Depuis plus de 30 ans, l’asbl Split organise des camps de volley pour enfants. Avec 500 à 600 participants et 100 bénévoles chaque été, c’est l’un des plus grands camps de volley de Belgique. Derrière ce joyeux chaos se cache un vrai défi: tout garder sous contrôle, assurer une communication fluide et placer le plaisir au centre.
Inscriptions stressantes et casse-têtes impossibles
Pour Wannes Rosiers, co-organisateur des camps, les moments d’inscription étaient autrefois source de beaucoup de stress. Les inscriptions passaient par un système obsolète. Collecter les bonnes informations, attribuer les membres au bon groupe et suivre les paiements: c’était long et sujet aux erreurs. Coordonner une centaine de bénévoles et d’entraîneurs ressemblait souvent à un puzzle impossible.
Simplicité, flexibilité et transparence: les piliers de Split
Avec les formulaires d’inscription de Twizzit, tout devient beaucoup plus fluide: collecte des données, paiements et facturation (avec ou sans acomptes) se font automatiquement. Tout est centralisé sur une seule plateforme: simple et sans erreur.
"Le lancement des inscriptions est désormais une journée sans stress pour nous. C’est totalement nouveau."
De plus, la plateforme offre la flexibilité que nous recherchions, explique Wannes. D’une part au sein du comité: qui peut voir quelles informations. D’autre part pour les utilisateurs finaux: qui peut s’inscrire à quoi, selon l’âge ou le niveau par exemple. Pour une organisation avec autant d’enfants et de bénévoles, c’est un vrai soulagement.
"Comment nous pouvons facilement partager tout avec tout le monde, ce dont chacun a besoin, cela rend notre vie beaucoup plus simple."
Pour la plupart, Twizzit est devenu une seconde nature. Qu’il s’agisse des membres, des parents, des entraîneurs ou du comité: chacun trouve les bonnes informations en un seul endroit. Cette transparence et cette simplicité facilitent grandement la vie des organisateurs.
Les bénévoles et une bonne base de membres sont indispensables
Split fonctionne entièrement grâce aux bénévoles et chaque année, il faut trouver une nouvelle équipe. Wannes explique que beaucoup d’animateurs ont eux-mêmes été participants et que les réseaux sociaux et le bouche-à-oreille les aident à toucher les bonnes personnes. Mais surtout, une bonne base de membres est évidemment indispensable.
"Sans nos 100 bénévoles, nous ne serions rien. Il faut pouvoir continuer à construire dessus."
Plus de camps, sans chaos
En plus des activités estivales, nous pensons aussi à des moments de contact supplémentaires au cours de l’année, explique Wannes, comme des camps d’automne ou de Noël. Tout cela pour garder la communauté volley vivante et maximiser le fun Split. Sans perdre la vue d’ensemble ni se retrouver submergé par l’administration. Et pour ça, Twizzit est évidemment indispensable!
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