Le paysage des organisations membres est aujourd'hui plus complexe que jamais. Le marché évolue à une vitesse de croisière, le public est exigeant et la concurrence extrêmement vive. Il est donc essentiel de rester à l'affût des tendances pour garantir le succès et la croissance de votre organisation. Avec une communauté de plus de 3000 organisations, Twizzit est au centre du paysage des membres. Nous sommes en contact quotidien avec les membres du conseil d'administration des organisations membres. De ces contacts, nous retenons deux tendances qui dominent de la tête et des épaules. Et bien sûr, nous partageons ces informations avec vous. Car c'est ce qui nous tient à cœur: aider les organisations membres. Préparez-vous. Les voilà.

 

Automatisation 2.0: de l'automatisation des tâches à l'automatisation des processus

L’automatisation dans les organisations associatives n’est pas nouvelle. Ces dernières années, de nombreux clubs, associations et autres organisations associatives ont sauté dans le bateau vers la destination du territoire numérique. Leur motivation: automatiser les tâches répétitives et fastidieuses pour une plus grande efficacité et des économies de coûts. Les inscriptions papier ont cédé la place aux formulaires d'inscription en ligne, les listes Excel volantes ont atterri dans un CRM en ligne et les paiements en ligne ont remplacé les caisses enregistreuses nostalgiques. Les tâches abrutissantes ont été supprimées de la liste des choses à faire.

Pendant un certain temps, la liste des choses à faire a semblé utopique, mais les maladies infantiles sont désormais claires. Par exemple, pour chaque tâche individuelle ( ex. inscriptions, factures, etc.), les organisations disposent maintenant d'un outil approprié qui parvient à simplifier la tâche, ce qui est synonyme d'automatisation des tâches. Mais ces outils fonctionnent côte à côte et non l'un avec l'autre, ce qui signifie que les employés ou les bénévoles doivent transférer manuellement les données d'un système à l'autre (ce qui veut dire: une tâche supplémentaire sur la liste des choses à faire). Exporter les inscriptions en ligne vers un CRM en ligne, enregistrer manuellement les paiements, ... Bref, des tâches qui prennent du temps et augmentent la probabilité d'erreurs involontaires. La fin de l’automatisation des tâches est-elle en vue?

La solution : l'automatisation des processus. Il s'agit d'automatiser (au lieu de tâches individuelles) des processus ou des flux de travail entiers, du début à la fin, en connectant toutes les tâches, tous les outils et toutes les données. Cela permet à ces sources de travailler en étroite collaboration et d'atteindre un niveau d'efficacité maximal. Prenons l'exemple du flux des inscriptions. Les membres s'inscrivent via un formulaire en ligne, paient immédiatement en ligne et reçoivent leur facture ainsi que leur certificat de mutualité immédiatement après le paiement. Leurs coordonnées sont enregistrées ou mises à jour dans le CRM, le contact est assigné au bon groupe et l'agenda correspondant est communiqué instantanément au membre. L'ensemble du travail est effectué en un rien de temps, sans aucune intervention manuelle de vos employés. Hyper-efficacité, check!

 

"L'ensemble du travail est effectué en un rien de temps, sans aucune intervention manuelle de vos employés.

Hyper-efficacité, check!"

 

Outre l'optimisation des opérations internes, l'automatisation des processus offre à votre organisation de nombreux avantages en termes de satisfaction client. Comme l'ensemble du flux de tâches est connecté, vous offrez à vos membres un self-service en ligne maximal et un service plus rapide et plus convivial. Les possibilités de personnalisation sont également plus nombreuses, car les outils connectés se transmettent des données les uns aux autres. Vous pouvez ainsi mieux servir vos membres et créer de meilleures expériences. Et cela n'est pas un luxe inutile si vous souhaitez répondre aux attentes très élevées du public numérisé et exigeant auquel vous êtes confronté aujourd'hui.

L'engagement: le mot de code pour la rétention

Un défi auquel de nombreuses organisations sont confrontées est la rétention ou la rétention des membres. Cela n'est pas surprenant car il existe une vaste gamme d’options et d’alternatives et grâce à Internet, la comparaison est devenue plus facile que jamais. Comment pouvez-vous vous démarquer en tant qu'organisation? Crier plus fort? Nous ne le recommandons pas. Mais ce que nous conseillons, c'est de réfléchir à la question que les membres se posent lorsqu'ils font leur choix. Cette question est la suivante: "What's in it for me"? Par exemple, les membres rejoignent ou restent dans une organisation lorsqu'ils tirent des avantages personnels, de la valeur ou de la satisfaction de leur adhésion. Bien entendu, la question suivante est de savoir comment créer ces avantages. 

 

"Il existe une vaste gamme d’options et d’alternatives et grâce à Internet, la comparaison est devenue

plus facile que jamais. Comment pouvez-vous vous démarquer en tant qu'organisation?"

 

Le mot de code pour les organisations ayant un score élevé en matière de rétention des membres semble être un mot simple: l'engagement. Et la stratégie à adopter est celle de la "community building". Le community building vise à créer une communauté forte et engagée autour de votre club, association ou organisation. Il répond aux besoins humains fondamentaux de connexion, d’interaction et de communauté. En y investissant, vous ajoutez une valeur supplémentaire à l'adhésion à votre organisation et augmentez ainsi les chances que les membres (continuent à) choisir votre organisation.

Maintenant, vous voulez bien sûr savoir comment commencer à former une communauté soudée. Nous partageons avec vous trois conseils faciles à mettre en œuvre pour terminer.

  1. Saviez-vous que le bénévolat stimule l'engagement? Engagez vos membres, parents ou autres parties prenantes (obligatoires ou non) en tant que bénévoles au sein de votre organisation. En les utilisant comme bénévoles, vous leur offrez la possibilité d'acquérir de nouvelles compétences et de se développer personnellement, de nouer de nouvelles amitiés qui leur permettent de se sentir plus connectés et s'impliquer dans la communauté leur donne un sentiment d'utilité, de responsabilité et d'accomplissement. Ces avantages ajoutent une valeur supplémentaire à l'adhésion qui fera que vos bénévoles se sentiront plus engagés dans votre organisation.        

  2. En plus des membres de votre conseil d’administration, impliquez également vos membres dans vos opérations. Demandez leur avis ou leurs retours et organisez des réunions pour améliorer ensemble le fonctionnement de votre organisation. N'oubliez pas de reconnaître leur contribution. Leur fierté ou leur appréciation par la suite est ce qui les convainc de rester dans votre organisation.

  3. Rassemblez vos membres, non seulement physiquement mais aussi en ligne. Une plateforme de gestion des membres en ligne est indispensable à cet égard. Une telle plateforme d’adhésion aide les organisations à atteindre et à impliquer leurs membres de manière plus efficace et à mieux les comprendre. Grâce à une telle plateforme, vous pouvez également donner à vos membres accès à du contenu exclusif, des événements et des mises à jour. De plus, de nombreuses plateformes disposent d’un outil de chat grâce auquel les membres peuvent facilement discuter entre eux et échanger des idées. Bref, de nombreux avantages pour renforcer le sentiment de communauté au sein de votre organisation.

    CONSEIL: Saviez-vous qu'une application est le meilleur moyen d'atteindre vos membres rapidement et efficacement ? Les applications sont extrêmement populaires et cette tendance semble se renforcer chaque année. Certainement quelque chose à garder à l’esprit!