Binnen ledenorganisaties zijn er heel wat gelegenheden om leuke foto’s en filmpjes van je leden te maken en die te delen met je community. Maar opgelet: er zijn een aantal strenge regeltjes waarmee je rekening moet houden. We bundelen wat je moet weten over privacyregels & beeldmateriaal in deze blog.

GDPR is watching you

GDPR (General Data Protection Regulation) is een Europese wetgeving die de privacy en bescherming van persoonlijke gegevens van burgers binnen de EU regelt. Onder persoonlijke gegevens vallen standaard gegevens zoals naam, adres of e-mailadres. Maar ook foto's en filmpjes worden als persoonlijke gegevens beschouwd omdat je er individuen mee kan identificeren. Het is dus cruciaal om bewust om te gaan met beeldmateriaal van je leden. Zo voorkom je niet enkel juridische gevolgen en hoge GDPR-boetes, maar het ook voor een omgeving waarin iedereen zich comfortabel voelt.

Mag je zomaar beelden maken van je leden?

Neen, je mag niet zomaar beeldmateriaal van je leden maken. Toestemming is vereist. Voor gerichte beelden, waar je leden duidelijk herkent, moet je altijd vooraf toestemming vragen. Die toestemming kan schriftelijk, mondeling of stilzwijgend (door te poseren voor de foto). Maak je niet-gerichte beelden waarop de personen niet herkenbaar zijn, dan heb je geen toestemming nodig. Tenzij de leden op het sfeerbeeld dit weigeren. Dat dien je uiteraard te respecteren. Dus onthoud vooral: eerst vragen, dan klikken.

Let op: voor minderjarigen is de toestemming van de ouders of voogd vereist.

Mag je zomaar beelden gebruiken van je leden?

Nu je leuke beelden (met toestemming) hebt gemaakt, wil dat niet zeggen dat je er van alles mag mee gaan doen. Voor het verspreiden van gerichte beelden is een aparte toestemming vereist. Daarbij beslist de afgebeelde persoon of en hoe het beeldmateriaal gebruikt mag worden. Dat valt onder het portretrecht. Communiceer dus duidelijk en transparant waarvoor je het beeldmateriaal gaat gebruiken.

Wat als een lid niet akkoord gaat met een foto of video?

Gaat een lid niet akkoord met een beeld die je van hem / haar hebt gemaakt of met het gebruik ervan? Dan moet je dit respecteren, ook al heb je voordien toestemming verkregen. Afgebeelde personen kunnen hun toestemming op elk moment intrekken. Ga respectvol om met het verzoek en verwijder het beeld in kwestie zo snel mogelijk.

Tips & tricks voor verantwoord beeldgebruik

  • Verzamel de toestemming voor zowel het maken als gebruiken van beelden van je leden bij de inschrijving. Zo hoef je daar later niet meer aan te denken. Je kan dit doen via een toestemmingsformulier of een privacyverklaring die leden moeten ondertekenen.

  • Focus bij het maken van beelden voornamelijk op algemene foto’s i.p.v. close-upfoto’s. Op groepsfoto’s of sfeerbeelden zijn leden minder direct in beeld en minder herkenbaar, wat de kans op privacyproblemen verkleint.

  • Plaats jezelf in de schoenen van de afgebeelde persoon. Hoe zou jij het vinden als iemand een gelijkaardige foto van jou zou maken en gebruiken? Empathie is key!

  • Wil je bepaalde gerichte beelden gebruiken in je promotiemateriaal, dan kun je best altijd nog even dubbelchecken met de afgebeelde leden om problemen nadien te vermijden.

  • Maak een onderscheid tussen publieke en privé-beelden. Bepaal zorgvuldig welke beelden je openbaar deelt en welke je enkel intern met je leden of bepaalde ledengroepen deelt via een afgeschermde omgeving (bv. ledenplatform, beveiligde pagina op je website, …).