Contacten toevoegen

 

Om de communicatie binnen je organisatie te vereenvoudigen, raden we aan om naast leden ook alle sympathisanten, ouders, trainers en ex-leden als contact toe te voegen in Twizzit. Vervolgens gebruik je lidmaatschappen om een duidelijk onderscheid te maken tussen leden en niet-leden. Meer info over lidmaatschappen, vind je hier.

Een contact toevoegen

Voeg leden en sympathisanten toe als contacten in Twizzit en geef ze zo de mogelijkheid om in te loggen in Twizzit. Contacten toevoegen, doe je als volgt:

  1. Open de module 'CRM' en klik op het tabblad 'contacten' bovenaan.
  2. Klik rechts onderaan op de groene '+' knop.
  3. Kies voor 'contact'.
  4. Vul de gevraagde gegevens in.
  5. Klik op 'nieuw contact aanmaken'.
  6. Het contactprofiel is nu aangemaakt.

 

Bespaar heel wat tijd met de functie 'maak een contact aan op basis van een bestaand contact' om gegevens te kopiëren van een bestaand contact, zoals bijvoorbeeld een broer of zus van het nieuwe contact. Om deze functionaliteit te raadplegen, klik je op de groene '+' knop onderaan om een contact toe te voegen. Bovenaan onder 'Maak een contact aan op basis van een bestaand contact' gebruik je de zoekbalk om het contact waarvan je gegevens wenst te kopiëren op te zoeken.

 

Contacten toevoegen vanuit een inschrijving? Dat kan en het bespaart je bovendien heel wat werk. Ontdek er hier alles over.

 

Toegang tot het toevoegen van informatie wordt verleend door de organisatie. Gebruikers zonder toegang zullen geen knop 'toevoegen' zien, of niet uit alle opties kunnen kiezen. De admin van de organisatie kan dit aanpassen in de module 'beheer toegangen'

 

 Meerdere contacten toevoegen

Beschik je over een ledenlijst en wil je deze volledig in één keer in Twizzit inladen? Dat kan! Volg hiervoor de volgende stappen.

Stap 1: Lijst voorbereiden

Om je ledenlijst te kunnen opladen via de Twizzit import tool, dient je bestand van het type CSV te zijn. Is dat al het geval? Dan kan je deze stap overslaan. Nog niet het geval? Dan heb je twee opties: je Excel-bestand opslaan als CSV-bestand OF onze template downloaden. Beide opties leggen we hieronder uit.

 

Excel-bestand opslaan als CSV-bestand

Om je Excel-bestand op te slaan als CSV-bestand ga je als volgt te werk:

  1. Open je Excel-bestand.

  2. Klik op 'opslaan als'.

  3. Bij 'opslaan als' kies je 'CSV (gescheiden door lijstscheidingtekens)(*.csv)'.

  4. Klik op 'opslaan'.

Let op! De automatische herkenning van gegevens is beperkt als je via deze manier te werk gaat. Voor volautomatische herkenning raden we aan de gepersonaliseerde template te downloaden.

 

Template downloaden

Om met de Twizzit CSV-template aan de slag te gaan, ga je als volgt te werk:

  1. Op de template te downloaden, ga je als volgt te werk. Open de CRM-module. In het tab 'contacten' klik je onderaan op de '+' knop en kies je voor 'meerdere contacten toevoegen'. Klik vervolgens op 'download personalized template'.

  2. Kopieer velden uit je Excel-bestand naar de respectievelijke kolommen in de template.

  3. Sla het bestand op.

Werk je met een NL-versie van Windows? Dan kan het zijn dat de kolommen gespreid zijn door komma's. Hoe je deze weergave kan aanpassen, tonen we je in dit filmpje.

 

Tip! Voeg eerst de gewenste extra velden (die je in import bestand gebruikt), met betrekking op het contactprofiel, toe in de instellingen, onder het tab 'extra velden'.

 

Stap 2: Ledenlijst opladen via import tool

Is je ledenlijst CVS-klaar? Dan kun je van start gaan met het importeren. Ga hiervoor als volgt te werk:

  1. Open de module 'CRM' en klik bovenaan op het tabblad 'contacten'.
  2. Klik op '+'.
  3. Klik op 'meerdere contacten toevoegen'.
  4. Klik op 'browse'.
  5. Onder het tab 'kolomlabels koppelen aan clubinformatie' worden de al-dan-niet-overeenstemmende kolommen weergegeven.
    • De overeenstemmende kolommen kleuren paars. Dat willen zeggen dat de kolommen herkend worden door het systeem. Deze velden worden ingevuld.
    • De niet-overeenstemmende kolommen kleuren grijs en vereisen actie. Voor deze kolommen dien je, bovenaan deze kolommen, telkens het juiste veld te selecteren via de dropdown-knoppen.
  6. Klik bovenaan op 'lijst valideren'.
  7. Indien de melding 'fouten gevonden' verschijnt, corrigeer je eerst de fouten in het oorspronkelijke bestand. Laad vervolgens het geüpdatet bestand opnieuw op. Klik hiervoor op 'geüpdatet bestand uploaden' en klik vervolgens op de 'browse' knop om het gecorrigeerde bestand op te laden.

  8. Selecteer de acties die je wenst uit te voeren op de nieuwe / bestaande contacten.

  9. Bevestig de acties.

  10. Klik op 'importeren starten'
Twizzit herkent reeds bestaande contacten op basis van naam, voornaam en geboortedatum en geeft de mogelijkheid de reeds bestaande leden aan te passen. Hierdoor kan je deze functie ook gebruiken om heel het ledenbestand up-to-date te brengen.

 

Werken met families? Vink dan bij stap 8 (hierboven) de optie 'contact toevoegen aan bestaande / nieuwe familie' aan.

 

Controleer de gegevens in het overzicht. Indien er vreemde tekens (vb. ¥, ¼, Ã) opduiken, raden we aan niet verder te gaan met uploaden en het Twizzit supportteam te contacteren voor hulp.

 

Geef elk actief lid een lidmaatschap om aan te geven wie er lid is en wie niet. Gebruik geen lidmaatschap om ex-leden aan te duiden. 

 

 

 

Was this helpful?
Over de module CRM
Waarom de module CRM gebruiken?
Gegevens opzoeken
Profiel raadplegen
Uitgebreid zoeken
Nuttige zoekopdrachten
Zoekopdracht opslaan
Zoekresultaten en statistieken
Contacten en leden beheren
Contacten toevoegen
Contactprofiel onderdelen
Contacten uitnodigen om Twizzit te gebruiken
Extra veld waarden bewerken
Duplicate contacten samenvoegen
Chatbericht versturen naar contacten
Gepersonaliseerde documenten aanmaken
Lidkaarten downloaden
Contacten exporteren
Contacten verwijderen
Lidmaatschappen beheren
Waarom lidmaatschappen gebruiken
Lidmaatschap toevoegen aan contact
Leden aansluiten bij de federatie
Lidmaatschappen in bulk toevoegen
Lidmaatschappen in bulk kopiëren / vernieuwen
Lidmaatschappen in bulk beëindigen
Lidmaatschappen in bulk verwijderen
Families beheren
Werken met families
Families toevoegen
Familieprofiel onderdelen
Families linken aan contacten
Bericht verzenden naar families
Families exporteren
Families verwijderen
Bedrijven beheren
Werken met bedrijven
Bedrijven toevoegen
Profiel van een bedrijf
Bedrijfslogo toevoegen
Werken met contracten
Contacten linken aan een bedrijf
(Sponsor) logo's weergeven in de app / website
Bericht / mail verzenden naar bedrijven
Bedrijven exporteren
Bedrijven verwijderen
Resources beheren
Werken met resources
Resources toevoegen
Profiel van een resource
Resources alloceren aan groepen of contacten
Werken met QR-codes voor resources