Découvrez comment choisir en 3 étapes un logiciel de gestion des membres qui fera gagner du temps, de l'argent et évitera des frustrations à votre club ou association.

 

101 outils: le stress du choix garanti

Un outil de gestion des membres est un logiciel qui aide les associations à simplifier leur administration grâce à la digitalisation: des inscriptions et paiements à la communication et la gestion des présences. Il existe des outils simples et des solutions complètes avec portails membres, applications mobiles, options personnalisées, etc. L'offre est si variée qu’on s’y perd facilement.

 

Quels sont les bénéfices d’un bon outil?

Ne vous laissez pas décourager par le labyrinthe numérique, car le bon outil peut vraiment faire la différence. Les organisations économisent jusqu’à 30 % de temps sur leur administration, communiquent plus efficacement et renforcent l’engagement de leurs membres. En bref: moins de chaos, plus de temps, plus d’impact.

 

Entre 50 et 70 % des projets informatiques échouent faute de stratégie.

 

Pourquoi mieux vaut être bien préparé

Mais toutes les associations ne profitent pas automatiquement des avantages de la digitalisation. Entre 50 et 70 % des projets informatiques échouent en raison d’un manque de stratégie: l’outil choisi ne répond pas aux besoins, reste cantonné à un seul département ou ne bénéficie pas d’un soutien interne suffisant. Pour des organisations aux ressources limitées, c’est une erreur coûteuse. En plus de l’aspect financier, la motivation chute rapidement si une plateforme ne tient pas ses promesses. Les utilisateurs décrochent et la confiance s’effondre. D’où l’importance d’une bonne préparation.

 

Passez à l’action en trois étapes

Votre recherche d’un outil de gestion des membres peut se structurer en trois étapes. D’abord, il est essentiel de bien comprendre les besoins réels de votre organisation. Ensuite, place à une analyse ciblée du marché. Enfin, une phase de test vous permettra de valider l’outil qui vous aidera réellement à avancer. Suivez le guide.

 

 

Étape 1: De quoi votre club a-t-il réellement besoin?

L’erreur la plus courante? Taper sur Google avant même d’avoir défini vos besoins. Ensuite, on se laisse séduire par une interface ou quelques fonctionnalités alléchantes… mais qui ne correspondent pas à vos réalités. Résultat: un outil qui en fait beaucoup, sauf ce dont vous avez vraiment besoin. Une bonne analyse interne vous évitera ce scénario.

 

Cartographiez clairement votre fonctionnement

Pour découvrir ce dont votre organisation a vraiment besoin, il est essentiel de bien comprendre comment elle fonctionne aujourd’hui. Commencez par cartographier son fonctionnement étape par étape dans un schéma visuel. Cela vous permettra de visualiser rapidement ce qui fonctionne bien et où se situent les points de blocage. Voici comment procéder:

  1. Listez vos principales tâches (gestion des membres, organisation d’activités, communication, etc.).

  2. Décomposez chaque tâche en sous-tâches (inscriptions, attestations, factures, etc.).

  3. Indiquez les outils actuellement utilisés pour chaque tâche (Excel, Google Forms, WhatsApp...).

  4. Notez pour chaque outil les limitations ou frustrations actuelles.

  5. Schématisez les flux d’information: comment l’information circule-t-elle entre les différentes tâches ou processus? Faites la distinction, dans votre schéma, entre les flux manuels et les flux automatisés.

 

Impliquez vos collègues

Ne restez pas seul dans l’analyse. Impliquez des collègues de chaque équipe concernée: coachs, responsables de bénévoles, gestionnaires de cafétéria… Demandez-leur comment ils travaillent, ce qui les bloque, ce qu’ils souhaitent. Vous aurez ainsi une vision réaliste, partagée, et un soutien précieux lors de l’implémentation.

 

Analysez votre situation actuelle

  

Ensuite, analysez votre fonctionnement actuel de manière approfondie. Voici comment procéder:

  1. Repérez ce qui coince: Examinez attentivement les processus manuels et les outils inefficaces dans votre schéma. Où effectuez-vous un double travail? Où la communication se bloque-t-elle? Mettez ces points de friction en évidence dans votre schéma à l’aide d’une couleur ou d’un pictogramme. Cela vous permettra de visualiser rapidement ce qui peut être amélioré.

  2. Déterminez vos besoins: Appuyez-vous sur les points de friction, mais aussi sur le fonctionnement idéal que vous visez. Que doit offrir le nouvel outil? Pensez à des fonctionnalités comme les formulaires, les paiements, la gestion des présences, mais aussi aux éventuelles connexions avec vos logiciels existants, comme votre logiciel de comptabilité. Établissez une liste et faites la distinction entre les éléments indispensables et ceux qui seraient un plus.

  3. Formulez vos objectifs: Que souhaitez-vous atteindre avec le nouvel outil? Moins de travail en double? Une meilleure vue d’ensemble? Une communication plus fluide? Notez vos objectifs et veillez à ce qu’ils soient concrets.

  4. Pensez aux aspects pratiques: Avant de partir à la recherche d’un outil, définissez un budget réaliste. Prenez en compte les frais supplémentaires comme les frais de démarrage, les formations, etc. Évaluez aussi les compétences numériques présentes dans votre équipe: sont-elles suffisantes ou aurez-vous besoin d’un accompagnement externe?

 

 

Étape 2: Explorez le marché

Une fois vos besoins clairs, il est temps d’explorer le marché. Grâce à votre préparation, vous allez pouvoir comparer les outils efficacement et éviter de tomber dans le piège du ‘nom connu’ ou du ‘moins cher’.

 

Faites une recherche ciblée en ligne

La manière la plus rapide de découvrir des outils logiciels? Faites une recherche ciblée en ligne. Attendez-vous à une multitude d’options, donc affinez vos recherches. Utilisez des termes précis comme 'gestion des membres club sportif Belgique' ou 'CRM gestion des bénévoles'. Concentrez-vous sur les fournisseurs locaux: ils connaissent mieux les réglementations et comprennent votre réalité. N’oubliez pas de consulter des avis et des études de cas pour voir comment l’outil fonctionne concrètement dans d’autres organisations.

 

Astuce outil: Twizzit

À la recherche d’un outil tout-en-un pour votre organisation? Twizzit réunit plus de 30 fonctionnalités sur une seule plateforme intuitive: gestion des inscriptions, communication, facturation, boutique en ligne, présences, et bien plus. Le tout parfaitement intégré, pour éviter les doubles saisies. Grâce à son app, vous renforcez l’engagement de vos membres et bénévoles. Twizzit offre aussi un accompagnement personnalisé et évolue en continu. Plus de 4.200 associations l’utilisent déjà. Demandez ici votre démo gratuite et voyons ensemble comment Twizzit peut s’adapter à votre fonctionnement.

 

Activez votre réseau

Parlez-en autour de vous. Quels outils utilisent vos connaissances, collègues, ou autres clubs? Ont-ils été satisfaits? Pourquoi? Cela vous donne une image plus réaliste de ce qui fonctionne en pratique.

 

Pensez processus, pas tâches isolées

Préférez un système qui automatise l’ensemble des processus plutôt que des outils séparés pour chaque tâche. Si les outils ne communiquent pas entre eux, vous devrez transférer les données manuellement: c’est chronophage et source d’erreurs. Une solution intégrée est plus efficace, surtout pour les petites organisations. En outre, une telle solution globale améliore aussi l’expérience des membres: inscription, paiement, réception des attestations et communication se font via une seule plateforme. Rapide, clair et personnalisé.

 

La solution standard suffit

Le sur-mesure peut sembler séduisant, mais il est souvent coûteux et superflu. Les solutions standard modernes sont flexibles, basées sur des années d’expérience et évoluent avec le secteur. Vous bénéficiez d’une expertise intégrée, de mises à jour régulières et de méthodes éprouvées, sans frais supplémentaires. Cela les rend souvent plus intéressantes qu’une solution personnalisée coûteuse et unique.

 

Optez pour un fournisseur accessible

Beaucoup d’informations sont souvent disponibles sur le site web, mais vous manquez quelque chose? Appelez le fournisseur. Vous obtiendrez rapidement des réponses, pourrez poser des questions précises et verrez immédiatement s’il est à l’écoute de ses clients.

Pas de démo ni de contact possible? Vous pouvez essayer une version gratuite, mais cela prend souvent beaucoup de temps et génère de la frustration. C’est aussi souvent un signe qu’il y aura peu de soutien par la suite. Mieux vaut donc choisir un fournisseur facilement joignable, qui réfléchit avec vous et vous accompagne même après l’achat. Cela permet d’éviter les problèmes et de poser les bases d’une collaboration durable.

 

Demandez une démo de l’outil

Une démo vous donne une idée claire du fonctionnement de l’outil. Vous testez la convivialité, découvrez si le flux de travail est logique et pouvez ainsi mieux évaluer si la solution convient à votre organisation.

 

Comparez intelligemment: votre checklist d’évaluation

Vous avez une sélection d’outils? Il est temps de les évaluer de manière critique. Posez des questions ciblées pour vous assurer que l’outil répond vraiment à vos besoins. Cela vous évitera des malentendus ou de mauvaises surprises par la suite.

Utilisez cette checklist comme fil conducteur:

  • Fonctionnalités: L’outil propose-t-il tout ce dont vous avez besoin? Examinez ensuite chaque fonction de plus près: comment cela fonctionne-t-il concrètement?

  • Automatisation: Quels processus pouvez-vous automatiser? Comment les différentes fonctions sont-elles liées?

  • Objectifs: L’outil vous aide-t-il à atteindre les objectifs définis à l’étape 1?

  • Intégrations: Le logiciel fonctionne-t-il avec vos systèmes actuels (ex. comptabilité)?

  • Coût: Quel est le coût de la licence? Y a-t-il des frais supplémentaires (ex. frais de départ, formations, croissance, etc.)?

  • Support: Êtes-vous accompagné lors du démarrage? Existe-t-il une base de connaissances ou un service d’assistance?

  • Sécurité: Vos données sont-elles en sécurité? Pouvez-vous facilement gérer les droits d’accès?

  • Vision à long terme: Le fournisseur investit-il dans l’innovation?

  • Évolutivité: Le système peut-il grandir avec votre organisation?

  • Expérience: Le fournisseur a-t-il des clients semblables à votre structure? N’hésitez pas à demander des références.

 

La finale

À l’issue de cette étape, vous obtenez une shortlist de 3 à 5 outils maximum, qui répondent réellement à vos objectifs et besoins définis à l’étape 1. Soyez strict: si un outil ne couvre pas vos priorités principales, il est éliminé. Inutile de tester une solution qui ne repose pas sur les bonnes bases. Les outils restants méritent toute votre attention lors de la phase de test. Cap sur la dernière étape.

 

 

Étape 3: Trouver la bonne solution

Un outil peut sembler idéal sur papier, mais c’est en pratique que vous découvrez s’il fonctionne réellement comme prévu. Testez donc soigneusement votre présélection: les fonctionnalités soutiennent-elles votre façon de travailler? Les flux sont-ils logiques? Tout s’intègre-t-il bien à vos systèmes existants?

 

Attention à l’utilisation et aux fonctionnalités

Testez les tâches et processus qui comptent pour votre organisation. Vous voulez gérer des inscriptions? Vérifiez si vous pouvez recueillir les données comme vous le souhaitez et si le module s’intègre facilement à votre flux de travail. La convivialité est essentielle. L’outil est-il intuitif et accessible sur mobile? Plus il est simple, plus vos chances de réussite augmentent.

 

Impliquez à nouveau vos collègues

Faites tester différents profils d’utilisateurs: administration,communication,gestion... éventuellement même des membres. Cela donne une image plus réaliste et crée de l’adhésion. Vous pouvez les laisser tester eux-mêmes avec accompagnement ou faire une courte démo avec espace pour les retours. Ainsi, vous faites ensemble un choix réfléchi avec plus de chances de succès.

 

 

Comment choisir le gagnant?

Il est temps de décider. Rassemblez tous les retours, comparez les avantages et les inconvénients et confrontez-les à vos objectifs et priorités. Ne choisissez pas aveuglément l’outil avec le plus de fonctions, mais la solution qui fonctionne vraiment pour votre équipe, renforce votre fonctionnement et peut évoluer avec vous. Ainsi, vous faites un choix durable sur lequel vous pouvez compter longtemps.

Bonne chance pour faire le bon choix et surtout, profitez pleinement de votre nouvel outil!

 

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