Twizzit offre la possibilité de gérer à la fois les membres et les contacts non affiliés, tels que les supporters, les sympathisants, les parents bénévoles, les anciens membres, etc. Utilisez les adhésions pour faire une distinction claire entre les membres et les non-membres. Pour plus d'info sur les adhésions, consultez cette page.
Ajoutez un contact à Twizzit et donnez aux membres et aux supporters la possibilité de se connecter à Twizzit. Vous pouvez ajouter des contacts en suivant ces étapes:
Gagnez beaucoup de temps avec la fonction 'créer un contact à partir d'un contact existant' pour copier les données d'un contact existant, comme un frère du nouveau contact. Pour accéder à cette fonctionnalité, cliquez sur le bouton vert '+' en bas de la page pour ajouter un contact. En haut de la page, sous 'créer un contact à partir d'un contact existant', utilisez la barre de recherche pour trouver le contact dont vous souhaitez copier les données.
Ajoutez également les contacts d'une inscription. Cela vous fera économiser beaucoup de travail. Lisez tout à ce sujet ici.
L'accès à l'ajout d'informations est accordé par l'organisation. Les utilisateurs sans accès ne verront pas de bouton 'ajouter'. L'administrateur de l'organisation peut ajuster cela dans le module 'gestion des accès'.
Vous avez une liste de membres et vous voulez la charger dans Twizzit en une seule fois? C'est possible! Il suffit de suivre les étapes suivantes.
Afin de télécharger votre liste de membres via l'outil d'importation Twizzit, votre fichier doit être de type CSV. Est-ce déjà le cas? Alors vous pouvez sauter cette étape. Ce n'est pas encore le cas? Alors vous avez deux options: enregistrer votre fichier Excel en tant que fichier CSV ou télécharger notre modèle. Nous expliquons les deux options ci-dessous.
Enregistrer le fichier Excel en tant que fichier CSV
Pour enregistrer votre fichier Excel en tant que fichier CSV, procédez comme suit:
Attention! La reconnaissance automatique des données est limitée si vous procédez de cette manière. Pour une reconnaissance entièrement automatique, nous vous recommandons de télécharger le modèle personnalisé.
Télécharger modèle
Pour télécharger / utiliser le modèle de Twizzit, procédez comme suit:
Dans certaines versions de Windows, les colonnes sont espacées par des virgules. Nous vous montrons comment régler cet affichage dans cette vidéo.
Conseil: ajoutez d'abord les champs supplémentaires souhaités (que vous utilisez dans le fichier d'importation) liés au profil du contact dans le module des paramètres, sous l'onglet 'champs supplémentaires'.
Le CSV de votre liste de membres est-il prêt? Ensuite, vous pouvez commencer à importer. Pour ce faire, procédez comme suit:
Twizzit reconnaît les contacts existants sur la base du nom, du prénom et de la date de naissance et donne la possibilité d'ajuster les membres existants. Cela signifie que vous pouvez également utiliser cette fonction pour mettre à jour l'intégralité du fichier.
Les contacts ne peuvent être ajoutés qu'aux équipes via l'importation en bloc, pas aux groupes de travail.
Travailler avec des familles? Alors, à l'étape 8 (ci-dessus), cochez l'option 'ajouter un contact à une famille existante / nouvelle'.
Vérifiez les données dans la vue d'ensemble. Si des caractères étranges (par exemple ¥, ¼, Ã) apparaissent, on vous recommande de ne pas poursuivre le téléchargement et de contacter l'équipe de support Twizzit pour obtenir de l'aide.
Donnez à chaque membre actif une adhésion pour indiquer qui est membre et qui ne l'est pas. N'utilisez pas l'adhésion pour nommer d'anciens membres.