Hoewel vrijwilligerswerk doorgaans onbetaald is, kun je er als organisatie wel voor kiezen om je vrijwilligers te vergoeden voor de kosten die ze maken. Op die vergoedingen gelden maximumbedragen, die jaarlijks herbekeken worden. De maxima voor 2025, lees je hier.
LET OP Een kostenvergoeding is een vergoeding voor de door de vrijwilliger gemaakte kosten. Het is geen vergoeding voor een prestatie. Deze worden vaak met elkaar verward.
Forfaitaire kostenvergoeding
Op de forfaitaire kostenvergoedingen geldt een maximum op zowel dag- als jaarbasis. In 2025 bedragen de opgelegde maxima 42,31 euro per dag en 1.692,51 euro per jaar. Ter vergelijking, in 2024 bedroegen deze 41,48 euro per dag en 1.659,29 euro per jaar.
De maxima gelden voor alle kostenvergoedingen die een vrijwilliger in totaal ontvangt. Ze grenzen dus niet binnen de muren van één organisatie. Verder dienen de kosten direct verband te houden met de uitvoering van het vrijwilligerswerk, zijn er geen bijbehorende bewijsstukken vereist en kan dit type vergoeding gecombineerd worden met een kilometervergoeding voor verplaatsingen.
Verhoogde forfaitaire kostenvergoeding
Voor bepaalde categorieën van vrijwilligers maakt de regelgeving een uitzondering op vlak van het jaarmaximum. Meer bepaald voor sportcoaches, sporttrainers, sportlesgevers, jeugdsportcoördinatoren, sportscheidsrechters, juryleden, stewards, terreinverzorgers-materiaalmeesters en seingevers bij sportwedstrijden. Ook nachtoppassen (te weten het inslapen) en dagoppassen bij hulpbehoevende personen (volgens de voorwaarden en kwaliteitscriteria die iedere gemeenschap bepaalt) alsook niet-dringend liggend ziekenvervoer hebben recht op een verhoogde kostenvergoeding.
Voor deze functies geldt een jaarmaximum van 3108,44 euro in 2025. In 2024 bedroeg deze limiet 3.047,43 euro. Het maximum per dag kent geen uitzondering en bedraagt dus eveneens 42,31 euro.
Ben je in 2025 vrijwilliger in sectoren met en zonder verhoogd plafond, houd dan beide plafonds in de gaten. Overschrijding van het gewone plafond is alleen toegestaan door activiteiten in sectoren met het verhoogde plafond.
Kilometervergoeding
Ook de kilometervergoeding onderging een indexering. Van 1 januari t.e.m. 31 maart 2025 bedraagt de vergoeding voor eigen wagen, motor of bromfiets 0,4290 euro per km. Voor fietsverplaatsingen is dat 0,36 euro per km. Voor beide vergoedingen geldt een totaalmaximum van 2.000 km.
De kilometervergoeding wordt op kwartaalbasis geïndexeerd, in functie van de schommelingen in brandstofprijzen. Vanaf april 2025 worden deze tarieven dus opnieuw aangepast.
Twizzit’s registratietool to the rescue
Bovenstaande maxima eenvoudig opvolgen voor jouw organisatie? Via Twizzit’s registratietool verzamel je makkelijk alle vergoedingen (prestaties, onkosten, kilometervergoedingen, …) op één plek, stel maxima in / bij in functie van (index)wijzigingen en ontvang je waarschuwingen bij overschrijding van de maxima. Zo volg je de maxima voor vrijwilligersvergoedingen met je ogen toe op!
Meer weten? Dit webinar helpt Twizzit klanten van start gaan met de registratiemodule en dit artikel bevat meer info over vergoedingslimieten instellen in Twizzit. Geen Twizzit klant? Vraag dan hier vrijblijvend meer info.
