Werk in Twizzit met verschillende types activiteiten om een snelle filtering en duidelijk onderscheid te garanderen. Bovendien beschikt elk type activiteit over een eigen interface met specifieke eigenschappen.
Voeg verschillende types activiteit toe, door onderstaande stappen te volgen:
Open de module "instellingen"
Klik op "activiteiten sub types"
Klik op de "+" rechts onderaan
Maak je keuze uit verschillende opties:
Voeg een eventtype toe
Voeg een trainingstype toe
Voeg een wedstrijdtype toe
Voeg een shift type toe
Geef de gevraagde gegevens op
Klik op "opslaan".
Activiteiten toevoegen
Om een evenement toe te voegen aan de agenda van jouw organisatie, volg onderstaande stappen:
Open de module "beheer agenda"
Klik op de "+" rechts onderaan of klik in de agenda op een tijdstip
Kies voor evenement, shift, training, wedstrijd of reservatie.
Selecteer het type evenement, shift, training, wedstrijd in het dropdown menu.
Geef je evenement een titel.
Vul de start- en einddatum in, of vink aan dat de activiteit de hele dag inneemt
Link de activiteit indien gewenst aan contacten, groepen of resources
Pas de instellingen van de activiteit aan door op "meer opties" te klikken. Lees hieronder welke instellingen hier aangepast kunnen worden
Klik op "activiteit opslaan".
Link contacten en groepen aan de activiteit om ze zichtbaar te maken in de persoonlijke agenda van deze contacten en groepsleden.
Kopieer activiteiten om zo de agenda sneller op te vullen. Lees hier meer over het kopiëren van activiteiten.
Activiteiten inplannen is enkel beschikbaar voor personen met de rechten om trainingen, events, wedstrijden of shiften aan te maken.
Instellingen van een nieuwe activiteit
Stel naast de basisgegevens van de activiteit ook andere instellingen in.
"Stuur automatische herinneringen naar gelinkte contacten": Stel automatische meldingen in, die verzonden worden voor het evenement plaats vindt. Kies vervolgens hoeveel uren/dagen deze voor aanvang deze dienen te worden verzonnen.
"Privacy": Bepaal wie de activiteit mag bekijken.
"Publiek": De activiteit is zichtbaar voor iedereen. (En kan eventueel op de website worden gepubliceerd.)
"Beschermd": De activiteit is enkel zichtbaar voor gelinkte personen en beheerders van de activiteiten van de organisatie.
"Privé": De activiteit is enkel zichtbaar voor de persoon die het aanmaakte en de gelinkte personen.
"Toon aan iedereen": Vink deze optie aan indien de activiteit weergegeven dient te worden in de persoonlijke agenda’s van alle gebruikers. Gebruik deze optie dus enkel indien de activiteit voor iedereen relevant is.
"Actief": Vink deze opties aan om de activiteit zichtbaar te maken voor anderen (de contacten en groepsleden die gelinkt werden aan de activiteit). Inactieve evenementen zijn enkel zichtbaar voor de persoon die ze aanmaakte en personen met toegang alle activiteiten te bekijken.
"Formulieren en aanwezigheden": Geef hier aan of en hoe je de aanwezigheden wenst op te vragen aan de hand van de volgenden opties:
"Aanwezigheden opvragen": Indien je voor deze optie kiest, dienen gelinkte personen hun aanwezigheid aangeven door in de module "activiteiten" het zijn of haar aanwezigheid door te geven of door de module Aanwezigheden te openen. Stel hierbij vervolgens ook volgende instellingen in:
Standaard aanwezigheidstype: De status die geselecteerd wordt voor de gebruiker een aanpassing doet. Meestal wordt hier de status "nog niet bepaald" gekozen.
Aanwezigheid aanpassen tot (#uren): Tot wanneer de leden hun aanwezigheden mogen aanpassen. Dit wordt uitgedrukt in uren voor de aanvang van de activiteit in kwestie.
Max aanwezigen: Het maximaal aantal aanwezigen dat aan de activiteit mag deelnemen. Wanneer dit bereikt is zullen leden niet langer de status "aanwezig" kunnen selecteren.
"Formulier linken": Koppel een inschrijvingsformulier aan de activiteit, zodat gebruikers gemakkelijk de weg vinden naar het formulier. Geef dan in de verschenen tekstbalk de naam op van het formulier dat je wenst te linken. Gebruikers dienen vervolgens het formulier in te vullen om hun aanwezigheid aan te geven.
"Niets": Kies voor deze optie indien je geen aanwezigheden of inschrijvingen aan de activiteit wenst te linken.
"Uitgelichte afbeelding": Voeg hier een relevante afbeelding of flyer toe voor de activiteit. Activiteiten met een uitgelichte afbeelding genieten meer aandacht.
"Bijlage": Link bestanden aan de activiteit. Deze worden weergegeven onder de details van de activiteit.
"Opmerkingen": Geef hier extra informatie voor de gebruikers. Deze tekst wordt zichtbaar wanneer zij de activiteit openen.
"Notificaties verzenden": Vink deze optie aan indien je de gelinkte personen meteen op de hoogte wenst te brengen van de activiteit. Klik op "…contacten"om een selectie te maken binnen de gelinkte personen.