Om een of meerdere taken in bulk toe te voegen, ga je als volgt te werk:
Open de module 'beheer agenda' en klik vervolgens op het tab 'beheer taken'.
Klik rechts onderaan op de groene + knop om een taak toe te voegen.
Vink één of meerdere activiteit(en) aan waaraan je nieuwe taken wil toevoegen. Gebruik de filter bovenaan om de gewenste activiteit(en) gemakkelijk terug te vinden.
Klik vervolgens op de groene knop bovenaan 'taken toevoegen'.
Vul de gevraagde info in.
Onder het tab 'status' kies je:
concept: als je de taken nog niet zichtbaar wil maken voor eindgebruikers.
goed te keuren: als je de eindgebruiker de keuze wil laten om een taak al dan niet te accepteren.
goedgekeurd: als de taak definitief is en niet dient goed gekeurd te worden door de eindgebruiker.
Bij 'toewijzen aan' kun je:
de taak vacant laten en nog geen personen aan de taak toekennen.
een concreet persoon toekennen.
Klik onderaan op 'opslaan'.
Om een taak te bewerken (contact toekennen aan een taak, status wijzigen, vervangingen toe te staan) ga je als volgt te werk:
Open de module 'beheer agenda' en klik vervolgens op het tab 'beheer taken'.
Klik de taak aan die je wenst te bewerken. Gebruik de filter bovenaan om de gewenste activiteit(en) gemakkelijk terug te vinden.
In het venster 'taak bewerken' dat opent kun je volgende zaken beheren:
Onder het tab 'contact' kun je een concreet persoon ingeven of gebruik maken van de knop 'zoek beste overeenkomst'. Via deze tool berekent Twizzit welk contact het meest geschikt is om de taak te vervullen, rekening houdend met de ingegeven voorwaarden onder het tab 'voorwaarden en voorkeuren' in de taken module. Indien je nog geen concreet persoon wil toekennen kun je het veld 'vacante taak' aanvinken.
Onder het tab 'status' bepaal je de status van de taak in kwestie. Indien je de taak nog niet zichtbaar wil maken voor de eindgebruiker kies je de status 'concept'. Geef verder aan of je 'vervanging wil toestaan' of momenteel 'zoekt naar vervanging' voor de taak in kwestie door de velden aan te vinken.
Onderaan het venster kun je verder nog de 'taak geschiedenis' raadplegen en 'meldingen verzenden' aanvinken (om de eindgebruiker op de hoogte te brengen van de taak / te informeren over wijzigingen omtrent de taak).