Les documents personnalisés sont principalement utilisés pour la génération automatique de certificats pour la mutuelle, à la fois pour l'inscription au sein de votre organisation et des camps.
Des documents personnalisés peuvent également être créés via le module CRM. Toutefois, pour les documents de mutuelle pour les camps sportifs et les cotisations, nous recommandons de partir du module formulaires, car ces documents nécessitent souvent des informations de paiement. Ces informations de paiement ne sont disponibles que dans le module formulaires et non dans le module CRM.
Pour créer un document personnalisé, il est primordial que l'inscription soit liée à un contact.
Créer manuellement des documents personnalisés
Pour créer un document personnalisé basé sur une inscription, procédez comme suit:
- Ouvrez le module "formulaires d'inscription".
- Cliquez sur le nombre d'inscriptions sous le formulaire souhaité.
- Choisissez l'enregistrement pour lequel vous souhaitez créer le document.
- Cliquez sur l'icône avec les trois points en haut à droite.
- Choisissez l'option "créer un document personnalisé".
- Créez un nouveau modèle ou choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser.
- Créez-vous un certificat pour la mutuelle? Ensuite, choisissez le modèle 'Mutualité: frais d'adhésion / camp sportif'. Pour ce faire, cliquez sur 'créer un nouveau modèle' puis cliquez sur le modèle souhaité.
- Cliquez sur "suivant".
- Choisissez si vous souhaitez envoyer une notification et/ou lier les documents générés à un champ supplémentaire.
- Cliquez sur le bouton vert "générer des documents".
- Vous pouvez maintenant trouver ce document sous "fichiers liés" dans l'inscription.
Créer manuellement des documents personnalisés en masse
Pour créer plusieurs documents personnalisés en masse (sur la base d'une inscription), procédez comme suit:
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Ouvrez le module "formulaires d'inscription".
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Cliquez sur le nombre d'inscriptions sous le formulaire souhaité.
- Dans l'aperçu, cochez les inscriptions pour lesquelles vous souhaitez créer un document.
- Cliquez sur le bouton 'actions' en haut de la page puis cliquez sur l'action 'créer des documents personnalisés'.
Cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez créer un nouveau modèle ou réutiliser un modèle créé précédemment.
- Cliquez sur "suivant".
- Choisissez si vous souhaitez envoyer une notification et/ou lier les documents générés à un champ supplémentaire.
- Cliquez sur le bouton vert "générer des documents".
- Vous retrouverez désormais les documents générés sous 'fichiers liés' au sein des inscriptions.
Créer automatiquement des documents personnalisés
Vous souhaitez envoyer un document de mutuelle à toutes les personnes inscrites? Utilisez alors les documents personnalisés générés automatiquement. Pour ce faire, procédez comme suit:
- Ouvrez le module "formulaires d'inscription"
- Cliquez sur "paramètres du formulaire" sous le formulaire souhaité
- Sélectionnez le sous-onglet "traiter inscriptions"
- Cochez sous "conversion 1" l'option "créer / lier au contact" et sélectionnez les options souhaitées:
- "Créer un nouveau contact"
- "Lier l'entrée à un contact existant"
- Cochez l'option "créer un document personnel pour le contact"
- Sélectionnez le modèle souhaité
- Si vous le souhaitez, cochez l'option "envoyer le document à la personne de contact créée / liée" et modifiez le message en cliquant sur le lien vert.
- Cliquez sur "enregistrer".
Créer un nouveau modèle
Pour créer un nouveau modèle pour les documents personnalisés, procédez comme suit:
Un document de mutuelle valide contient entre autres les informations suivantes:
- Nom de la personne
- Nom du club de sport / de l'organisation
- Montant payé
- Date de paiement
- Date d'activité
- Nombre de jours (uniquement pour camp sportif)
- Cachet / signature du club / de l'organisation
Deux modèles sont disponibles dans Twizzit: 'mutualité frais d'adhésion' ou 'mutualité: camp sportif'. Vous pouvez les utiliser / modifier. Cliquez sur 'créer un nouveau modèle' puis cliquez sur le modèle souhaité.
Vous souhaitez ajouter une signature ou un logo à votre modèle? Faites-le en l'ajoutant comme image à votre modèle.