Traiter les inscriptions automatiquement

Créer un contact automatiquement / Lier vers un contact existant

Voulez-vous créer automatiquement un nouveau contact en fonction des données saisies ou voulez-vous lier l'inscription à un contact existant? Suivez alors les étapes ci-dessous:

  1. Ouvrez le module "formulaires d'inscription"
  2. Cliquez sur "paramètres du formulaire"
  3. Sélectionnez le sous-onglet Traiter inscriptions
  4. Sous Conversion 1, sélectionnez l'option Créer / lier au contact et sélectionnez les options souhaitées:
  5. Cliquez sur "enregistrer".

Lier automatiquement une adhésion à des contacts qui remplissent le formulaire

Voulez-vous vous assurer que les contacts qui remplissent le formulaire se voient automatiquement attribuer une adhésion? Suivez alors les étapes ci-dessous:

  1. Ouvrez le module "formulaires d'inscription"
  2. Cliquez sur "paramètres du formulaire" sous le formulaire souhaité
  3. Sélectionnez le sous-onglet "traiter inscriptions"
  4. Cochez sous "conversion 1" l'option "créer / lier au contact" et sélectionnez les options souhaitées:
    •  "Créer un nouveau contact"
    • "Lier l'entrée à un contact existant"
  5. Cochez l'option "Créer une nouvelle adhésion"
  6. Choisissez parmi les options suivantes:
    • "Utiliser le type d'adhésion défini dans l'inscription": Le formulaire doit contenir un champ de type type d'adhésion.
    • "Utiliser un type de membre prédéfini": Sélectionnez un type de membre. Tous les contacts recevront alors le même type d'adhésion.
  7. Sélectionnez une date ou une saison de fin d'adhésion
  8. Si vous le souhaitez, cochez les options suivantes:
    • "Créer cette adhésion uniquement si l'utilisateur n'est pas encore membre actif"
    • "Créez cette adhésion uniquement si l'utilisateur n'a pas une adhésion active du même type"
  9. Cliquez sur "enregistrer".

Ajouter automatiquement des contacts à un groupe

Souhaitez-vous que les contacts qui remplissent le formulaire soient automatiquement affectés au bon groupe dans Twizzit? Suivez alors les étapes ci-dessous:

  1. Ouvrez le module "formulaires d'inscription"
  2. Cliquez sur "paramètres du formulaire" sous le formulaire souhaité
  3. Sélectionnez le sous-onglet "traiter inscriptions"
  4. Cochez sous "conversion 1" l'option "créer / lier au contact" et sélectionnez les options souhaitées:
    • "Créer un nouveau contact"
    • "Lier l'entrée à un contact existant"
  5. Cochez l'option "ajouter un contact au groupe"
  6. Choisissez ensuite parmi les options suivantes:
    • "Utiliser le groupe défini dans l'inscription": Le formulaire doit contenir un champ de type groupe.
    • "Ajouter au groupe prédéfini": Sélectionnez un groupe. Tous les contacts seront donc ajoutés au même groupe.
  7. Sélectionnez ensuite également la fonction de groupe en choisissant parmi les options suivantes:
    • "Utiliser la fonction définie dans l'inscription": Le formulaire doit contenir un champ du type de fonctions de contact.
    • "Lier avec la fonction de groupe prédéfinie": Sélectionnez une fonction. Tous les contacts seront donc ajoutés au groupe avec la même fonction.
  8. Ensuite, si vous le souhaitez, cochez l'option "Ne lier ce contact que s'il n'est pas encore lié au groupe avec la même fonction"
  9. Cliquez sur "enregistrer".

Créez automatiquement un document personnalisé

Vous souhaitez envoyer un document de mutuelle à toutes les personnes inscrites? Utilisez alors les documents personnalisés générés automatiquement. Pour ce faire, procédez comme suit:

  1. Ouvrez le module "formulaires d'inscription"
  2. Cliquez sur "paramètres du formulaire" sous le formulaire souhaité
  3. Sélectionnez le sous-onglet "traiter inscriptions"
  4. Cochez sous "conversion 1" l'option "créer / lier au contact" et sélectionnez les options souhaitées:
    • "Créer un nouveau contact"
    • "Lier l'entrée à un contact existant"
  5. Cochez l'option "créer un document personnel pour le contact"
  6. Sélectionnez le modèle souhaité
  7. Si vous le souhaitez, cochez l'option "envoyer le document à la personne de contact créée / liée" et modifiez le message en cliquant sur le lien vert.
  8. Cliquez sur "enregistrer".

Créer / lier automatiquement à la famille

Voulez-vous également créer automatiquement les familles de votre club en fonction des inscriptions? C'est possible! Lisez comment ci-dessous.

  1. Ouvrez le module "formulaires d'inscription"
  2. Cliquez sur "paramètres du formulaire" sous le formulaire souhaité
  3. Sélectionnez le sous-onglet "traiter inscriptions"
  4. Cochez sous "conversion 1" l'option "créer / lier à la famille" et sélectionnez les options souhaitées:
    • "Créer une nouvelle famille"
    • "Liez l'enregistrement à une famille existante". L'inscription ne sera alors liée que si une seule correspondance est trouvée sur la base du nom et de l'adresse.
    • "Lier le contact à la famille si le contact n'est pas lié à une famille"
      • "Utiliser la fonction famille définie dans l'enregistrement": Le formulaire doit contenir un champ de type fonction famille.
      • "Lier avec la fonction familiale prédéfinie":Ttous les contacts sont ajoutés avec la même fonction.
  5. Cliquez sur "enregistrer".

Créer / lier automatiquement à l'entreprise

Demandez les détails de l'entreprise dans votre formulaire, liez automatiquement les personnes aux entreprises ou créez de nouvelles entreprises dans Twizzit.  

  1. Ouvrez le module "formulaires d'inscription"
  2. Cliquez sur "paramètres du formulaire" sous le formulaire souhaité
  3. Sélectionnez le sous-onglet "traiter inscriptions"
  4. Sous "conversion 1", sélectionnez l'option "créer / lier à l'entreprise" et sélectionnez les options souhaitées:
    • "Créer une nouvelle entreprise si aucune correspondance n'est trouvée sur la base du nom de l'entreprise "
    • "Lier l'inscription à une entreprise existante si exactement une entreprise correspondante est trouvée sur la base du nom de l'entreprise"
    • "Lier le contact à l'entreprise avec la fonction suivante"
      • "Fonction de contact professionnel définie dans l'inscription": le formulaire doit contenir un champ de type fonction métier
      • "Fonction de contact professionnel prédéfinie": tous les contacts sont ajoutés avec la même fonction.
  5. Cliquez sur "enregistrer".

 Créez automatiquement des factures

Facturez automatiquement en fonction d'une inscription en suivant les étapes ci-dessous:

  1. Ouvrez le module "formulaires d'inscription"
  2. Cliquez sur "paramètres du formulaire" sous le formulaire souhaité
  3. Sélectionnez le sous-onglet "traiter inscriptions"
  4. Sous "conversion 1", cochez l'option "créer une facture"
  5.  Choisissez ensuite parmi les options suivantes pour qui vous souhaitez créer la facture:
    • "Le contact lié à l'inscription"
    • "La famille liée à l'inscription"
    • "L'entreprise liée à l'inscription"
    • "La famille liée à l'inscription ou le contact lié si aucune famille n'est disponible"
    • "L'entreprise liée à l'inscription ou au contact lié si aucune entreprise n'est disponible"
  6. Sélectionnez le registre
  7. Choisissez un mise-en-page
  8. Envoyez la facture par e-mail au destinataire.
  9. Cliquez sur "enregistrer".
La création et l'envoi automatiques d'une facture ne sont possibles que si un contact / entreprise / famille est automatiquement lié à l'inscription.
 
Votre formulaire contient-il des données de plusieurs personnes? Sélectionnez ensuite une deuxième conversion lors du formatage du formulaire et sélectionnez également le traitement de ces données sous Traiter les enregistrements.
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