Au sein des organisations de membres, il existe de nombreuses occasions de prendre des photos et des vidéos amusantes de vos membres et de les partager avec votre communauté. Mais attention: il y a des règles à respecter. Nous regroupons ce que vous devez savoir sur les règles de confidentialité et les images dans ce blog.

GDPR is watching you

Le GDPR (General Data Protection Regulation) est une législation européenne qui régit la confidentialité et la protection des données personnelles des citoyens au sein de l'UE. Les données personnelles comprennent des données standard telles que le nom, l'adresse ou l'adresse électronique. Mais les photos et les vidéos sont également considérées comme des données personnelles car elles permettent d'identifier des personnes. Il est donc crucial de traiter consciemment les images de vos membres. De cette manière, vous éviterez non seulement les conséquences juridiques et les amendes élevées liées au GDPR, mais vous garantirez également un environnement dans lequel tout le monde se sent à l'aise.

Pouvez-vous prendre des photos / vidéos de vos membres?

Non, vous n'avez pas le droit de simplement prendre des photos de vos membres. Une autorisation est nécessaire. Pour les images ciblées, où vous reconnaissez clairement les membres, vous devez toujours demander une autorisation préalable. Cette autorisation peut être écrite, verbale ou tacite (en posant pour la photo). Si vous prenez des images non ciblées où les personnes ne sont pas reconnaissables, vous n'avez pas besoin d'autorisation. Sauf si les membres de la photo refusent cette autorisation. Bien entendu, vous devez respecter ce refus. En bref: demandez d'abord, cliquez ensuite.

Remarque: les mineurs doivent obtenir l'autorisation de leurs parents ou de leur tuteur.

Pouvez-vous utiliser des photos / vidéos de vos membres?

Maintenant que vous avez pris de belles images (avec autorisation), cela ne signifie pas que vous pouvez en faire n'importe quoi. Une autorisation distincte doit être obtenue avant de distribuer des images ciblées. Ce faisant, la personne représentée décide si et comment le matériel visuel peut être utilisé. Cela relève du droit à l'image. Communiquez de manière claire et transparente sur l'utilisation que vous comptez faire du matériel visuel.

Que faire si un membre n'est pas d'accord avec une image?

Un membre n'est pas d'accord avec une image que vous avez prise de lui ou avec son utilisation? Dans ce cas, vous devez le respecter, même si vous avez obtenu son consentement au préalable. Les personnes photographiées peuvent retirer leur consentement à tout moment. Traitez la demande avec respect et retirez l'image en question dès que possible.

Conseils et astuces pour une utilisation responsable des images

  • Lors de l'inscription, demandez l'autorisation de prendre et d'utiliser des photos de vos membres. Vous n'aurez ainsi pas à y réfléchir plus tard. Vous pouvez le faire au moyen d'un formulaire de consentement ou d'une déclaration de confidentialité que les membres doivent signer.

  • Prenez des photos générales plutôt que des photos en gros plan. Sur les photos de groupe ou les photos d'ambiance, les membres sont moins directement visibles et moins reconnaissables, ce qui réduit le risque de problèmes liés à la protection de la vie privée.

  • Mettez-vous à la place de la personne photographiée. Que ressentiriez-vous si quelqu'un prenait et utilisait une photo similaire de vous? L'empathie est essentielle!

  • Si vous souhaitez utiliser certaines images ciblées dans votre matériel promotionnel, il est toujours préférable de vérifier auprès des membres représentés afin d'éviter tout problème ultérieur.

  • Faites la distinction entre les images publiques et les images privées. Déterminez soigneusement quelles images vous partagez publiquement et lesquelles vous partagez uniquement en interne avec vos membres ou certains groupes de membres via un environnement sécurisé (par exemple, une plateforme de membres, une page sécurisée sur votre site web, etc.).