Le module de facturation vous permet d'envoyer facilement des factures et des notes de débit et de crédit. Vous pouvez simplifier l'envoi de documents en définissant des messages standard. De cette façon, les destinataires des factures, des notes de crédit et de débit savent toujours ce que l'on attend d'eux. Pour faire ainsi, suivez les étapes ci-dessous:
Ouvrez le module "facturation"
Ouvrez le registre souhaité
Cliquez sur l'onglet "paramètres"
Cliquez ensuite sur le sous-onglet "notifications"
Faites les ajustements souhaités
Cliquez sur "enregistrer".
Vous pouvez ensuite définir les messages suivants liés à votre document:
Notification de facture: Ce message est envoyé au destinataire lors de l'envoi d'une facture.
Notification de note de débit: Ce message est envoyé au destinataire lors de l'envoi d'une note de débit.
Notification de note de crédit: Ce message est envoyé au destinataire lors de l'envoi d'une note de crédit.
Rappels: Ce message sera envoyé au destinataire dès que la date d'expiration du document est passée et que le paiement n'a pas encore été reçu. Déterminez ici également l'intervalle de temps pendant lequel ce rappel doit être diffusé. Le premier est envoyé automatiquement à la date d'expiration. De plus, sélectionnez les labels qui ne reçoivent pas de rappels, par exemple: les personnes qui souhaitent payer en plusieurs fois.
Confirmation de paiement: Ce message sera envoyé au destinataire dès réception du paiement.
Vous pouvez également choisir d'avertir certaines personnes lorsqu'un nouveau paiement a été reçu. Cochez l'option "envoyer une notification aux personnes suivantes si un paiement a été reçu". Saisissez le nom du contact souhaité dans la barre blanche. Par exemple, le secrétaire de votre club.
Utilisez des tags pour personnaliser ces notifications. Pour obtenir un aperçu des balises disponibles, cliquez sur "utiliser tags".
Twizzit est disponible en plusieurs langues pour votre organisation? Assurez-vous que les messages sont complétés pour chaque langue!
Des factures, notes de crédit et notes de débit peuvent être établies pour les contacts, les familles ou les entreprises. En fonction de cela, les notifications ci-dessus peuvent être envoyées à différentes personnes.
Par exemple, les documents pour la famille peuvent être envoyés à l'adresse e-mail de la famille, mais aussi aux contacts associés à cette famille. Il est donc important de préciser quels membres de la famille reçoivent la facture (par exemple, mère et père). Vous pouvez également spécifier qui reçoit les documents pour les entreprises (par exemple, directeur commercial). Vous pouvez définir cela comme suit:
Ouvrez le module "facturation"
Ouvrez le registre souhaité
Cliquez sur l'onglet "paramètres"
Cliquez ensuite sur le sous-onglet "notifications"
Faites défiler jusqu'à la section "envoyer une notification à"