Créer et gérer un modèle de facturation

 

Ajouter un modèle


Créez un modèle pour générer des calculs automatiques. Ce modèle est une combinaison de différentes conditions qui effectue le calcul automatique du montant à payer pour vous. Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter un modèle:

  1. Ouvrez le module "facturation"
  2. Cliquez sur le registre souhaité. Si vous n'avez ajouté qu'un seul registre, il s'ouvrira automatiquement
  3. Sélectionnez l'onglet "générer plusieurs factures"
  4. Cliquez sur "créer un nouveau modèle"
  5. Donnez un titre à votre modèle
  6. Si vous le souhaitez, copiez un modèle déjà existant
  7. Cochez l'option "utiliser ce modèle par défaut", si vous souhaitez appliquer automatiquement ce modèle lors de la création d'une nouvelle facture dans ce registre
  8. Cliquez sur "enregistrer".

Ajoutez des lignes au modèle 

Ajoutez des lignes à votre modèle en cliquant sur le bouton vert "+ Ajouter une nouvelle ligne". Les lignes sont les différents éléments qui peuvent apparaître sur la facture. Pour chaque ligne, fournissez les informations suivantes:

  • Quantité: Déterminez combien de fois la ligne peut être chargée. (Par exemple: une fois par famille ou une fois par contact.)
  • Ligne de description: Il s'agit de la description qui sera visible par le destinataire sur la facture.
  • Montant: Montant de la ligne facturée, toujours hors TVA.
  • Type: type du montant. Choisissez parmi les options suivantes:
    • €: pour un montant exprimé en euros
    • %: pour un montant exprimé en pourcentage (ex: si vous souhaitez donner une remise de 10%)
    • Limite supérieure: lorsque le total général d'une facture ne peut dépasser une certaine limite (en euros).
    • Limite inférieure: le montant minimum que le destinataire doit payer (en euros).
    • Total du contrat: le montant total du contrat est facturé.
    • Total réservation: Le montant total de la réservation sera facturé.
  • Taxe: Le taux de TVA utilisé.
L'ordre des lignes peut influencer le calcul d'une facture.

 

N'avez-vous pas ajouté de conditions à une ligne spécifique? Alors, il est automatiquement ajouté à chaque facture.

 

Utilisez également des balises dans la description de vos lignes pour les personnaliser. Ici, vous pouvez utiliser les balises suivantes:

  • CONTACTFULLNAME : Utilisez cette balise pour afficher le nom du contact sur la facture (uniquement disponible si cette ligne est facturée par contact).
  • ACTIVITY_NAME : Utilisez cette balise pour afficher le nom de l'activité facturée (disponible uniquement si cette ligne est facturée par activité).
  • CONTRACT_NAME : Utilisez cette balise pour afficher le nom du contrat à facturer (uniquement disponible si cette ligne est facturée par contrat).
  • GROUP_NAME : Utilisez cette balise pour afficher le nom du groupe à facturer (uniquement disponible si cette ligne est facturée par groupe).
  • MEMBERSHIP_TYPE : Utilisez cette balise pour afficher le nom de l'abonnement qui est facturé (uniquement disponible si cette ligne est facturée par abonnement).
  • RESOURCE_NAME : Utilisez cette balise pour afficher le nom de la ressource à facturer (disponible uniquement si cette ligne est facturée par ressource).
 

Ajouter des conditions au modèle

Ajoutez des conditions aux lignes dans le modèle afin qu'elles n'apparaissent que dans des cas spécifiques. Suivez le plan étape par étape ci-dessous pour ajouter des conditions:

  1. Ouvrez la ligne pour laquelle vous souhaitez ajouter une condition en cliquant sur la flèche devant la ligne
  2. Cliquez sur "ajouter une condition"
  3. Entrez la condition souhaitée en utilisant les critères demandés
  4. Cliquez sur "enregistrer".
Pour voir un exemple de facture, saisissez le nom d'un contact, d'une famille ou d'une entreprise en bas. 

 

Actions pour le modèle

À côté du bouton pour générer / simuler des factures, vous trouverez un bouton bleu "actions". Cliquez pour trouver les options suivantes pour le modèle::

  • "Simuler / générer des factures". En savoir plus ici.
  • "Modifier le modèle": Permet de modifier le modèle ultérieurement (lorsque les taux changent, par exemple)
  • "Définir par défaut": Cela signifie que le modèle sélectionné est défini comme modèle par défaut.
  • "Supprimer le modèle": Ici, vous pouvez supprimer le modèle ouvert.

Twizzit définit un modèle pour chaque organisation. Vous pouvez toujours nous contacter pour cela via le module de support intégré.

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