De facturatiemodule laat je toe eenvoudig facturen en debit- en creditnota's te verzenden. Je kan het versturen van documenten nog vereenvoudigen door standaard berichten in te stellen. Op deze manier is het voor de ontvangers van facturen, credit en debit nota's steeds duidelijk wat er van hen verwacht wordt. Volg hiervoor onderstaande stappen:
Open de module "facturatie"
Open het gewenste register
Klik op de tab "instellingen"
Klik vervolgens op de subtab "meldingen"
Pas de gewenste berichten aan
Klik onderaan de pagina op "Opslaan"
De berichten, gekoppeld zijn aan je document, kan je als volgt opstellen :
Versturen van facturen: Dit bericht wordt verzonden naar de ontvanger bij het verzenden van een factuur.
Versturen van debit nota's: Dit bericht wordt verzonden naar de ontvanger bij het verzenden van een debet nota.
Versturen van credit nota's: Dit bericht wordt verzonden naar de ontvanger bij het verzenden van een credit nota.
Herinneringen: Dit bericht wordt verzonden naar de ontvanger van zodra de vervaldag van het document overschreden is en de betaling nog niet werd ontvangen. Bepaal hier ook het tijdsinterval waarin deze herinnering uitgezonden dient te worden. De eerste wordt automatisch op de vervaldag verzonden. Selecteer bovendien labels die geen herinneringen ontvangen, bijvoorbeeld: mensen die in schijven wensen te betalen.
Betalingsbevestiging: Dit bericht wordt verzonden naar de ontvanger bij het ontvangen van de betaling.
Bovendien kan je ervoor kiezen bepaalde personen een melding te sturen wanneer een nieuwe betaling ontvangen werd. Vink hiervoor de optie "verstuur een melding naar volgende personen indien een betaling is ontvangen" aan. Geef vervolgens de naam van het gewenste contact in, in de witte balk. Selecteer hier bijvoorbeeld de penningmeester van jouw club.
Gebruik tags om deze meldingen te personaliseren. Om een overzicht van de beschikbare tags te krijgen, klik je op "gebruik tags".
Is Twizzit voor jouw organisatie beschikbaar in meerdere talen? Zorg er dan voor dat voor elke taal de meldingen aangevuld worden!
Facturen, credit nota’s en debet nota’s kunnen opgemaakt worden voor contacten, families of bedrijven. Afhankelijk hiervan kunnen bovenstaande meldingen verzonden worden naar verschillende personen.
Zo kunnen documenten voor familie verzonden worden naar het e-mailadres van de familie, maar ook naar de contacten die aan deze familie verbonden zijn. Specifieer bovendien welke familieleden de factuur ontvangen (bv. moeder en vader). Ook voor bedrijven kan je opgeven wie de documenten ontvangt (bv. zaakvoerder). Dit kan je als volgt instellen: