Het landschap van ledenorganisaties is vandaag complexer dan ooit tevoren. De markt evolueert aan kruissnelheid, het publiek is veeleisend en de concurrentie is vlijmscherp. On top of things (lees: trends) blijven is dan ook cruciaal om het succes en de groei van je organisatie te kunnen blijven garanderen. Bij Twizzit zitten we, met een community van meer dan 2350 organisaties, midden in het ledenlandschap. Dagelijks hebben we contact met bestuursleden van ledenorganisaties. Uit die contacten merken we twee trends die er met kop en schouders uitsteken. En natuurlijk delen we die inzichten maar al te graag met jou. Want da’s waar ons hart ligt: organisaties vooruithelpen. Zet jezelf schrap, want hier zijn ze.

 

Automatisatie 2.0: van taak- naar procesautomatisatie

Automatisatie in ledenorganisaties is geen nieuwe ster aan de horizon. Tal van clubs, verenigingen en andere ledenorganisaties sprongen de voorbije jaren op de boot richting bestemming digitaalland. Hun drijfveer: geestdodende repetitieve taken automatiseren voor een hogere efficiëntie en kostenbesparing. Papieren inschrijvingen maakten plaats voor online inschrijvingsformulieren, de losvliegende Excellijsten landden in een online CRM en online betalingen vervingen de nostalgische kassa’s. De geestdodende taken werden bij deze van de to-do-lijst geschrapt.

Even leek de to-do-lijst utopisch maar intussen zijn de kinderziekten duidelijk. Zo hebben organisaties per individuele taak (bv. inschrijvingen, facturen, …) nu wel een gepaste tool die de taak weet te vereenvoudigen, wat staat voor taakautomatisatie. Maar die tools werken naast elkaar en niet met elkaar waardoor medewerkers of vrijwilligers gegevens handmatig van het ene systeem naar het andere moeten overbrengen (lees: een extra taak bij op de to-do-lijst). Online inschrijvingen exporteren naar een online CRM, betalingen manueel afpunten, ... Kortom: taken die opnieuw tijd kosten en bovendien ook de kans op onbedoelde fouten verhogen. Komt taakautomatisatie dan toch onder vuur te liggen?

De oplossing: procesautomatisatie. Daarbij ga je (i.p.v. enkel individuele taken te automatiseren) volledige processen of workflows automatiseren van begin tot eind door alle taken, tools en data met elkaar te verbinden. Zo kunnen deze bronnen nauw met elkaar samenwerken om een climax in efficiëntie te bereiken. Neem nu de inschrijvingsflow om dit te illustreren. Leden schrijven in via een online formulier, betalen meteen online en ontvangen direct na betaling hun factuur alsook hun mutualiteitsattest. Hun gegevens worden opgeslagen of geüpdatet in de CRM, het contact wordt ingedeeld in de juiste groep en de daarbij horende agenda wordt instant gecommuniceerd met het lid. De hele klus is geklaard in een mum van tijd zonder enige manuele tussenkomst van je medewerkers. Hyperefficiëntie, check!

 

"De hele klus is geklaard in een mum van tijd zonder enige manuele tussenkomst

van je medewerkers. Hyperefficiëntie, check!"

 

Procesautomatisatie levert je organisatie naast het optimaliseren van de interne werking ook heel wat voordelen op vlak van customer satisfaction of klanttevredenheid. Doordat de hele takenflow verbonden is, bied je je leden een maximale online zelfbediening en een snellere gebruiksvriendelijkere service. Daarnaast zijn er ook meer personalisatie mogelijkheden omdat de verbonden tools data aan elkaar doorspelen. Op deze manier kun je je leden beter bedienen en betere ervaringen creëren. En da’s geen overbodige luxe als je wil tippen aan de torenhoge verwachtingen van het gedigitaliseerd en veeleisend publiek waarmee je vandaag geconfronteerd wordt.

 

Betrokkenheid als codewoord voor retentie

Een uitdaging waar veel organisaties mee kampen is retentie of ledenbehoud. Niet vreemd, want er is een gigantisch aanbod aan mogelijkheden en alternatieven en dankzij het internet is vergelijken makkelijker dan ooit geworden. Hoe spring je er als organisatie überhaupt nog uit? Luider roepen? Dat raden we niet aan. Maar wat we wel adviseren is na te denken over de vraag die leden zichzelf stellen wanneer ze hun keuze maken. ‘What’s in it for me?’ is die vraag. Zo sluiten leden zich aan of blijven ze bij een organisatie wanneer ze persoonlijke voordelen, waarde of voldoening uit hun lidmaatschap halen. Hoe speel je daarop in is nu natuurlijk de volgende vraag.

 

"Er is een gigantisch aanbod aan mogelijkheden en alternatieven en dankzij het internet is

vergelijken makkelijker dan ooit geworden. Hoe spring je er als organisatie überhaupt nog uit?"

 

Het codewoord van organisaties met een hoge score voor ledenbehoud blijkt één simpel woord: betrokkenheid. En de strategie hierbij is community building. Community building is gericht op het creëren van een sterke en betrokken gemeenschap rondom jouw club, vereniging of organisatie. Het speelt in op de menselijke basisbehoeften naar verbondenheid, interactie en gemeenschap. Door erop in te zetten voeg je extra waarde toe aan een lidmaatschap bij jouw organisatie en vergroot je dus de kans dat leden voor jouw organisatie (blijven) kiezen.

Natuurlijk wil je nu weten hoe je aan de slag kan gaan met community building. We schotelen je de volgende drie (easy-to-implement) tips voor om te eindigen.

  1. Wist je dat vrijwilligerswerking een booster is voor betrokkenheid? Zet leden, ouders of andere betrokkenen (al dan niet verplicht) in als vrijwilligers binnen je werking. Door hen in te zetten als vrijwilligers bied je hen de kans om nieuwe vaardigheden te leren en zich persoonlijk te ontwikkelen, nieuwe vriendschappen te sluiten waardoor ze zich meer verbonden gaan voelen en het ‘goed doen voor de gemeenschap’ geeft hen een gevoel van doel, verantwoordelijkheid en voldoening. Deze voordelen voegen extra waarde toe aan het lidmaatschap waardoor je vrijwilligers zich dieper betrokken zullen voelen bij je organisatie.                  

  2. Betrek, naast je bestuursleden, ook je leden in je werking. Vraag hun mening of feedback en organiseer vergadermomenten om samen de werking van je organisatie te verbeteren. Ga ook effectief aan de slag met hun feedback en erken hun bijdrage. Hun trotsheid of appreciatie nadien is wat hen over de streep trekt om bij jouw organisatie te blijven.                                                              

  3. Breng je leden samen, niet enkel fysiek maar ook online. Een platform voor online ledenbeheer is daarbij een must. Zo’n ledenplatform helpt organisaties om hun leden op een efficiëntere manier te bereiken, betrekken en begrijpen. Via zo’n platform kun je je leden ook toegang geven tot exclusieve content, evenementen en updates. Daarnaast beschikken heel wat platformen over een chattool via dewelke leden elkaar eenvoudig met elkaar kunnen chatten en ideeën uitwisselen. Kortom, heel wat voordeel om het communitygevoel binnen je organisatie te versterken.

    TIP: Wist je dat een app dé beste manier is om je leden snel en efficiënt te bereiken? Apps zijn razend populair en die trend lijkt zich elk jaar te versterken. Zeker iets om in mind te houden dus!

 


Op zoek naar een betaalbare oplossing voor procesautomatisatie? Een tool om je vrijwilligerswerking op wieltjes te laten lopen, feedback vlotter te verzamelen en je ledenbeheer te digitaliseren? Twizzit is een betaalbare software die een heel brede lading dekt: van administratie en communicatie tot financiën. Bovendien kun je er een pakket kiezen op maat van jouw organisatie en uitbreiden in tools naarmate je noden vergroten. Zo zit je lang goed! Neem vrijblijvend contact met ons op om samen te brainstormen over een oplossing op maat van jouw organisatie.