De naam ‘Wielertoerclub '78 Coevorden’ verklapt meteen een stuk geschiedenis. De club werd opgericht in 1978 door enkele wielervrienden en groeide intussen uit tot een club die vandaag bijna 140 leden telt. Met zoveel leden was het veel werk om overzicht te houden en moest ik alles opschrijven om niet te vergeten, vertelt secretaris Richard. Ik wist dat we moesten professionaliseren. Het was tijd voor een andere aanpak.
Van voetbal naar wielrennen
Vroeger voetbalde ik drie keer in de week, begint Richard. Tot een vriend (de huidige voorzitter van Wielertoerclub '78 Coevorden) me warm had gemaakt om eens met hem mee te gaan mountainbiken in het bos. Ik was meteen verkocht, vooral omdat het zo flexibel was. Ik kon het fietsen zelf inplannen in lijn met mijn gezinsverplichtingen en bovendien was er geen hoge druk om elke week verplicht aanwezig te zijn. Daarnaast bood de club heel wat leuke activiteiten aan tijdens de zomer. Al snel stopte ik met voetballen en werd ik lid van WTC'78 Coevorden. Vier jaar geleden ben ik dan ook in het bestuur gerold als secretaris. Sinds dien zet ik me dagelijks met veel plezier in voor deze wielerclub.
Gezelligheid met een sportieve insteek
Wielertoerclub '78 Coevorden brengt mensen samen met een passie voor wielrennen. Vanuit een lange historie hebben we een vereniging opgebouwd met als doel om de recreatieve en sportieve wielersport te promoten in de omgeving van Coevorden, vertelt Richard. Daarbij is plezier en veiligheid cruciaal. Deze club in één zin samengevat? Gezelligheid met een sportieve insteek.
We geven onze sponsoren de zichtbaarheid die ze verdienen
Het startpunt én eindpunt van onze ritten bevindt zich op de markt in Coevorden. Daar vind je ook het stamcafé van onze wielerclub. Dit café is inmiddels ook één van onze sponsoren geworden. Daar zijn we heel dankbaar voor, want dankzij hen en al onze andere sponsors zijn wij in staat om ons allen als eenheid te kunnen tonen. Door te starten en te eindigen op de markt in Coevorden geven we onze sponsoren de zichtbaarheid die ze verdienen.
Alles opschrijven om niet te vergeten
Als secretaris had ik naarmate we groeiden, steeds meer verschillende programma’s nodig om alles te kunnen beheren. Een ledenadministratie software, een cloud opslag, een platform voor nieuwsbrieven, een adresboek in mijn outlook, een website, … Het koste me veel tijd en vooral veel dubbel werk om alles op te volgen. Er was geen overzicht. Ik moest alles opschrijven om niet te vergeten. Ik wist dat we moesten professionaliseren. Het was tijd voor een andere aanpak.
Professionalisering van onze wielerclub
Via het internet ging ik op zoek naar een software. We kozen voor Twizzit omdat deze ledenbeheer software het beste paste bij onze wensen, zowel financieel als qua mogelijkheden. Vandaag plukken we de vruchten van deze beslissing, meent Richard. Zo hebben we nu veel meer mogelijkheden om onze leden te bereiken. Het plannen en opvolgen van evenementen gaat veel eenvoudiger dankzij automatisatie. Leden kunnen zelf hun gegevens aanpassen, waardoor onze CRM nu altijd up-to-date is. Aanwezigheden opvolgen gaat veel vlotter. Onze nieuwsbrieven zijn veel professioneler en makkelijker te maken. Enzovoort! Eigenlijk is alles er makkelijker op geworden voor mij als secretaris. Zo kan ik me nu meer inzetten voor andere zaken dan administratieve lasten. En vooral: het is een grote stap naar professionalisering van onze wielerclub.
Nog veel ritjes op de fiets
De toekomst brengt ons nog heel veel ritjes op de fiets en heel wat leuke activiteiten, eindigt Richard. Zoals de jaarlijkse heuvelentocht (toertocht), de bikkeltocht (200+ kilometer rit voor het goede doel) en de sleutelavond voor leden bij een lokale fietswinkel. Daarnaast zetten we verder in op automatisering en kijken we hoe we stap voor stap steeds meer zaken kunnen onderbrengen in Twizzit om zo optimaal gebruik te maken van de software. Zo winnen we tijd waardoor we meer bezig kunnen zijn met essentiëlere dingen, zoals het besturen van onze club.
