Automatisch contact aanmaken / linken aan bestaand contact
Wil je op basis van de ingevulde gegevens automatisch een nieuw contact aanmaken of wil je de inschrijving linken aan een bestaand contact? Volg dan onderstaande stappen:
Open de module 'inschrijvingsformulieren'.
Klik onder het gewenste formulier op 'formulier instellingen'.
Selecteer de subtab 'verwerk inschrijvingen'.
Vink onder 'conversie 1' de optie 'maak/link aan contact" aan en selecteer de gewenste opties:
'Creëer een nieuw contact'
'Stuur een activatie-e-mail wanneer er een nieuw contact is aangemaakt': Deze e-mail bevat een link waarmee de gebruiker zich kan inloggen binnen Twizzit.
Koppel automatisch een lidmaatschap aan contacten die het formulier invullen
Wil je ervoor zorgen dat contacten die het formulier invullen automatisch een lidmaatschap toegewezen krijgen? Volg dan onderstaande stappen:
Open de module 'inschrijvingsformulieren'.
Klik onder het gewenste formulier op 'formulierinstellingen'.
Selecteer de subtab 'verwerk inschrijvingen'.
Vink onder 'conversie 1' de optie 'maak/link aan contact' aan en selecteer de gewenste opties:
'Creëer een nieuw contact'
'Link een inschrijving aan bestaand contact'
Vink de optie 'Maak een nieuw lidmaatschap voor de contactpersoon' aan.
Maak een keuze uit volgende opties:
'Gebruik het lidmaatschapstype dat is gedefinieerd in de inschrijving': Het formulier moet een veld bevatten van het type lidmaatschapstype.
'Gebruik een vooraf gedefinieerd lidmaatschapstype': Selecteer een lidmaatschap type. Alle contacten krijgen dan hetzelfde lidmaatschap toegewezen.
Selecteer een einddatum of seizoen voor het lidmaatschap.
Vink indien gewenst volgende opties aan:
'Maak dit lidmaatschap alleen aan als de gebruiker nog geen actief lid is'
'Maak dit lidmaatschap alleen aan als de gebruiker geen actief lidmaatschap van hetzelfde type heeft'
Klik op 'opslaan'.
Voeg contacten automatisch toe aan een groep
Wil je graag dat contacten die het formulier invullen, automatisch in de juiste groep in Twizzit worden ingedeeld? Volg dan onderstaande stappen:
Open de module 'inschrijvingsformulieren'.
Klik onder het gewenste formulier op 'formulierinstellingen'.
Selecteer de subtab 'verwerk inschrijvingen'.
Vink onder 'conversie 1' de optie 'maak/link aan contact' aan en selecteer de gewenste opties:
'Creëer een nieuw contact'
'Link een inschrijving aan bestaand contact'
Vink de optie 'voeg contact toe aan groep' aan.
Maak vervolgens een keuze uit volgende opties:
'Gebruik de groep die is gedefinieerd in de inschrijving': Het formulier moet een veld van het type groep bevatten.
'Toevoegen aan vooraf gedefinieerde groep': Selecteer een groep. Alle contacten zullen bijgevolg aan dezelfde groep worden toegevoegd.
Selecteer vervolgens ook de groepsfunctie door een keuze te maken uit volgende opties:
'Gebruik de functie die is gedefinieerd in de inschrijving': Het formulier moet een veld van het type contactfuncties bevatten.
'Koppel met vooraf gedefinieerde groepsfunctie': Selecteer een functie. Alle contacten zullen bijgevolg aan de groep worden toegevoegd met dezelfde functie.
Vink vervolgens indien gewenst de optie 'Koppel dit contact alleen als het nog niet is gekoppeld aan de groep met dezelfde functie' aan
Klik op 'opslaan'.
Maak automatisch een gepersonaliseerd document aan
Wil je een mutualiteitsdocument verzenden naar alle ingeschreven personen? Gebruik dan de automatisch gegenereerde gepersonaliseerde documenten. Hiervoor ga je als volgt te werk:
Open de module 'inschrijvingsformulieren'.
Klik onder het gewenste formulier op 'formulierinstellingen'.
Selecteer de subtab 'verwerk inschrijvingen'.
Vink onder 'conversie 1' de optie 'maak/link aan contact' aan en selecteer de gewenste opties:
'Creëer een nieuw contact'
'Link een inschrijving aan bestaand contact'
Vink de optie 'maak een persoonlijk document voor het contact' aan.
Selecteer de gewenste template.
Vink indien gewenst de optie 'verzend het document naar de aangemaakte / gekoppelde contactpersoon' aan en bewerk het e-mail bericht door op de groene link te klikken.
Klik op 'opslaan'.
Creëer / link automatisch aan familie
Wil je ook de families in jouw club automatisch creëren aan de hand van de inschrijvingen? Dat kan? Lees hieronder hoe.
Open de module 'inschrijvingsformulieren'.
Klik onder het gewenste formulier op 'formulierinstellingen'.
Selecteer de subtab 'verwerk inschrijvingen'.
Vink onder 'conversie 1' de optie 'maak/link naar familie' aan en selecteer de gewenste opties:
'Creëer een nieuwe familie'
'Link inschrijving aan een bestaande familie'. De inschrijving wordt dan enkel gekoppeld als er precies één overeenkomst gevonden wordt op basis van naam en adres.
'Koppel contact aan familie als contact niet aan een familie is gekoppeld'
'Gebruik de familiefunctie die in de inschrijving is gedefinieerd': Het formulier moet een veld bevatten van het type familiefunctie.
'Koppeling met vooraf gedefinieerde gezinsfunctie': Alle contacten worden toegevoegd met dezelfde functie.
Klik op 'opslaan'.
Creëer / link automatisch aan bedrijf
Vraag de bedrijfsgegevens op in je formulier, link personen automatisch aan bedrijven of creëer nieuwe bedrijven in Twizzit. Volg hiervoor onderstaande stappen:
Open de module 'inschrijvingsformulieren'.
Klik onder het gewenste formulier op 'formulierinstellingen'.
Selecteer de subtab "verwerk inschrijvingen'.
Vink onder 'conversie 1' de optie 'maak/link aan bedrijf' aan.
Selecteer de gewenste optie(s):
'Maak een nieuw bedrijf als er geen overeenkomst wordt gevonden op basis van de bedrijfsnaam'
'Koppel de inschrijving aan een bestaand bedrijf als er precies één overeenkomend bedrijf wordt gevonden op basis van de bedrijfsnaam'
'Koppel contact aan bedrijf met de volgende functie'
'Bedrijfscontactfunctie gedefinieerd in inschrijving': Het formulier moet een veld bevatten van het type bedrijfsfunctie.
'Voorgedefinieerde bedrijfscontactfunctie': Alle contacten worden toegevoegd met dezelfde functie.
Klik op 'opslaan'.
Maak automatisch facturen aan
Factureer automatisch op basis van een inschrijving door onderstaande stappen te volgen:
Open de module 'inschrijvingsformulieren'.
Klik onder het gewenste formulier op 'formulierinstellingen'.
Selecteer de subtab 'verwerk inschrijvingen'.
Vink onder 'conversie 1' de optie 'factuur aanmaken'.
Maak vervolgens een keuze uit volgende opties voor wie je de factuur wenst aan te maken:
'De contactpersoon die aan de inschrijving is gekoppeld'
'De familie die gekoppeld is aan de inschrijving'
'Het bedrijf dat is gekoppeld aan de inschrijving'
'De familie die aan de inschrijving is gekoppeld of voor de gekoppelde contactpersoon als er geen familie beschikbaar is'
'Het bedrijf dat aan de inschrijving gekoppeld is of voor het gekoppelde contact als er geen bedrijf beschikbaar is'
Selecteer het gewenste register.
Selecteer de gewenste template.
Vink de optie 'Stuur de factuur via e-mail naar de ontvanger' aan indien gewenst.
Klik op 'opslaan'.
Het automatisch aanmaken en versturen van een factuur is enkel mogelijk wanneer er automatisch een contact / bedrijf / familie gelinkt werd aan de inschrijving.
Bevat jouw formulier gegevens van meerdere personen? Selecteer dan een tweede conversie bij de opmaak van het formulier en selecteer ook de verwerking van deze gegevens onder 'verwerk inschrijvingen'.