Wil je het volgende seizoen voorbereiden terwijl het huidige seizoen nog loopt? Weet je niet goed wat je moet doen met oude seizoenen in Twizzit? Of vraag je je af wat de eindgebruiker te zien krijgt? De Twizzit seizoensgids to the rescue! Alles wat je moet weten over seizoenen in Twizzit ontdek je hier.
We gebruiken seizoenen binnen Twizzit om de volgende redenen:
Het zorgt voor een gestructureerd overzicht tussen verleden, het huidige en toekomstige seizoenen.
Het geeft je organisatie de mogelijkheid om een historiek bij te houden.
Het geeft je organisatie de mogelijkheid om het volgende seizoen al voor te bereiden, terwijl het vorige nog bezig is.
Seizoenen beheer je in Twizzit via de module instellingen < seizoenen.
Er zijn drie statussen voor seizoenen in Twizzit: huidig, actief en inactief. Hieronder leggen we elke status uit.
Huidig
Het huidige seizoen is het seizoen dat zich momenteel afspeelt.
Deze wordt in de module ‘instellingen’ < ‘seizoenen’ in het vet groen aangeduid.
Er kan slechts één huidig seizoen zijn per organisatie. Dit seizoen heeft per definitie de status actief.
Indien er meerdere seizoenen actief zijn in Twizzit, wordt het huidige seizoen in de beheerzone altijd als standaard seizoen getoond.
Dit seizoen en de daarbij horende groepen, planning, … zijn zichtbaar voor de eindgebruiker via ‘Mijn Twizzit’.
Actief
De status actief gebruik je om een seizoen in Twizzit te kunnen beheren, bijvoorbeeld om het nieuwe seizoen voor te bereiden of om gegevens uit een vorig seizoen te raadplegen.
Actieve seizoenen zijn niet zichtbaar voor de eindgebruiker, met uitzondering van het huidige seizoen.
Inactief
De status inactief gebruik je om een historiek van je seizoenen bij te houden in Twizzit.
Inactieve seizoenen zijn verborgen, zowel voor de eindgebruiker alsook voor de beheerder. De gegevens blijven wel bewaard in Twizzit.
We raden af seizoenen te verwijderen, want dan ben je de bijhorende historiek definitief kwijt. Gebruik eerder de status inactief.
Toch iets raadplegen / beheren van een inactief seizoen? Heractiveer dan even het seizoen in kwestie.
Nieuw seizoen in aantocht? In Twizzit kun je het volgend seizoen al voorbereiden, ook terwijl het vorige nog loopt. Volg hiervoor de volgende stappen:
Voeg via de module ‘instellingen’ < ‘seizoenen’ een nieuw seizoen toe. In de opties vink je de status ‘actief’ aan. Door je seizoen actief te plaatsen, kun je het beheren in andere modules binnen Twizzit.
Vervolgens kun je de groepen voor je nieuw seizoen aanmaken via de module ‘beheer groepen’. Selecteer hiervoor bovenaan op deze pagina in het dropdownmenu je nieuw seizoen.
Wanneer de groepen aangemaakt zijn, kun je ze linken aan activiteiten in de agenda alsook ernaar verwijzen in je inschrijvingsformulier of facturatiemodel (afhankelijk van hoe je werkt).
Zolang je seizoen niet ingesteld staat als huidig seizoen, zijn de groepen niet zichtbaar voor de eindgebruiker.
Voor meer tips om je nieuw seizoen voor te bereiden, raadpleeg onze checklist hier.
Om naar de groepen van je nieuw seizoen te kunnen verwijzen in je inschrijvingen of facturatie, moeten ze een actieve status hebben. Inactieve groepen hebben een lichtgrijs lettertype en de vermelding ‘inactief’ naast de naam van de groep. Meer info over groepen (des)activeren, raadpleeg je hier.
Klaar voor lancering? Yes! Tijd om het nieuw seizoen (groepen, planning, ...) zichtbaar te maken voor je leden. Hiervoor dien je zelf manueel het huidige seizoen aan te passen. Dit gaat dus niet automatisch. Om het huidige seizoen te updaten, ga je als volgt te werk.
Ga naar de module ‘instellingen’ < ‘seizoenen’.
Klik het seizoen open dat je zichtbaar wil maken.
Vink ‘huidig seizoen’ aan.
Klik op ‘opslaan’.
Door het nieuwe seizoen in te stellen als huidig seizoen, zijn gegevens van het vorige seizoen niet langer zichtbaar voor de eindgebruikers.