar klanten of partners. Dit artikel 4 beschrijft voor welke doeleinden we jouw persoonsgegevens verwerken via ons Platform in hoedanigheid van verwerker. De verwerker (nl. in dit geval Twizzit) is diegene die handelt namens en in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke (nl. in dit geval Twizzit haar klanten of partners).

In dit scenario ben jij typisch:

• een gebruiker van het Platform die gemachtigd is door een klant of partner van Twizzit (bv. een club, organisatie, vereniging, federatie of koepelorganisatie) om gebruik te maken van het Platform);
• een klant, werknemer, zelfstandige dienstverlener, of andere vertegenwoordiger van een Twizzit-klant of partner.

De verwerkingsactiviteiten die plaatsvinden via Twizzit haar Platform is volledig afhankelijk van de functionaliteiten en features die worden ingebouwd, geconfigureerd en aangeboden door de Twizzit-klant of partner die jou een gebruiksrecht geeft op Twizzit en wiens (klant)omgeving binnen het Platform je gebruikt, jouw effectieve gebruik daarvan en welke persoonsgegevens je wenst te delen via voornoemde (klant)omgeving. Dit kan verschillen van Twizzit-klant tot Twizzit-klant en van partner tot partner die naar eigen goeddunken hun (klant)omgeving binnen het Platform kunnen samenstellen om aan te sluiten bij hun interne werking.

Deze titel beschrijft dus enkel op generieke wijze welke persoonsgegevens mogelijks verwerkt worden via het Platform. Voor meer informatie over de specifieke verwerkingsactiviteiten raden we je aan om rechtstreeks contact op te nemen met de Twizzit-klant of partner die jou een gebruiksrecht geeft op Twizzit en wiens (klant)omgeving binnen het Platform je gebruikt. De Twizzit-klant en/of partner is verplicht om je in meer detail te informeren over de verwerkingsactiviteiten die zij uitvoeren via het Platform.

Houd er rekening mee dat ons Platform en dienstverlening kan evolueren en dat er van tijd tot tijd meer functionaliteiten kunnen worden toegevoegd. In dat geval kan deze lijst ook evolueren en zal deze waar nodig worden bijgewerkt in overeenstemming met artikel 15.

4.2      Verwerkingsactiviteiten

Voor meer informatie over de specifieke rechtsgronden voor de verwerking of de bewaartermijnen raden we je aan om rechtstreeks contact op te nemen met de Twizzit-klant die jou een gebruiksrecht geeft om Twizzit te gebruiken en wiens klantomgeving binnen het Platform je gebruikt of kan je een e-mail sturen naar dpo@twizzit.be.

5.      TWIZZIT als VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE: Voor welke doeleinden verwerkt TWIZZIT persoonsgegevens, hoe lang en op basis van welke grondslag als verwerkingsverantwoordelijke?

5.1       Algemeen

Twizzit verwerkt eveneens in een beperkt aantal gevallen persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke. Dit artikel 5 beschrijft voor welke doeleinden we jouw persoonsgegevens verwerken in hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkingsverantwoordelijke is diegene die het doel en de middelen van de verwerkingsactiviteit bepaalt.

In dit scenario ben jij typisch:

• een website-bezoeker;
• een (vertegenwoordiger van een) Twizzit-klant of partner (zoals een club, organisatie, vereniging, federatie of koepelorganisatie) die een commerciële relatie heeft met Twizzit voor de aankoop en gebruik van het Platform; en/of
• een (vertegenwoordiger van een) prospect of potentiële Twizzit-klant of partner die geïnteresseerd is in de aankoop van een licentie op het Platform.

Welke persoonsgegevens Twizzit verwerkt is beperkt en hangt voornamelijk af van de persoonsgegevens die je wenst te delen en je gebruik van de Twizzit website. Houd er rekening mee dat de werking van onze website en systemen kan evolueren en dat er van tijd tot tijd meer functionaliteiten kunnen worden toegevoegd. In dat geval kan deze lijst ook evolueren en zal deze waar nodig worden bijgewerkt in overeenstemming met artikel 15.

Voor bepaalde verwerkingsdoeleinden heeft Twizzit jouw toestemming nodig. De toestemming die je geeft is altijd vrij en gratis en je hebt het recht om jouw toestemming op elk moment in te trekken. Je kan jouw toestemming intrekken door een e-mail te sturen naar: dpo@twizzit.be. Jouw intrekking van toestemming heeft geen invloed op de verwerking van persoonsgegevens voorafgaand aan deze intrekking of op onze verwerkingsactiviteiten die zijn gebaseerd op een andere rechtsgrond.

5.2      Verwerkingsactiviteiten

Voor meer informatie over de specifieke bewaartermijn kan je altijd een e-mail sturen naar: dpo@twizzit.be.

6.      Persoonsgegevens van derden

Wanneer je persoonsgegevens van derden met ons deelt, garandeer je dat je deze derden geïnformeerd hebt en de toestemming hebt verkregen om de persoonsgegevens van die derde met ons te delen.

7.       Cookies

Ons Platform maakt gebruik van cookies en soortgelijke technologieën. Voor meer informatie verwijzen wij naar onze cookie policy beschikbaar via https://twizzit.com/v2/knowledgebase/algemene-voorwaarden/cookie-policy/cookie-policy

8.      Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

Om de doeleinden die hierboven in sectie 4 en 5 staan beschreven te verwezenlijken, is het soms nodig dat wij jouw persoonsgegevens delen met volgende derden:

• Dienstverleners (die instaan voor de hosting van onze website, Platform en systemen, onze IT-infrastructuur en IT-veiligheid, betalingsdiensten, etc.);
• Derde partijen waarmee de Twizzit-klant of partner binnen zijn/haar (klant)omgeving een connectie wenst te maken (bv. mutualiteiten, federaties, koepelorganisaties) en wiens producten/software (bv. boekhoudsystemen en CRM-systemen) via een API door de Twizzit-klant of partner gekoppeld en/of geïntegreerd worden in het Platform;
• Onze professionele adviseurs (zoals advocaten, boekhouders, verzekeraars, en accountants); en
• Derden aan wie wij (delen van) onze aandelen, activiteiten of activa willen verkopen, overdragen of samenvoegen.

Op verzoek zullen wij je zo snel mogelijk informeren over de derden met wie jouw persoonsgegevens zijn gedeeld door je een meer gedetailleerde lijst te verstrekken.

Onze verwerkers en subverwerkers handelen altijd onder onze verantwoordelijkheid. Als wij subverwerkers inschakelen, zal dit altijd gebeuren in overeenstemming met een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de vereisten van de toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving en die jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk beschermt.

Daarnaast kunnen wij jouw persoonsgegevens openbaar maken indien dit wettelijk verplicht is, of indien wij te goeder trouw vaststellen dat een dergelijke openbaarmaking noodzakelijk is tijdens een rechtszaak of om onze rechten te beschermen.

9.      Internationale doorgiften naar landen buiten de europese economische ruimte

In principe geven wij jouw persoonsgegevens niet door aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”), tenzij je buiten de EER bent gevestigd en gebruik maakt van onze website, Platform, systemen en diensten van buiten de EER. Het is ook mogelijk dat we via onze verwerkers of subverwerkers jouw persoonsgegevens doorgeven aan landen buiten de EER. In dat geval zullen we jouw persoonsgegevens alleen doorgeven buiten de EER in overeenstemming met de toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving en mits passende waarborgen.

Neem contact met ons op als je meer informatie wil over de specifieke mechanismen die we gebruiken bij de doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER.

10.     Beveiliging van persoonsgegevens

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen, waarborgen en garanties geïmplementeerd om jouw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving, in het bijzonder om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, of ongeoorloofde wijziging of vernietiging.

Neem contact met ons op als je meer informatie wilt over de specifieke maatregelen die worden genomen.

Ondanks de door ons genomen maatregelen, moet je ervan bewust zijn dat er altijd risico's verbonden zijn aan het verzenden van persoonsgegevens via het internet. De beveiliging en bescherming van jouw persoonsgegevens kan nooit volledig worden gegarandeerd, noch kunnen wij garanderen dat onbevoegde derden nooit in staat zullen zijn deze maatregelen te omzeilen of jouw persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden te gebruiken.

11.     Wat zijn jouw rechten en hoe kan je deze uitoefenen?

Binnen de grenzen van de toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: je hebt het recht om van ons bevestiging te krijgen of wij jouw persoonsgegevens al dan niet verwerken en de persoonsgegevens die wij over jou bezitten in te kijken en een kopie ervan te vragen.
• Recht op verbetering: indien je merkt dat we foutieve of onvolledige persoonsgegevens van jou verwerken, heb je het recht te vragen dat deze worden verbeterd of aangevuld.
• Recht op verwijdering (of “vergetelheid”): in bepaalde gevallen hebt je het recht om verwijdering van jouw persoonsgegevens te bekomen (bijv. indien jouw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld).
• Recht op bezwaar: in bepaalde gevallen heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.
• Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde gevallen kan je ons vragen de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken (bijv. terwijl we de juistheid van jouw persoonsgegevens controleren en desgevallend aanpassen).
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: in bepaalde gevallen heb je het recht om jouw persoonsgegevensgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, en deze over te dragen (of te laten overdragen) naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Het uitoefenen van jouw rechten is in principe gratis. Enkel in geval van onredelijke of herhaaldelijke verzoeken behouden wij ons het recht voor een redelijk administratief bedrag aan te rekenen. We informeren je steeds van het bedrag vooraleer we het aanrekenen.

Je kan jouw rechten uitoefenen door ons te contacteren via: dpo@twizzit.be.

Om je zo efficiënt mogelijk te kunnen helpen, vragen we je steeds te specifiëren welk recht je wenst uit te oefenen en jouw verzoek zo duidelijk mogelijk te omschrijven. Houd er rekening mee dat we in sommige gevallen bijkomende informatie zullen opvragen om er zeker van te zijn dat we met de juiste persoon te maken hebben.

Indien je ons contacteert om jouw rechten uit te oefenen zullen we binnen één maand antwoorden. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximaal 3 maanden), maar informeren we je binnen de maand over de redenen waarom.

12.     Jouw recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

Indien je van mening bent dat onze verwerking van jouw persoonsgegevens niet conform de toepasselijk Gegevensbeschermingswetgeving gebeurt, hebt je het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in de lidstaat waar je gewoonlijk verblijft, jouw werkplek hebt of de beweerde inbreuk op de toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving is begaan.

In België is de Gegevensbeschermingsautoriteit de bevoegde toezichthoudende autoriteit:

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Drukpersstraat 35, 1000 Brussels, Belgium

+32 (0)2 274 48 00

contact@apd-gba.be.

Wij zouden echter graag de kans krijgen om jouw bezorgdheden op te lossen voordat je je tot de Gegevensbeschermingsautoriteit wendt. Wij verzoeken je dan ook vriendelijk om in eerste instantie contact met ons op te nemen.

13.     Links van derde partijen

Onze website, Platform en systemen kunnen links bevatten naar applicaties en websites van derden (zoals betaalproviders). Wanneer je via onze website, Platform en systemen zou worden doorverwezen naar een andere website, platform of applicatie kunnen er andere voorwaarden, privacy- en cookieverklaringen van toepassing zijn. Twizzit is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze applicaties en websites en is niet verantwoordelijk voor de privacy standaarden en praktijken van die derde partij. Wij raden je aan om de relevante privacyverklaring van deze derden te lezen voordat je hun cookies accepteert en hun applicaties en/of websites bezoekt, om jezelf ervan te verzekeren dat jouw persoonsgegevens voldoende beschermd zijn.

14.     Aansprakelijkheid

Indien wij jouw persoonsgegevens op een rechtmatige wijze hebben doorgegeven aan een derde (die geen (sub)verwerker van ons is), zijn wij niet aansprakelijk voor enige onrechtmatige verwerking of onrechtmatig gebruik door die derde.

Twizzit is in elk geval enkel aansprakelijk voor de schade veroorzaakt door het verwerken van persoonsgegevens indien zij niet voldeed aan de specifieke verplichtingen van de toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving. Twizzit zal in geen enkel geval aansprakelijk zijn voor enige bijzondere, incidentele, indirecte of gevolgschade of -verliezen.

15.     Wijzigingen aan deze privacy policy

We kunnen deze privacy policy te allen tijde wijzigen. Alle wijzigingen die wij aanbrengen in deze verklaring zullen worden aangekondigd op onze website of Platform. De datum van de meest recente versie is zichtbaar bovenaan en onderaan. Bekijk deze privacy policy regelmatig om op de hoogte te blijven van wijzigingen die op jou van invloed kunnen zijn.

Gewijzigde versies van deze privacy policy treden in werking veertien (14) dagen na publicatie ervan op de website of het Platform en zullen, indien noodzakelijk, steeds ter goedkeuring worden voorgelegd. Indien wijzigingen noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke vereiste zullen zulke wijzigingen onmiddellijk in werking treden.

16.     Toepasselijk recht en bevoegdheid

Deze privacy policy wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met de Belgische wetgeving.

De rechtbanken van Antwerpen (departement Antwerpen) zijn exclusief bevoegd om te oordelen over elk geschil dat zou kunnen voortvloeien uit de interpretatie of de uitvoering van deze privacy policy, onverminderd het recht van de consument om een geschil voor te leggen aan een bevoegde rechtbank op basis van een dwingende wettelijke bepaling.