Al meer dan 30 jaar organiseert VZW Split volleybalkampen voor kinderen. Met 500 tot 600 deelnemers en 100 vrijwilligers per zomer is het één van de grootste volleybalkampen van België. Achter die vrolijke chaos schuilt een flinke uitdaging: alles overzichtelijk houden, communicatie vlot laten verlopen en plezier centraal stellen.
Stressvolle inschrijvingen en onmogelijke puzzels
Voor Wannes Rosiers, mede-organisator van de kampen, betekenden de inschrijvingsmomenten vroeger een flinke portie stress. Inschrijvingen gingen via een verouderd systeem. De juiste gegevens verzamelen, leden koppelen aan de correcte groep en betalingen opvolgen: het was tijdsintensief en foutgevoelig. Ook het coördineren van een hondertal vrijwilligers en trainers voelde vaak als een onmogelijke puzzel.
Eenvoud, flexibiliteit en transparantie: de pijlers van Split
Met de inschrijvingsformulieren van Twizzit verloopt alles veel vlotter: gegevens verzamelen, betalingen en facturatie (al dan niet gespreid met voorschotten) gaan automatisch. Alles overzichtelijk in één platform: eenvoudig en foutloos.
“De start van de inschrijvingen is voor ons nu een stressloze dag geworden. Dat is iets helemaal nieuws.”
Daarnaast biedt het platform de flexibiliteit die we zochten, vertelt Wannes. Enerzijds binnen het bestuur: wie mag welke gegevens zien. Anderzijds naar de eindgebruikers toe: wie mag waarvoor inschrijven afhankelijk van de leeftijd of het niveau bijvoorbeeld. Voor een organisatie met zoveel kinderen en vrijwilligers is dat een enorme verlichting.
“Hoe we eenvoudig alles met iedereen kunnen delen, wat iedereen nodig heeft, dat maakt ons leven veel makkelijker.”
Voor de meesten voelt Twizzit als tweede natuur om hun weg te vinden. Of het nu gaat om leden, ouders, trainers of bestuur: iedereen vindt de juiste info op één centrale plek. Deze transparantie en eenvoud maken het leven van de organisatoren een stuk makkelijker.
Vrijwilligers en een goed ledenbestand zijn onmisbaar
Split draait volledig op vrijwilligers en elk jaar zoeken we een nieuwe lichting. Wannes legt uit dat veel begeleiders vroeger zelf deelnemer waren en dat sociale media en mond-tot-mond reclame hen helpen om de juiste mensen te bereiken. Maar vooral een goed ledenbestand is hier uiteraard onmisbaar.
“Zonder onze 100 vrijwilligers zijn wij niks. Daar moet je op verder kunnen blijven bouwen.”
Meer kampen, zonder choas
Naast de zomeractiviteiten kijken we ook naar extra contactmomenten doorheen het jaar vertelt Wannes, zoals herfst- of kerstkampen. Alles om onze volley community levendig te houden en de Split-fun te maximaliseren. Zonder dat het overzicht of de administratie in de knoop raakt. Maar daarvoor hebben we Twizzit natuurlijk!
Wil jij ook een stressvrije werking van je club, vereniging of kamp? Vraag hier vrijblijvend een gratis demo aan en ontdek hoe Twizzit jouw organisatie kan helpen.
