Een lid verlaat je organisatie. “Hop, verwijderen uit Twizzit”, denken heel wat organisaties. Maar dat is niet altijd the way to go. Zo loop je zelfs enkele mooie kansen mis. We zetten even op een rijtje wat je moet weten over oud-leden in Twizzit.
Leden die hun lidmaatschap opzeggen, willen niet per definitie niets meer ontvangen van je organisatie. Sommige oud-leden vinden het juist fijn om op de hoogte te blijven van de jaarlijkse spaghettiavond, nieuwtjes of het algemene aanbod. Wie weet triggert dat het ex-lid zelfs om terug actief lid te worden. Had je die verwijderd, dan had je je kans mooi verkeken … Bovendien was je zo ook de historiek van het lid in kwestie kwijt, wat jammer is bijvoorbeeld op vlak van evaluaties. Ga dus niet meteen op de delete-toets klikken bij een stopzetting. Maar ga er nu ook niet vanuit dat iedereen op de hoogte wil blijven en je data eindeloos mag bijhouden. De way to go? Duidelijke communicatie en goede afspraken. En dat brengt ons naadloos bij het volgende puntje.
Als ledenorganisatie beschik je over heel wat data van je leden. Daarom is het belangrijk om duidelijk te communiceren met je leden over de gegevensverwerking binnen je organisatie. Welke gegevens worden verwerkt en waarom, waar worden ze verzameld, hoe lang houd je deze bij, hoe worden ze beveiligd, … Dit alles bundel je in een privacyverklaring, die je communiceert met je leden. Vervolgens is het een kwestie van de afgesproken regels na te leven en de luisteren naar de eigenaars van de gegevens. Heb je beloofd dat je na 3 jaar alle gegevens verwijdert? Hou je daar dan ook aan. Wil een lid je nieuwsbrief niet langer ontvangen?Verwijder hem of haar dan gewoon uit de lijst. Kortom: goede afspraken maken goede vrienden!
Door oud-leden te verwijderen, bespaar je niet op je Twizzit-factuur. Want je betaalt in Twizzit per contractjaar enkel voor contacten met een actief lidmaatschap in de afgelopen 12 maanden voorafgaand aan de contractdatum. Bovendien kun je ex-leden blijven bereiken via onze tools. Daar is Twizzit op voorzien. Je Twizzit-factuur optimaliseren doe je dus eenvoudigweg door je ledenadministratie tijdig bij te werken. Het lidmaatschap beëindigen volstaat.