Twizzit geeft je de mogelijkheid de template van de facturen naar wens aan te passen. Maak verschillende templates en kies vervolgens welk template gebruikt zal worden voor welk type document of factuur. Pas de kleur van de header en achtergrondkleur aan. Voeg je logo toe of upload een watermerk voor de achtergrond van je document. Ga hiervoor als volgt te werk:
Open de module "facturatie".
Open het gewenste register.
Klik op de tab "instellingen".
Klik vervolgens op de subtab "templates".
Klik op de "+" rechts onderaan om een nieuwe template aan te maken.
Geef je template een naam.
Klik op de knop "bewerken".
Voer de gewenste aanpassingen uit.
Vink de optie "begeleidende brief toevoegen" aan. Zo kan je een brief aan je document toevoegen. Deze kan meer informatie bevatten over je document. Voeg een extra pagina toe aan deze brief, door onder de eerste pagina op "extra pagina toevoegen" te klikken.
Gebruik steeds de knop "voorbeeld", om te kijken hoe de aangemaakte template er voor de ontvanger zal uitzien.
Template instellen als standaard
Wil je een reeds aangemaakte template als standaard instellen voor een bepaald type document (factuur, credit nota of debit nota) binnen het register? Gebruik dan onderstaande stappen:
Open de module "facturatie".
Open het gewenste register.
Klik op de tab "instellingen".
Klik vervolgens op de subtab "templates".
Klik onder de gewenste template op het vakje "default factuur", "default credit nota" of "default debit nota".
Het vakje wordt groen wanneer het als standaard ingesteld is.
Tags gebruiken
Gebruik tags in de template om automatisch extra informatie van de ontvanger op het document te laten verschijnen. Volgende tags zijn beschikbaar:
Algemene tags
{RECIPIENT_NAME}: Naam van de ontvanger
{RECIPIENT_ADDRESS}: Adres van de ontvanger
{RECIPIENT_ID}: Twizzit ID van de ontvanger
{DOCUMENT_NUMBER}: Nummer van het document
{DOCUMENT_TYPE}: Type van het document: factuur, credit nota of debet nota
{DOCUMENT_TOTAL_AMOUNT}: Totaal bedrag van het document
{DOCUMENT_DUE_AMOUNT}: Openstaand bedrag van het document
{DOCUMENT_PAID_AMOUNT}: Betaald bedrag van het document
{CUSTOMER_INVOICE_NAME}: Facturatienaam van je organisatie (zoals ingesteld in de club instellingen)
{CUSTOMER_INVOICE_ADDRESS}: Facturatieadres van je organisatie (zoals ingesteld in de club instellingen)
{CUSTOMER_VAT_NUMBER}: btw-nummer van je organisatie (zoals ingesteld in de clubinstellingen)
{CUSTOMER_WEBSITE}: Website van de organisatie (zoals ingesteld in de club instellingen)
{RECIPIENT_NICKNAME}: T.a.v. (contactpersoon / afdeling binnen het bedrijf)
{RECIPIENT_VAT}: BTW nummer van het bedrijf
{RECIPIENT_TYPE}: Bedrijfstype
We raden af om templates te verwijderen, gezien de documenten die aangemaakt werden niet meer correct weergegeven zullen worden. In plaats daarvan raden we aan ze te archiveren.